档案电子化是什么

档案电子化是什么

档案电子化管理就是通过电脑将档案的每页资料扫描成图像文件进行保存，将档案资料数字化，建立基于图像文件的电子文档管理系统，实现传统的纸张调阅向计算机查阅转变。由广东百泰科技有限公司研发的“干部电子档案管理系统”将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

一、系统概述

按照国家干部档案管理规范，实现干部档案电子化管理，系统内置标准化档案目录、档案名册、标签的制作功能，覆盖了档案登记、目录打印、名册输出、查阅借阅、转入转出、收发档案等一系列功能，并提供档案材料欠缺情况，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。

二、功能结构

主要功能包括：接收档案、接收档案材料、目录打印、阅档管理、借档管理、转档管理、名册管理、上报接收资料、工作日志、安全管理、系统管理、与干部信息管理系统无缝连接、接收或生成报上级单位、市委或省委组织部格式目录资料等功能。可生成常用表格、资料，提供档案材料欠缺情况，并提供强大的备份功能，有效保证重要数据不被遗失。

三、系统特点

1.专业的目录打印：专业定制的目录打印，默认为16K纸打印，支持B5纸和A4纸打印，可完成奇数页偶

数页套打印、自动空行，自动生成页码等。

2.完善的数据上报与交换：可以向省委、市委直接汇报数据，可接收下级单位上报的数据，上报数据内容

可以包括档案目录、材料和档案原始图片，可导入旧档的Excel文件。

3.定制的档案查阅：通过授权可以让外单位人员查阅电子档案，缩短查找原始档案的时间，减少原始档案

的磨损，管理员可以设置查阅时间，查阅的内容。本人不可以查阅本人的档案。

4.全面的功能集成：电子档案系统已由单机版全面升级为网络版，功能更丰富，并可以与干部信息管理系

统完美集成。

四、用户评价

由于电子档案管理系统严格按中组部档案管理规范，全面结合人事档案管理工作的实际需求而进行开发，目前已有数百家单位使用，并得到用户一致好评，以下为用户评价摘录：

☆我单位的档案管理评级一直通不过，使用电子档案系统之后，进行了规范化管理，顺利通过了评级。

☆以前档案查阅时，必须安排一个人查找档案并且要专人“瞪着”查阅人，现在通过电脑分配权限就可以进行查阅，不仅可以控制档案查阅内容，还可以控制查阅时间，关键还不需担心档案磨损。

☆查阅和借阅都可以自动生成记录，并可以生成报表，所有事情都可以追溯，以前用本子登记很麻烦，还容易弄丢。

☆转出档案、档案欠缺材料、档案标签夹打印等等细节的问题都考虑到了，真是我们档案管理工作的好帮手。

广东百泰科技有限公司研发的“干部电子档案管理系统”针对管理条件受限、管理不善、无专业管理人员而导致档案丢失、装订不规范屡次大规模重新整理等诸多事件。将文书档案、企业档案、案件业务档案、会计档案、基建档案集中统一管理。由各部门移交至局档案室进行统一存放，分类使用，既解决了方便快捷查询问题，减轻人员负担的问题；又实现了所有档案的统一归档、安全存放和专业规范管理。加强档案建设，提升档案管理水平，实现档案的完整、专业、现代化的管理，可谓功在当代，利在千秋。