浅析新时期干部人事档案精细化管理

浅析新时期干部人事档案的精细化管理

干部人事档案管理工作是党和国家干部工作的重要组成部分，是国家干部管理走向正规化、制度化的基础，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，做好新形势下干部档案管理工作对于选准用好干部具有重要的意义。随着我市经济体制和干部人事制度改革的不断深入，干部工作发生了较大变化，这对干部人事档案工作提出了更新、更高的要求。基于此，笔者按照西宁市委、市政府提出的精细化管理先进理念的要求，结合自己在管档实践中的一点体会，就如何用精细化管理做好干部人事档案工作谈几点拙见。

一、当前干部人事档案管理中的主要问题及成因分析

近年来，由于机构编制和用人制度的改革，各单位管档人员变动频繁，干部人事档案管理工作受到一定影响，不同程度地出现了一些问题。主要表现在三个方面。

1.对档案工作重视不足。相当一部分单位的主管领导认为档案工作不是主体工作，档案工作抓得再好，也不能体现出单位的工作成绩，没有把档案工作摆到应有的位置，出现重业务轻档案、重形式轻管理的现象。对档案工作的认识仅仅停留在不丢失、不泄密和应付检查的低标准上。少数干部也认为档案工作是人事档案管理部门的事情，不能主动配合档案部门做好个人信息更新、归档材料提交等工作。另外，

不少单位没有专职的档案管理工作人员，单位的档案管理工作通常是由办公室的同志兼责司管，有的单位虽名有专职档案工作人员，实际上也是身兼两职，这些档案管理工作人员在上级检查时是专职档案工作者的身份，在日常工作中却是以相关的业务工作为主，这严重分散了档案管理人员的工作精力，给档案管理工作带来一系列的问题。

2.对档案管理标准不高。大多数单位档案管理工作质量目前还处于一个低水平状态，已不能适应新形势下干部工作的要求。在档案管理手段上依旧使用以往手工填档、人工装档、定柜建档的简单方法，计算机技术没有得到广泛普及和应用。在档案管理主体上档案工作人员业务能力不强，对档案工作的知识不够熟悉、制度不够了解、标准不够清楚、要求不够明白，对材料的收集、整理、归档、装订等环节心中无数。在档案管理制度上落实不严格，档案调阅率过高，时间过长，加上采用简单的手工作业方式，造成资料纸张发黄变脆、字迹褪色，影响到档案的完整与安全。这些都严重制约了档案管理正规化建设和发展。

3.对档案细节操作不精。一是档案材料内容填写前后不一。如“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。现行的公文材料大都是A4纸，履历表、高等院校毕业生登记表、入党志愿书等大

部分是16开纸，如将A4纸剪裁为16开大小，致使有的表格印制超过装订线，不利于立卷归档工作。三是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表未盖组织人事部门公章。有些干部的相关学历学位或专业技术职称（如函授、进修班、自考等）没有存档，造成部分材料遗失或无法补办的现象，还有一些干部的党员入党材料还不齐备就进行了存档。另外，干部人事档案中记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、潜力、技术特长等方面的内容少，这些都直接影响到案卷质量。四是有些材料在内容和形式上雷同。如一些鉴定、考核和评价材料“千人一面”，套话比较多。

二、对加强西宁干部人事档案管理工作的对策和建议

随着干部人事制度改革的不断深入，干部工作对干部人事档案的质量要求越来越高。为此，在干部人事档案目标管理工作中，应树立精细化理念，进行精细化管理。

（一）用制度建设精细化来健全档案管理机制

吸收先进档案管理经验，围绕建章立制深化档案管理机制建设，构建“制度健全、管理规范、利用方便”的档案管理机制。一是建立档案管理责任制。按照档案管理要求，结合档管人员及业务特点，对档案管理进行定岗定责，建立“领导主抓、部门分管、专人负责、处室配合”的多层次档案管理体系，确立“分级负责建档，集中统一管理”的档案管理

模式。二是健全档案管理制度。结合档案管理的发展，进一步修订《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案调阅利用制度》、《档案鉴定销毁制度》等相关制度，逐项细化档案搜集、整理、保管、利用等各个环节的操作规范。三是从严落实档案管理制度。认真坚持“五不查阅”、“四不借出”、“三不转递”制度。各单位应结合档案管理工作实际，建立健全相关档案管理制度，在抓落实上下功夫。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续，对历史原因造成的无头档案，给予排找线索，一查到底，治理有人无档，或有档无人的问题，做到有档有人、管人管档相一致。

（二）用管理质量精细化来保证档案齐全完整

1. 全面核对档案资料。按照中组部档案工作条例的要求，在做好正常整理工作的基础上，集中力量，以填写干部履历表为契机，对档案资料进行一次全面核对。在整理过程中，力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把好质量关。一是在材料鉴别上，注重真实性。二是在材料分类上，注重准确性，做到卷卷档案分类准确无误。三是在材料装订和外表上，强调整齐美观，提高干部人事档案的整体质量。

2.做好干部档案材料的收集、归档工作。在收集归档材料工作中应做到嘴勤、腿勤、手勤。只有收集齐全干部档案材料，才能不断充实干部档案内容，全面反映干部德、能、

勤、绩、廉等工作全貌，为领导决策提供可靠的原始依据，避免用人失误。坚持“标准化”整理装订干部档案，整理过程中要做到材料鉴别归类上求准、材料加工上求精、材料切订上求好、验收入库上求严“四个环节”，确保干部档案规范化管理工作落到实处。

3、简化整档工序。一是要规范用纸。简化整档工序首先必须规范公文用纸，或统一调整干部档案用纸的规格，使两者一致。二是要改进档案盒。在干部档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不仅增加了整档人员的工作量，而且也不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于干部档案的长久保存。因此，制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样既能提高干部档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，还能大大减少档案整理繁琐的工序，从而提高工作效率。

4.充实档案内容。一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况归入档案，为干部考核提供必要的依据。二是重点收集干部个人文化程度、专业水平、继续教育