企业邮箱管理办法

企业邮箱管理办法
为了企业内部更好的沟通与信息传递，特设立工作专用的企业邮箱，并制定本办法。

一、企业邮箱的分类：
（一）企业邮箱的组织结构由总经办审定，任何组织结构上的变更需总经办确认方可执行。

（二）公司设立两种企业邮箱：部门工作公共邮箱，个人工作邮箱。

管理公司各部门均设有一个部门工作公共邮箱，用于发送本部门级通知，收取部门工作邮件（详细内容略）。

（三）除标准的部门工作公共邮箱外，因工作项目需要，由中心经理以上申请，公司副总批准，可申请专用邮箱，原则上一项业务只开通一个专用邮箱。

（四）个人工作邮箱为员工个人使用，个人需保管好邮箱密码，不允许互相借用，不允许用邮箱发布与工作无关邮件。

（五）管理公司所有员工均分配一个个人工作邮箱，由分配的使用人承担管理责任。

使用人应及时处理工作邮件，清理邮箱，原则上不允许保留超过2周以上的邮件。

公司邮箱管理部门会根据服务器空间的使用情况不定期清理过期邮件。

二、使用范围及配置标准
(一)管理公司所有员工、店面总经理、及店面各职能模块负责人均应
申请并开通企业邮箱，作为工作使用。

(二)店面企业邮箱的标准配置为：店面总经理、销售部经理、保障部
经理、财务专员、人事行政干事、统计员、库管员开通个人邮箱；前台、技术、营销企划开通公共邮箱，人员异动时交接密码便可。

(三)邮箱容量标准配置：店面部门经理以上人员邮箱容量为2G、员工
和部门公共邮箱容量为500M。

管理公司部门公共邮箱/职能总监/区域总监及以上人员邮箱容量为5G、职能中心经理/区职人员/城市经理邮箱容量为2G、员工邮箱容量为1G。

(四)管理公司各职能部门可以申请一个部门公共邮箱。

如特殊工作原
因申请增加，经公司副总经理批准，职能部门可以申请2个公共邮箱且最多不超过2个；因工作性质需要开通专用邮箱的职能部门原则一项业务只开通一个邮箱。

(五)部门公共邮箱及专用邮箱须指定专人管理。

如遇更换，应至少提
前1日备案。

三、命名规则
(一)邮箱地址一律使用中文名的汉语全拼，(如：李明，邮箱地址为
liming@)；地址全拼相同的员工，邮箱地址由中文汉语拼音+下划线+02位数字序号组成，例：中文名：李明，申请时系统中已经有1个liming@ 地址了，他是第2个，则序号为02，则他的邮箱为liming_02@，如果有第3个叫
李明的，则序号为03，以此类推。

(二)邮箱名称一律使用员工中文名字，（如：李明，邮箱名称为李明）；
如遇同名员工，邮箱名称由中文姓名+所属单位组成，例：中文名：
李明，邮箱系统中已有李明，他是第2个，则李明_北京一店，系统
中第一个叫李明的人也会做相应改变。

(三)职能部门公共邮箱名称采用标准部门全称首字母的方式组成（如：
技术采购部 jscgb@）。

(四)店面部门设立公用邮箱地址命名标准为店面标准代码（参照店面
标准代码表）+岗位，如：武汉一店技术“WH01_JS@”。

(五)专用邮箱名称采用专用邮箱的全称或首字母的方式组成，如：人
力行政部下设名称为“招聘”的招聘专用邮箱
zhaopin@，如研发部下设名称为“系统测试”的系统
测试专用邮箱xtcs@.
四、异动管理
(一)需要用企业邮箱工作的新员工，入职3日内应开通企业邮箱。

(二)员工调动时，正式发送调令1日内应进行邮箱的异动。

(三)员工离职时，正式离职当日应关闭企业邮箱。

(四)邮箱各种申请、审批、执行应在48小时内完成，申请人作为第一
责任人负责追踪所有流程责任人，如遇48小时未完成的情况，请提
示公司办公室主任。

(五)各区域人力行政经理及管理公司网络管理员每月须对各自所管辖
人员邮箱信息进行核查2次，每月15日和25日，核查完后需通过企
业邮箱将核查结果发出且监督邮箱管理员进行变更，核查范围：人员
用户名、所在职位、所在架构位置等。

五、审批流程
(一)邮箱审批流程及相关责任人具体见下表：
六、企业邮箱使用注意事项
(一)所有工作邮件必须通过企业邮箱发送，不允许使用其他邮箱，邮
箱服务器禁止外发邮件，但可以接收外部邮件。

(二)企业邮箱的使用应为员工本人。

(三)企业邮箱内邮件要及时进行清理，以免垃圾邮件过多影响系统性
能。

七、附件《企业邮箱异动申请表单》
(一)开通、关闭申请表
申请内容
(二)调动申请表
申请内容。