高效会议组织与管理

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做记录 ――发 通知， 落实到 人，会 前通知 ，测试 了设备 ，也提 供了相 关会议 资料， 还在会 议过程 中详细 做好会 议记录 （在得 到允许 的情况 下，做 一个录 音备份 ）。
发纪录 ――会 后整理 好会议 记录（ 录音） 给总经 理，然 后请示 总经理 是否发 给参加 会议的 人员， 或者其 他人员 。
3.会议后的原因
1.欠缺会议记录 2.不能对决议事项进行追踪 3.不能对会议成败得失进行检讨 4.不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组 5.与会者对会议感到不满
现场测试训练：总经理要秘书安排会议
…… 我该如何准备呢？
• 要召开一次会 议，上级让你去 通知相关人员， 你如何完成？
看看九段秘书如何做结果？
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发通 知
―― 用电 子邮 件或 在黑 板上 发个 会议 通知 ，然 后准 备相 关会 议用 品， 并参 加会 议。
抓落 实
―― 发通 知之 后， 再打 一通 电话 与参 会的 人确 认， 确保 每个 人被 及时 通知 到。
重检查－ －发通知 ，落实到 人后，第 二天在会 前３０分 钟提醒与 会者参会 ，确定有 没有变动 ，对临时 有急事不 能参加会 议的人， 立即汇报 给总经理 ，保证总 经理在会 前知悉缺 席情况， 也给总经 理确定缺 席的人是 否必须参 加会议留 下时间。
定责任 ――将会 议上确定 的各项任 务，一对 一地落实 到相关责 任人，然 后经当事 人确认后 ，形成书 面备忘录 ，交给总 经理与当 事人一人 一份，并 定期跟踪 各项任务 的完成情 况，并及 时汇报总 经理。
做流程 ――把 上述过 程做成 标准化 的“会议 ”流程， 让任何 一个秘 书都可 以根据 这个流 程，把 会议服 务的结 果做到 九段， 形成不 依赖于 任何能 人的会 议服务 体系！
2.会议中的原因
1.从事交谊活动 2.外界干扰 3.与会者发言离题 4.主席出难题 5.让没有必要留在会场的人员留在会场 6.犹豫不决 7.资料不充足，却贸然决策 8.少数人垄断会议
2.会议中的原因(续)
9.与会者之间交头接耳 10.与会者不表明真正感受 或意见 11.与会者之间争论 12.与会者与主席争论 13.视听器材发生故障 14.与会者欠缺热心 15.会议超出预定时间 16.主席未能总结会议成果
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勤准备 ――发 通知， 落实到 人，会 前通知 后，去 测试可 能用到 的投影 、电脑 等工具 是否工 作正常 ，并在 会议室 门上贴 上小条 ：此会 议室明 天几点 到几点 有会议 。
细准备―― 发通知，落 实到人，会 前通知，也 测试了设备 ，还先了解 这个会议的 性质是什么 ？总裁的议 题是什么？ 然后给与会 者发去与议 题相关的资 料，供他们 参考（领导 通常都是很 健忘的，否 则就不会经 常对过去一 些决定了的 事，或者记 不清的事争 吵）。
•七段 •5000元
•发通知 •抓落实 •重检查 •勤准备 •细准备 •做记录
•六段 •3000元
•发通知 •抓落实 •重检查 •勤准备 •细准备
九段秘书测试:请问你是几段？你的结果 值多少钱？
•发通知 •抓落实 •重检查 •勤准备 •细准备 •做记录 •发纪录 •定责任 •做流程
•九段 •3万元
•发通知 •抓落实 •重检查 •勤准备 •细准备 •做记录 •发纪录 •定责任
•八段 •10000元
•发通知 •抓落实 •重检查 •勤准备 •细准备 •做记录 •发记录
目录
一、对会议的再认识 二、高效率会议的管理技巧 三、关于会议频率的建议 四、会议的分类 五、公司会议规划举例
一、为什么召开会议
• 集思广益的渠道,很 多高水准创意,都是 相互碰撞出来的
• 显示一个组织或部门 的存在
• 群体沟通的方式
•会议的目的
发布与搜集（ ？） 解决（ ？） 开发（ ？ ） 激励（ ？ ） 监督（ ？ ） 协调（ ？ ）
高效会议组织与管理
2020年8月1日星期六
•世 说 会 议
开会再开会，不开怎么会，本来有点会，开了变不会 有事要开会，没事也开会，好事大家追，出事大家推 上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃 销售我没学，企划又不会，问我啥本领，专长是开会 上午有早会，午后有午会，下班不能走，还要开晚会 每周开周会，每月开月会，随时检讨会，年底是年会 赴会要及时，上心选座位，最好靠边边，以免遭口水 虽然在开会，谁也不理谁，有人忙协调，有人无所谓 主席一上台，自称大掌柜，扯东又拉西，全凭一张嘴 内容没准备，听来活受罪，差了十万入，大家还说对 台上说什么，没人去领会，手机不时响，怎还不散会 牛皮拼命吹，发言不干脆，时间过好久，不知轮到谁 有人穷训话，有人打瞌睡，有人瞎附各，有人掉眼泪 小声像催眠，令人真陶醉，大声不必怕，就当狗在吠 打盹有技巧，脑袋不能垂，不然被逮到，就要倒大霉 会开一下午，实在是够累，没听两三句，水喝好几杯 说来真惭愧，开会千万回，快要退休了，还是不太会 唱了大半天，到底会不会，你若还不懂，就要多开会
•信息 •问题 •创意 •士气
•工作进展 •矛盾
二、权威统计会议现状
• 一个大型企业的主管一年有 60%的时间在开会（约30%参 加上级部门的会议，30%参 加本部门会议）
• 每年召开的会议约240个 • 每年会议成本达3500万元
会议成本
•＋ •＋
三、会议
• 议题：无效会议的原因 • 会议形式：讨论 • 选出会议主持人 • 会议时间：5分钟
1.会议前的原因
1.欠缺目标 2.目标不明确 3.欠缺议程 4.与会人选不当(与会者太多或与会者太少) 5.会议时间不当(周一早上或周五下午) 6.开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会) 7.开会通知内容欠周详
1.会议前的原因(续)
8.会议地点不当 9.会议场地设备欠佳 10.与会者无准备而来 11.未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当 12.会议不能准时开始 13.会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦 14.向来很少开会，致使每次会议Fra Baidu bibliotek案堆积过多