工程类招标项目档案管理措施和方法

工程类招标项目档案管理措施和方法

建设工程档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。约克老师将《工程类招标项目档案管理措施和方法》整理如下：

（一）项目档案管理措施和方法

不断完善相关制度，规范招标投标市场，加大监管、惩罚力度，主要有以下几方面：

①加大建设工程招标投标制推行力度，扩大招标范围，增强各参建人员的法律意识。进一步建立和健全法律结构体系，并采取强有力措施使这些法律法规得到切实的贯彻执行，加大招标投标活动的监督管理，坚持不懈地检查监督，利用网络和通讯建立举报制度，对违法乱纪行为给予狠狠打击。

②逐步与国际通行做法接轨。培植社会机构，减少审批环节，改进评标定标、推行招标范本、加大市场调节，强化监督与服务等，使建筑市场交易行为走向规范化，尽快与国际招标投标接轨。

要立足抓好工程质量，最大限度的提高投资效益，必须在招标投标阶段的具体细节上下足功夫。

①要重视标底的确定。首先要合理划分工程标段，根据工程结构特点、投资额、工种、时间等，保持工法与空间上的延续性和一致性。其次，要理解最低中标价的含义，注意合理低标价中标原则。在建筑市场上，

各施工单位在队伍素质、管理水平、施工工艺、组织方案及工效等方面存在着很大差异，对于同一个工程项目，建造成本不一样，其报价的离散性也很大，所以不能太看重报价，标底目前还是依据预算定额编制的，也不能完全反映市场实际。因此，应淡化标底，在评标过程中，只要报价合理，施工方案合理，资信、资质、管理水平等方面满足要求，不要轻易否决。

②事先做好对潜在投标人的研究。企业在招标工作开始前，应对潜在投标人的投标策略、报价技巧有所掌握，这些对于招标程序、评标定标方案的制定具有很高的价值，也是防范违规投标的一项重要工作。

③制定企业招标示范文本。就像合同范本一样，编制示范文本，在范本中对标段的划分、工程施工的主要难点、工期、质量要求及投资计价方式、工程保险责任界面划分等等情况描述清楚。

以文字和图纸的形式对上述情况加以阐述规定，以便投标人明确其权利、责任和义务范围，制订合理的竞标策略，做出适当的承诺，也有利于招标单位招标文件的完整性。在具体的内容上进行专项说明，包括碰到什么样的问题要用什么样的程序解决，都在合同里面可以找得到，所有要做事情已有预见和计划，工程开始有序推进。这样不容易引起合同纠纷。④投标报价的方式就实行量价分离。既减少了招、投标双方的工作量，又使价格更加贴近市场，在工程实施过程中的计量计价、变更、索赔等都很方便快捷。也有利于工程的最终审计。⑤在招投标实施过程中，要加强内部监督，从严治理管理者的违规行为。包括评标场所的监控，专家评委的抽选，招标代理的选择，建设单位

负责项目人员，相关行政部门等工作的规范与管理。

（二）建设工程档案对于工程建设的重要性

建设工程档案是工程的重要组成部分

建设工程档案是在工程项目立项审批阶段就已经产生的，它伴随着工程的实施而逐渐增多完善，因此建设工程档案与工程是密不可分的，我们在工程开展之初就应当做好工程档案的管理工作，类似于施工材料的相关信息，在材料进场前要详细记录好材料的出厂合格证明，材料的抽查检测记录，确保材料符合质量要求，在材料使用过程中，用量、配比等也是很重要的数据，贯穿于工程建设的全程，这些都是工程建设的重要参考和依据，对工程顺利竣工有着十分关键推动作用。

建设工程档案是工程质量的真实反映

随着科学技术的发展，对工程质量的要求审核手段也是越来越规范化、科学化，并且对质量的要求也是越来越高，在当前建设工程推行精细化管理的环境下，对于项目工程质量的评定更是推出了一系列的评价体系，并在不断的完善，我们的评价体系不再像以往一样凭经验凭主观意识来判断，而是形成了以图纸、数据为准的体系标准，对于工程的施工以及竣工审核也不是只去现场走走看看就可以过关，而是要形成完整的档案资料作为依据，将指标量化进行分析，对建设工程的质量进行综合的评价。从某种意义上讲，建设工程档案能够真实、

直接的反映出工程的实际质量，并且我们在评价工程时必须以工程档案为主要评定依据。

建设工程档案管理是保证工程质量的重要手段

一个项目从立项之初就需要对相关资料进行整理和归纳，而这个工作会贯穿项目建设的全过程，立项、审核、报价、设计、各项支出、施工流程、所用设备、材料、施工环境等一切关于工程建设的各种形式的资料都需要详细文件记录在案，并且这也是项目管理单位对施工单位明确的一项管理责任，必须要做好工程档案的管理工作，提高责任意识;要求工程档案管理要有专人负责，跟踪管理，项目管理单位定期对档案工作进行指导和完善：在项目工程竣工后尽快进行档案的预验收工作，确保档案质量符合要求后进行竣工验收，待确定档案资料合格后将其上交档案管理部门。做好档案管理工作对于工程中可能发生的隐性失误、疏漏能够起到查漏补缺的作用，及时发现问题解决问题，以避免工程出现不可挽回的差错，造成纠纷，也能够有效预防工程事故的发生，消除质量隐患。

（三）建设工程档案信息化管理的措施

1、加强基础设施建设

电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、

归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。

2、档案信息资源建设

(1)档案的电子化所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。

(2)加强档案目录数据库建设。我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息