办公室管理知识整理

办公室管理

教学大纲

PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论

PART 2: 办公室人员与管理优化

PART 3: 事务篇——办公室日常事务管理

PART 4: 业务篇——办公室行政业务管理

PART 5: 自动化篇——办公室管理的自动化

PART 1: 办公室管理的基本范畴与理论

·办公室

一、办公室的概念——什么是办公室？

二、办公室的地位和作用——为什么要学习或研究办公室？

三、办公室的性质

四、办公室的职能——办公室通常能做些什么？

五、办公室工作及其特点

·办公室管理

六、办公室管理的概念

七、办公室管理的内容

八、办公室管理的目标

一、办公室的概念

1.办公室的内涵

办公室是党政机关、社会团体和企事业单位内办理行政性事务的综合部门，直接协助上司、领导综合办理行政事务和辅助管理。

3.办公室的当前类型

三、办公室的性质

综合性——工作内容

●服务性——工作宗旨

四、办公室的职能

办公室工作职能与秘书工作职能的差异

1.

思考：办公室的权力有多大？领导有多大的权力办公室就有多大的权力VS没有权力

办公室职能的“四个转变”

●从偏重办文办事，向既办文办事又出谋献策转变；

●从单纯收发传递信息，向既收发传递信息又综合处理信息转变；

●从单纯凭老经验办事，向实行科学管理转变；

●从被动服务，向主动服务转变。

五、办公室工作特点及内容

1.办公室工作特点

工作政策性强；头绪多，综合性强；要求高，服务面宽；联系广，协调任务重；机要保密性强；被动性与突击性；

现代办公室工作的新特点：信息化、效率化、多功能化P9

2. 办公室工作内容概括与列举P5

六、办公室管理的概念

为科学而高效地履行办公室职能、发挥办公室作用而形成诸如机构设置、人员配备、物质条件的优化、管理制度和方法的建立等一系列的管理活动和管理关系。

七、办公室管理的内容

八、办公室管理的目标

三种观点：系统论；效率论；自动化论；科学论P18

办公室管理的科学化：规范化、程序化、制度化

西方办公室管理理论

●泰罗

●狄更斯

●莱芬韦尔

●海克斯、利托尔费尔德

●现代办公室管理理论

我国办公室管理理论

特点：

●对传统管理的继承性

●学科定位的准确性

●结构内容的包容性

思考题

1.什么是办公室？

2.简要概括办公室的地位和作用？

3.阐述办公室的性质

4.办公室的基本职能是什么？

5.简要区分办公室工作与秘书工作

6.什么是办公室管理？办公室管理的主要内容包括哪些？

7.如何理解办公室管理现代化？

8.我国办公室管理理论的特点是什么？

PART 2: 办公室机构与人员

➢机构设置

➢人员配备

➢办公室主任

一、办公室机构设置P17

（一）办公室机构设置的基本原则：

●目标一致原则

●职责权一致原则

●效率原则

●依法设置原则

●精简原则

●层次管理原则

（二）办公室机构设置现状

●在党政机关，党政系统实行分理制（分部门办公），如中共中央办公厅、国务院办公厅，

是与中央各部、委平级机构，下设局级机构，如信访局、档案局、机关事务管理局；人大、政协系统实行综理制，即秘书长领导下的办公厅，综合承办日常工作。

●在企事业单位，一般参照同级行政机关设置办公室，大企业设有党委办公室、厂长或经

理办公室；高等院校设有党委办公室、校长办公室。在办公室下面，根据具体情况，分别设行政科、秘书科、信访科、收发室、文印室等。

●人民团体一般按同级厅、局级别设立办公室；民主党派参照同级党政机关级别，实行秘

书长领导下的综合办公制，设立办公室。

二、办公室人员配备

（一）办公室人员的类别

文字型；办事型；技术型

（二）办公室人员个体素质结构

基础办事能力的养成❖凡事计划在先

❖朝思暮想

❖小本随身

❖办公用品齐全，摆放有序

❖从小事做起

❖化繁为简

❖即事即作

❖一次完成

一般技巧

❖参谋技巧

❖调研技巧

❖协调技巧

参谋技巧：

办公室人员性格特征➢意志坚强

➢灵活应变

➢幽默

➢合作

办公室人员的心理健康

（三）办公室人员群体素质结构

1.

2. 办公室人员群体的结构因素

3. 办公室人员群体结构的优化的原则

三、办公室主任

（一）办公室主任的职务特点

内部的行政首长；对外的联络员；本单位领导集体中的一员 （二）办公室主任的工作特点

政治性；辅助性；全面性；事务性；保密性 （三）办公室主任的作用

参谋作用；助手作用；咨询作用；协调作用 （四）办公室主任的职责

承办职责；参谋职责；管理职责；协调职责 （五）办公室主任的科学思维方式

从实际出发；系统思维；用发展观点看待一切 （六）办公室主任的领导作风 实事求是；严于律己；民主作风 （七）办公室主任的领导艺术 科学管理；知人善任 思考题：

1. 办公室机构设置应遵循哪些原则？P17

2. 办公室人员配备的原则是什么？

精兵简政；优化组合；健全制度；优质服务 3. 对办公室人员个体，有哪些素质要求？

4. 一个有效的办公室群体，应该具备哪些功能？

5. 办公室人员群体机构优化的原则是什么？

6. 什么是办公室主任？如何理解办公室主任职务的双重性？

7. 办公室主任工作有什么特点？

8. 办公室主任的作用体现在哪些方面？ 9. 办公室主任的工作原则是什么？

10. 办公室主任的工作职责包括哪些内容？ 11. 办公室主任需要掌握哪些科学思维方式？