古代秘书制度演变
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
古代秘书制度演变
古代秘书制度演变
■完颜绍元
中国古代的秘书制度,就其从发生到形成、从辟举到任命、从公器到私聘的嬗变过程来看,大致可分为四个阶段。
秦汉“文法吏”机关当家
第一阶段是秦至西汉时期。
当时,现代人所理解的首长秘书专业,如撰拟文稿,保管档案,汇总情况,乃至与闻机要等,还没有从一般的文牍事务中分离出来。
可以说,凡在各级政府机关供职的令史,即后来统称为文吏或书吏的一般办事员,都有执行秘书业务的可能。
由于当官的多由军功和勋贵出身,略输文采,所以行政作业“皆成于令史”。
后人点评秦汉政治,多谓其实是“文法吏”在各级机关当家,正可借这个视角观察。
总之,这一时期的秘书没有形成专职,地位普遍不高,甚至笼统地称为“椽史”也可以。
第二阶段是东汉三国魏晋南北朝时期。
先是太傅、太尉等中央高级部门内,大都设置了专司文案秘书职能的“记室”,并以“记室令史”为专门职称,其工作性质就是“掌上章奏报”。
汉和帝初年,车骑将军窦宪仰慕傅毅的文才,聘请他任“主记室”,这个“主记室”可以解读为首席秘书或秘书室主任。
又《三国志》称,曹操任司空,以陈琳、阮踽管记室,军国书檄大
多出自这两个人的手笔。
整个两晋南北朝时代,上起诸王三公,下至州郡守尉,以及一切有权开府的军区司令或军分区司令,均置记室。
在县一级的基层政府中,也有记室设置,这个县政府秘书科里的成员,有主记室史、主记椽、主记、主记书佐、记室书佐等多种称谓。
可以说至汉末三国,从中央到基层,公府军政各级机关,秘书职能已经从一般的文书业务中独立出来,而且形成了编制和职称制度。
凡首席秘书的官秩都随首长的级别浮动,如三国魏的三公为一品官,像陈琳这种司空府记室就是七品,相当于一个二等县的县令。
《后汉书·舆服志》载“公卿以下至县三百石长”出行仪仗,前有“门下五吏、贼曹、督盗贼功曹,皆带剑,三车导”,即警卫队长、公安局长等三人武装开道,然后一概是“主簿、主记,两车为从”,就是办公室主任和首
席或主任秘书各乘一车相随。
试想,一个三百石的小县县长的秘书,至多是个月食八斛的佐吏级吏椽,居然也随长官分享有人开道、有人驾车的荣耀,足见自汉三国起,秘书的公众形象确实是鸟枪换炮了。
秘书官职虽低而身价颇高,首当其冲的原因是这类职事必须会写一手漂亮的文章。
陈琳为曹操“作诸书及檄”,将草
稿送领导审阅。
彼时曹操头风宿疾发作,卧读陈琳文稿后说:“此愈我病”。
陈琳后来和一起掌管记室的阮踽并列“建安七子”。
和寻常的作文相比,秘书写文章还有不费斟酌、下笔敏捷的
要求。
阮踽随曹操出行,骑在马上为领导撰写致韩遂的信,“书成呈之”,曹操拿一支笔欲有所修改,“而竟不能增损”。
魏晋“记事”多由领导自聘
词采华美、才思迅捷之外,与闻机要的高级秘书尚有一条不可或缺的禀赋,那就是机警缜密:要你卖弄时,自当为主逞才;要你保密时,务必金人缄口,甚至还得有一点甘当幕后英雄的美德。
《三国志》说钟会以中郎在大将军府管记室事,为心腹之任,时人谓之“子房”;《晋书》说郄超在大司马府任记室,躲在帘帐后记录首长和人交谈,谢安称其为“入幕之宾”。
这
两个有名的典故,生动地点明了魏晋时期高级秘书与所事长官间非同一般领导和下属的关系。
称职的秘书对于各级军政首长来说如此被看重,其人选自然是以长官自己赏识者为宜。
所以魏晋南北朝的机关秘书,虽然大都有定员定薪的统一编制,但一般多由领导自己聘用,然后往中央人事部门办理备案手续就行了。
两晋南北朝政权主体构成的一般特征,是世家大族垄断大权,堵塞寒门晋升之路。
但是各种利益集团对记室、主簿、参军一类幕僚人才的大量需求,恰恰又给这些寒族士人开辟了一条由入幕参政的另类仕途。
以秘书为例,仅从官制上看,品秩最高不过六品,但是笔者在阅读这一时段的“正史”时有个发现,众多参
与机要的秘书后来都有了“领某郡太守”、“迁散骑侍郎”、“补
领军司马”、“赐爵某县侯”等较快的提升,惟其典掌书记的记室本职不变,用现代话表述,就是虽然工作岗位未变,但级别和待遇已经焕然一新,而且会随着首长地位的提升,继续水涨船高,甚至因参与废立大计或实现改朝换代,搭乘上驶向宫廷的直通车,最终成为“典掌诏命”的中枢重臣。
稍知这
一段历史的人都知道,正是这四百年间,这种“入幕之宾”、“王佐之才”特别活跃。
唐宋“掌书记”上级任命
唐宋时期,先是除了诸王府保留记室编制以外,其余机关的类似部门,基本取消,而且王府记室一般也不能自行招聘,改由中央指派任命,想来是唐初统治者善于总结历史经验的结果。
此外,凡节度、观察一级机构,另设“掌书记”职称,专门负责表奏书檄一类文辞的撰拟,也由中央统一任命。
安史之乱后,藩镇权重,秘书聘用的权限又逐渐下移,唐史上,许多获得进士资格但尚未通过“公务员考试”而正式
任官的知识分子,都有被地方长官先聘为秘书的经历,既解决了个人在正式任官前的衣食问题,同时也是一种行政历练,对积累资历和日后报考“公务员”都有帮助。
不过这种首长自
己聘用的掌书记,仍旧得在中央备案。
还有不少未能登第的文人,也能通过做秘书,将来由首长向朝廷保举入仕,或争取个挂名的官衔。
如杜甫,在剑南节度使严武幕下干秘书,表为工部员外郎,好歹有个头衔。
宋初统治者也善于总结历史经验,在罢免宿卫和节镇兵权的同时,再次废除各王府和各级政府自聘秘书的惯例,凡书记、推官等使用新的职称的秘书,均为与首长没有私人关系的上级任命的干部,他们办理文书的同时,在签署、用印等程序上,还起到牵制首长的作用。
过去那种主管与秘书合穿一条裤子的不正常现象,因人事管理制度的日臻完善,基本上被杜绝了。
此与中央集权化程度的不断提高形成互动,也是坚持推行科举制度、倡导文官治国的成果。
现在我们所见到的名臣奏议等编集,基本上都出自各级领导自己的手笔。
明清“师爷”非官非吏
明清时期,各级地方政府主官的责任比唐宋时大得多,行政司法、文化教育、经济财税都要统抓,甚至兼领军务,事实上存在添置秘书相帮办理各种文书乃至机要事务的需求。
于是就有了从体制外寻求助手的办法,讲白了就是自己掏钱聘请私人秘书,主要是佐理公务,有时也相帮办理私人事务,如撰拟书信等。
在明人的文史撰述中,像这种不在编制不食公家俸禄的私人秘书,除沿用“记室”、“书记”等习惯称谓外,又叫“主文”,大概就是主管文稿撰拟的意思。
明穆宗年间曾任江西新淦知县的李乐说:“近日友人作县令,雇主文者十有四五”,可见
当时不仅军府,连县府一级主官自聘私人秘书也已经很普遍了。
清承明制的同时,各级官员自聘私人秘书的惯例也被沿袭下来。
康熙18年,中央颁布有关科举正副主考入闱的纪律:“如有暗带主文冒充仆从,察出,将本官议处,所带之人治罪。
”又乾隆时都察院颁布派员巡视的有关纪律:严禁御史携带主文、书役、家人、厨役、前站之类,以致扰驿累民。
科举主考一般由大学士、学士充当,御史则是专掌官风政纪监察的纪检官员,皆非事务繁多的哪一级政府首长。
连他们都有了主文,又可见官场上聘用私人秘书已蔚成风气了。
再讲白一些,上述记室、主文之类,其实就是后人惯用“师爷”相称的幕友中的一个行当。
大约康乾以后,人们习惯上将幕友分为刑名、钱粮、书启等各色“专业”,这个主文的秘书,大约可以归为书启师爷一行吧。
非官非吏的明清师爷同首长之间的关系,既不同于魏晋的记室,也不同于唐宋的书记,倒颇似东家聘请家政或家教,基本上是市道交易。
一旦关系热络又顺手了,当主人的不免恃为依赖,乃至视同亲信,利用他们监督胥吏,甚而交结上下左右的“关系户”。
假如疏于监督,难免会出纰漏,所谓“胥吏之舞弊,必恃乎幕客之勾通”,受蒙蔽被牵累的倒是领导。
与此同时,“废幕”的呼吁始终不断,如包世臣就主张用经过考试和试用的“级吏”取代幕友,目的就是重新将秘书职能整合到体制内来。
然而新型秘书制度的确立,却是在历史进入民国以后了。
(作者系上海书店出版社编审) 好秘书的榜样力量
■眭达明
学吴融办文
唐昭宗继位不久,即任命宰相韦昭度兼任中书令,充当西川行营招讨使。
新科进士、诗人吴融被韦昭度聘为掌书记(秘书)。
吴融一出道就能到“使相”(宰相兼节度使或招讨使在当
时被称为“使相”)手下做事,成为他的秘书,自然感到异常荣幸。
他本来就喜欢写东西,所以工作热情非常高,不仅主动抢活干,而且每当写好一篇文稿,就马上送给韦昭度过目修改。
开头,韦昭度还会认真翻翻他写的东西,后来便有些不耐烦了,常常看都不看就弃置一边。
吴融的自尊心受到极大伤害,心里感到万分苦恼。
他很想当面请韦昭度指点迷津,但韦昭度总是一副很威严的样子,想接近他都心里发毛,哪敢开口问他事情。
吴融实在无法,就找了一个与韦昭度关系密切并能说上话的人,请他在韦大人面前说几句好话,并转达自己的一片诚意:“我能够有幸成为韦宰相的秘书,最大的愿望就是想用自己出色的工作博得宰相的青睐,报答宰相的厚恩。
我虽然才疏学浅,常常为此感到惭愧和自责,但对待工作还是认真负责,很卖力气的。
我很想通过自己的辛勤工作来弥补能力上的不足,最终却还是不能让宰相满意,所以我现在十分苦
恼和害怕,不知道今后该朝哪方面努力。
”听了传话后,韦昭度这才明白自己的做法和态度对吴融造成了伤害,于是笑着对那人说:“吴秘书诚然是一个很有才华的人,但每次起草文稿,他都是用自己喜欢的语言和口气,似乎与我老夫毫不相干,这样的文字我哪里看得下去?”吴融终于明白了问题所在,于是狠下决心改正。
从此以后,他受命起草文件报告,不仅与领导同步思考,善于通观全局,而且在文字语气上尽量模仿韦昭度的风格,果然得到他的赞赏和喜爱。
【点评】
秘书为领导捉刀代笔,除了要摸清他们的意图,还要掌握他们的特点和风格,甚至要模仿他们的文字语气,符合他们的用语习惯,完全不同于自己写文章。
这些本是公文写作的基本常识,可是刚参加工作的吴融不知道这一点,他的顶头上司韦昭度又有意与他打哑谜,这才弄得上下很不愉快。
要不是吴融对工作一片热诚并很有上进心,主动设法搞清问题症结所在,这对领导与秘书之间的关系很可能还需要一段较长时间的磨合期才能协调配合好。
在此方面,吴融的做法值得肯定。
从吴融的成功事例中,我们可以知道,公文写作能力是秘书的基本功和看家本领,非具备不可。
但这种能力不是与生俱来的,只要肯用心钻研,做到干一行、爱一行、学一行、精一行,成为内行和业务骨干便指日可待。
每一个老秘书都
是从新秘书过来的,每一个“大”秘书都是从“小”秘书干起的,每一个文书大手笔都是从文书新手锻炼成长的,没有一个是天生的。
既然如此,秘书们有什么理由不努力呢?
学孙处约办事
唐太宗贞观年间,孙处约、高智周、郝处俊、来济四人共同依附江都石仲览。
石仲览有器识,知道这四个青年人日后必定飞黄腾达,于是倾财相助。
有一天,石仲览请他们四人谈谈各自的理想和抱负。
郝处俊说:“丈夫惟无仕,仕至宰相乃可。
”高智周和来济也表达了同样的愿望。
只有孙处约出言谨慎,说:“得为舍人,在殿中周旋吐纳可也。
”也就是他的最高理想是做一名中书舍人,在金銮殿为朝廷起草公务文书。
到了唐高宗永徽年间,来济已官至中书令(宰相)、检校吏部尚书(吏部是古代中央主管干部人事工作的部门),而孙处约这时才以瀛州书佐的身份调入朝廷工作。
在安排孙处约的工作岗位时,来济在他的调令上批了“如志”二字,也就是根据他本人多年前的愿望,安排他到中书省工作,担任中书舍人。
据史书记载,后来不但来济、高智周和郝处俊都实现了自己的抱负愿望,当上了宰相,在唐高宗麟德元年(664),孙处约也被任命为西台侍郎同东西台三品,当上了宰相,于是史书上说他们“后皆至公辅矣”。
孙处约如愿以偿当上中书舍人,如果说是沾了朋友来济
的光,得到了他的特殊照顾,那么后来也能当上宰相,则完全是他自己努力的结果。
做了中书舍人后,孙处约各方面表现都非常不错。
他精明干练,能力很强,很会办文办事,工作处理得井井有条。
当时政务十分繁忙,需要撰写的文书又非常多,孙处约常常忙得废寝忘食,日夜不分。
中书令杜正伦专门给唐高宗打报告,要求增加一名中书舍人,为孙处约分担一些事务。
唐高宗却说:“处约一人,足办我事,何须多也。
”一方面说明唐高宗对孙处约的工作表现非常了解和欣赏,另一方面也体现了孙处约的办文办事能力的确很强,工作效率确实很高。
【点评】
由于孙处约做秘书期间的表现极其出色,后人于是称他为“了事舍人”。
所谓“了事”,就是精明干练,清楚明白,敏捷能干,很会办文办事之意。
一个秘书能够得到这种评价,自然是非常难得的。
一个合格秘书,仅会写作公文还不够,还要会办事、能办事。
这样的秘书如果没有别的缺陷,即使没有当大官的野心,命运也会在暗中垂青他。
会办事是一种能力素质,也是一门艺术。
孙处约后来能够当上宰相,虽然大大超过了他年轻时的理想抱负,但想来一点也不奇怪。
学李鸿章谋议
除会办文办事外,如果还能具备较强的谋议能力,这样
的秘书不仅领导最欣赏,而且往往被视为“心腹”。
李鸿章在
曾国藩幕府做幕僚时,之所以受到曾国藩的激赏,很会办文办事当然是重要原因,但曾国藩更看重的,还是李鸿章的谋议能力特别强。
下面这件事就能充分说明这一点。
1860年秋天,英法联军攻占天津,直逼北京城下。
咸
丰皇帝逃往热河途中,给驻扎在安徽祁门的湘军统帅曾国藩下了一道圣旨,要他速派鲍超率部北上救援。
鲍超是湘军的一员悍将,他指挥的部队称为霆军,很有战斗力。
接到命令后,曾国藩左右为难,举棋不定。
他既不愿意湘军主力被朝廷抽走,落入别人的掌握中,又不敢公开违抗皇帝命令。
在起草复文之前,曾国藩决定集思广益,请幕僚们充分发表意见和看法。
大多数幕僚主张派鲍超北上勤王,只有少数人认为将在外君命有所不受,因而反对发兵。
李鸿章却别出心裁,提出了一个全新的方案。
他认为:英法联军已在北京城下,以他们的实力,破城而入只是朝夕之事,湘军千里迢迢派兵北上救援是远水不解近渴,不仅于事无补,而且徒劳无益。
再说,英法联军即使打进了北京城,最终无非是和朝廷“金帛议和”了事,他们不可能和满族人抢皇帝做,真正威胁清王朝统治的还是太平军。
但救君父之难是臣子义不容辞的职责,公开反对发兵既不明智,也有犯上嫌疑,万万使不得。
李鸿章于是给曾国藩出主意说:我们不妨采取拖延的办法来对付,过两天再给皇帝上一道奏折,说鲍超只是一员战将,威望和
能力都不够担当援兵统帅的责任,请朝廷于曾国藩本人与湖北巡抚胡林翼之间选择一人为主帅,统兵北上,护卫京畿。
但从祁门到热河,最快也要十天半月,等奏折送达皇上手中时,形势肯定发生了变化,已经不再需要湘军北上了。
这的确是个两全其美的好主意,曾国藩欣然采纳了他的意见。
果然,朝廷很快便有新的命令下来:和议已成,援兵无须北上。
李鸿章的这个主意帮了曾国藩的大忙,让曾国藩看到了李鸿章过人的政治才干和高超的政治手腕。
从此,曾国藩对李鸿章格外看重、着意培养。
【点评】
参谋职能是我国秘书人员的传统职能之一。
古代秘书人员在行使参谋职能时,并不像咨询机构的专家或专业谋略人士那样,以“卖点子”为专职,而是将参谋活动渗透到具体琐
碎的秘书实务即办文办事之中,这是他们发挥谋议作用的主要方式。
这种以秘书实务为秘书工作的基础和本体,谋议作用通常是在完成秘书实务过程中得以体现的参谋方式,不仅可以使秘书的办文办事职能和参谋职能相互依存、相互促进,而且能够充分调动广大秘书人员的工作积极性,最大限度地发挥他们的作用,从而大大提高秘书工作效能。
正是从这个意义上说,办文、办事和谋议这三种能力素质是缺一不可的,是秘书们应该具备的。
不可学的三类秘书
■眭达明
勿学冯涓“大嘴巴”
唐朝大中十年,同榜录取的进士中,数冯涓的文章声誉最高。
就在他考取进士这一年,新罗国新建大楼,给唐朝送来了许多金银绸缎,冯涓毛遂自荐,获准写了一篇记叙文章,文笔优美,时人称颂。
杜审权后来做了宰相,就推荐冯涓担任京兆府参军。
咸通四年5月,杜审权得知自己将去镇江担任镇海节度使,就把门生冯涓找去谈话,希望他能跟自己去镇江,担任掌书记。
当时杜审权的任命书尚未正式下达,这次谈话纯属师生间私密性极强的内部征求意见,杜审权于是反复叮嘱冯涓千万不能告诉别人。
冯涓当然很乐意跟着杜审权。
一是中晚唐幕僚的俸禄比中央同品级官员高许多,而镇海又属东南财源型藩镇,是朝廷最为重要的赋税来源地,所以从经济角度考虑,东南藩镇成为最为理想的去处之一。
二是掌书记的入仕资历要求极高,一般士人应聘幕职,多是从巡官或推官干起,然后才有可能升为掌书记,冯涓一入幕就担任此职,实属超常重用。
三是到“使相”杜审权手下做秘书,发展前景灿烂,仕途通达。
冯涓难以抑制内心的喜悦,当他告别杜审权出来后,喜不自禁。
友人见他喜形于色,便追问他有什么好事。
冯涓得意忘形昏了头,竟把杜审权内定他做掌书记一事告诉了友人。
这件事很快就宣扬出去了,杜审权十分气愤,对冯涓的浮躁浅薄极为鄙视。
等到皇帝制书下达正式开府建幕时,杜审权没有让冯涓进入他的幕府。
“大嘴巴”冯涓的名声,由此在士大夫中间传了开来,许多人都对他进行指责。
冯涓丢掉待遇丰厚前途无量的掌书记一职,一时竟然不明白是什么原因。
杜审权启程那天,冯涓心情忧郁地参与送行。
轮到他上前道别时,杜审权拱手对他说:“还是多努力吧!”后来冯涓仕途十分不顺,唐亡前只当了小小的祠部郎中。
【点评】
秘书是领导身边的主要工作人员,不仅负责机密文件的起草和保管,而且经常参加各种会议,对领导的活动、行踪也最清楚。
同时,秘书要接触各个阶层的人,联系十分广泛,一些外界掌握不到的情况,秘书都有可能掌握,本单位的机密大事或不宜公开的事项,秘书也都可能了解。
因此秘书人员一定要守口如瓶、谨言慎行,最忌讳疏忽大意、嘴巴不严。
反观“候任秘书”冯涓的表现,无疑十分让人失望。
像他这种嘴巴不严的人,有哪个领导愿意带在身边?杜审权对其弃而不用,完全可以理解。
勿学高锡“念歪经”
秘书人员不仅要有严守机密的良好品质,而且为人一定要清廉正派,最忌讳私心杂念太重,否则前景也是很不妙的。
宋太祖乾德二年5月,知制诰(秘书)高锡因为接受贿赂,被
贬为莱州司马,就很能说明这个问题。
高锡被免去秘书职务并贬职使用,所犯错误其实远远不止接受贿赂这一条。
事实上,这也不是赵匡胤下决心处分高锡的最初动因。
据史料记载,宋太祖之弟赵光义(即后来的宋太宗)担任开封尹后,石熙载在其幕府工作,是赵光义的主要助手之一。
这一年,高锡的弟弟高铣应进士举,高锡曾特意拜访过石熙载,希望他能首先出面推荐高铣。
石熙载虽然知道高锡得罪不起,但因为高铣辞艺浅薄,完全不符合推荐条件,所以没有答应高锡的无理要求,高锡从此恨死了石熙载,多次在宋太祖面前说他的坏话。
有一次,宋太祖兄弟见面,就将高锡说的话全部告诉了赵光义,并打算将石熙载撤职,另为赵光义物色合适人选。
哪晓得石熙载是赵光义的老秘书,早年他兼任泰宁军节度使时,石熙载就是他的掌书记,赵光义担任开封尹后,石熙载又被提升为开封府推官,所以赵光义对石熙载十分了解,知道他是一个遇事尽言、工作尽职、忠诚老实、是非分明之人,根本不是高锡说的那样坏。
赵光义于是对哥哥赵匡胤说:“石熙载工作踏踏实实,勤勤恳恳。
我听说高锡曾经求过石熙载,要石熙载推荐他的弟弟高铣,被石熙载拒绝,高锡估计是在报复陷害石熙载。
”宋太祖这才明白是怎么回事。
当时他很生气,打算撤高锡的职,但最后还是忍住了。
后来,宋太祖派高锡去青州办事,高锡私下里收受节帅郭崇的贿赂。
凡此种种都被人告发,经调查又全部
属实,宋太祖想起前事,这才下决心处分高锡。
【点评】
高锡利令智昏,不仅到处伸手要钱要物,而且利用自己的特殊地位强人所难,为亲属谋取私利,目的未达又毁坏别人的名誉,确实可气可恨。
高锡是提倡古文,反对骈俪,开宋代古文运动之先声的先锋人物之一,又身处朝廷秘书这样特殊和重要的岗位,前途本来十分光明。
只因私心杂念太重,报复性又强,结果自毁前程,教训确实非常深刻,如今的秘书要引以为戒。
勿学桑维翰“抱大腿”
秘书人员要正确处理与领导的关系,不能变主辅关系即领导与助手关系为人身依附关系,更不能与领导结成利益共同体,否则将会落得很可悲的下场。
被明末清初著名学者王夫之称为“万世之罪人”的桑维翰,就是如此。
桑维翰是后唐军阀石敬瑭的掌书记。
石敬瑭就是中国历史上那位臭名昭著的“儿皇帝”。
清泰三年5月,时任河东节度使的石敬瑭为了从后唐末帝李从珂手中抢夺帝位,打算起兵造反。
从小立志做大官的桑维翰不仅坚决支持他这样做,而且出歪主意说:“契丹部落近在云州和应州,您如果能够推心置腹地曲意讨好他们,万一有什么急事,可以及时得到他们的增援,还担心什么事不能办成呢?”石敬瑭于是立即吩咐桑维翰起草文书,向契丹称臣,事以父礼;又约定事成之日,。