文档管理系统白皮书2.1

文档管理系统

白皮书

目录

1.概述 (4)

2.系统总体介绍 (4)

3.系统体系架构 (6)

4.系统功能架构 (7)

5.基本功能介绍 (7)

5.1.数据管理 (7)

5.2.应用查询 (8)

5.2.1.共享管理 (8)

5.2.2.查询浏览 (8)

5.2.3.文件分发 (9)

5.3.系统维护 (9)

5.3.1.系统管理设定 (9)

5.3.2.用户管理 (9)

5.3.3.文档类型管理 (9)

5.3.4.权限管理 (10)

6.辅助功能介绍 (10)

6.1.目录认证 (10)

6.2.数据批量上传 (10)

6.3.后台自动识别 (10)

6.4.Louts Notes邮件归档 (10)

7.技术特点 (11)

7.1.强大的安全管理 (11)

7.2.多语言管理 (11)

7.3.版本控制和生命周期管理功能 (11)

7.4.专用的文件浏览器 (12)

7.5.电邮提醒 (12)

7.6.数据加密 (13)

7.7.同office整合 (13)

7.8.多级授权 (13)

7.9.系统已整合和支持各种外部系统 (13)

7.10.提供二次开发包（SDK） (13)

7.11.与其他系统的接口 (13)

8.软硬件要求 (14)

1.概述

如何提升企业自身的竞争力？加快新产品的研发、提高服务质量、优化业务内部管理、发扬企业文化等等。这些核心竞争力的形成和发展归根结底都与企业对自身以往的实践经验和相关领域知识的积累程度密切相关。经研究发现企业内部80%的知识和信息是以文档的形式存在的，70%的日常运作必须同纸质和电子文档联系在一起 ，并且企业内部各种文档数据每年以200%的速度增长，同时应用文档所产生的人工费占总人工费的40%。文档管理系统可以帮助您快速、安全的完成知识的积累、共享和利用，同时节约人工费用。

2.系统总体介绍

紫光文档管理系统是一套解决企业电子文件管理的应用软件。系统遵守电子文件生命周期理论，很好的完成了电子文件从创建、存储、利用、鉴定、销毁和移交的过程。系统主要对各种电子文件资料的安全管理、数据检索浏览、电子文件的利用等方面提出了很好的解决方案。紫光文档管理系统从易用性、安全性、

扩展性等方面着手进行设计开发。系统采用.NET 开发的BS 模式，即通过IE 浏览器就能够实现数据的操作、应用、查询浏览等。用户可以很方便的对电子文件进行管理和利用。

紫光文档管理系统解决了电子文件管理中的很多问题：

Ø 数据管理方面

系统的数据来源可以是OA 、ERP 、CRM 和系统业务系统的归档的数据，可以是邮件、电子传真等先行文件，也可以是往来文件、票据、技术资料和设计文档等纸质文件的扫描件。系统可以管理DOC 、XSL 、JPG 、TIFF 、GIF 、BMP 、PDF1.1等多种类型文件类型。系统提供专用浏览器来浏览查看所管理电子文件；

Ø 数据保管方面

重要的电子文档一般分处在各个岗位和人员的电脑中，很容易造成文件丢失泄密。实物管理也会存在无序化、易损坏、易丢失等问题。紫光文档管理系统采用的是集中存储、分权管理的模式，采用电子文件和实体文件数据对应的管理方法来管理数据。

Ø 数据利用方面

实体查找难，电子文件多，电子文件类型杂，有些电子文件内容不能编辑查找等问题造成电子文件利用率低。紫光文档管理系统提供全文检索、关键字检索、符合检索等多种检索方式实现各种文件的快速查找和检索浏览。Ø安全控制方面

系统采用数据加密、数据遮掩、多级权限控制、日志管理等多种方法保证数据的安全。系统提供专用的数据导入模块实现对历史数据和其他系统归档数据的转入，也提供专用的数据导出模块实现数据导出。

3.系统体系架构

4.系统功能架构

文档管理系统功能架构图

5.基本功能介绍

文档管理系统主要分为数据管理、应用查询和系统维护三个模块。各部分功能还可以拆分组成用户需要的功能系统。

5.1.数据管理

Ø管理各种类型的电子文档。可以管理TIFF、JPG、DOC、XLS、PDF1.1等各种文档类型；

Ø版本控制。系统有严格的版本号控制功能，默认统一使用的是最新版本文件，旧版本文件只有被授予权限的用户才可以浏览使用；

Ø文件夹管理。文档从一个文件夹拖曳到另一个文件夹；

Ø排程的文件上传。可以设置规则定时上传文件到文档管理系统中；

Ø分派目录。根据文件的相关索引条件设置规则，可以将满足某一条件的文件

强制性放到某个文件夹中；

Ø协同作业。文件讨论、邀请与警示的协同作业；

Ø批量导入历史文档。系统支持从硬盘文件夹或邮箱导入文档至数据库。

Ø批量导入文档索引。支持索引一同导入，减少大量索引重新录入工作。5.2.应用查询

5.2.1.共享管理

Ø默认察看文件、图像的最新版本。查看旧版本需要文档拥有人授权；

Ø文件、图像在共享阅读时，可以按用户设定以下限制；

-可不可以打印

-可不可以截屏

-可不可以复制

-可不可以下载

Ø图像浏览时提供放大镜把屏幕部分放大；

Ø图纸察看时只占用短时间的软件授权、或是完全不占授权；

Ø提供简单的图纸检索接口。用户只需要单独输入图纸名称，命中后可以直接按权限浏览；

Ø浏览时提供不同的放大、缩小显示效果；

Ø打印时自动生成水印。水印内容可以从管理员按不同档类型定义；

Ø必须要经过登陆才可以查看文档。

5.2.2.查询浏览

Ø专用浏览器。系统提供专用的文件浏览器，可以浏览TIFF、JPG、DOC、XLS、PDF1.1等多种格式文件；

Ø多语言检索。支持繁体，简体和英文的检索；

Ø字段检索。通配符检索/逻辑条件检索，支持不同类型的文件索引自定义，每一个不同的文件夹可以自定义索引；

Ø全文索引。对电子文件支持全文索引，能支持 WORD, EXCEL, PDF 等通用格