竣工档案管理工作标准

1. 目的

规范竣工档案资料的收集、整理、保管和移交工作，以保证建设工程管理的有序进行，确保公司在工程建设方面的历史资料完整、准确、科学保护、方便利用。

2. 适用范围

适用于公司工程档案资料的收集、整理和保管工作。

3. 术语和定义

3.1 工程档案：是指工程建设管理和工程建设项目活动过程中直接形成的、有保存价值的文字、图纸、图表及声像载体材料等。

4. 主要职责

4.1 项目公司工程部

4.1.1 负责项目工程档案的日常管理，并在项目竣工验收备案完成后，向公司行政管理部档案室整体移交。

4.2 项目公司综合部

4.2.1 负责及时将报批报建批文原件送到公司档案室。

4.2.2 负责项目工程档案在城建档案馆的备案工作。

4.3 行政管理部

4.3.1 负责项目公司综合部等部门办理的报批报建原文的存档。

4.3.2 负责接收项目公司工程部移交的工程档案，并存档。

5. 工作程序

5.1 工程档案必须实行集中统一管理的原则。务必做到：工程一开始，要与“建立档案”工作同步进行；工程建设过程中，要与“竣工材料的积累、整编、审定”工作同步进行；工程竣工验收时，要与“提交一整套合格的竣工资料、竣工图的验收”同步进行。

5.2 工程档案的归档范围、内容、要求

5.2.1 工程档案归档范围详见附件：《建设工程文件归档范围和保管期限》。

5.2.2 工程档案归档的主要内容为六个方面，即：工程基建文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、综合管理文件。

5.2.3 工程档案归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

5.2.4 不归档的文件材料包括：

1) 正式施工前的草图，未定型的图纸；

2) 重份文件材料和重份图纸；

3) 无查考价值的临时性文件。

5.2.5 工程过程中使用的工程文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

5.2.6 归档的工程文件材料要求格式统一，字迹工整，图表清晰；底图格式必须按国家制图标准绘制完成；蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良；所有竣工图均应加盖竣工章。利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应重新绘制竣工图。

5.3 工程档案的归档流程

5.3.1 工作步骤

1) 项目公司工程部检查、收集、汇总公司各部门在工作中形成的工程基建类文件材料，以及勘察、设计、监理、施工单位在项目建设中形成的文件材料；

2) 文件分类。可按照问题分类，或按照工程项目分类。

3) 整理组卷。遵照以下规范执行。

a) 按归档范围、规范要求排列各种文件或专业性材料；

b) 修补、粘贴破损或过小的文件材料；

c) 将过大的文件材料、表格、图纸按规定折叠成形；

d) 打页号：每卷单独编号，页号从1开始；

e) 填写卷内文件目录——包括序号（以一份文件为单位，从1开始）、责任者（填写文件的直接形成单位和个人）、文件编号（填写工程文件原有的文号或图号）、文件题名（填写文件标题的全称）、日期（填写形成的日期）、页次（填写文件在卷内所排的起始页号）、备注。

4) 案卷装订

a) 拆除文件材料上的金属物；

b) 全卷文字材料集中装订；

c) 既有文字材料，又有图纸的案卷装订。

5) 填写备案表——包括标明卷内文件的总页数，各类文件页数、照片张数，以及对案卷情况的说明，立卷人，审核人，立卷时间。

6) 填写案卷封面——包括档号、档案馆代号（由档案馆填写）、案卷题名、编制单位（案卷内文件的形成单位或主要责任者）、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

7) 案卷进盒

8) 归档验收

9) 填写移交档案目录——包括顺序号；档案号；案卷题名；日期；页；保管期限；移交单位；移交经手人；接收单位；接收人；交接日期。

10) 移交档案案卷。

5.3.2 工程档案归档工作流程的相关说明

1) 项目公司工程部在接到工程项目后，在布置工作计划的同时，布置形成积累工程文件材料的任务。项目公司工程部工程内业负责每月定期向公司各部门收集已办理完毕的或已形成的文件材料（主要为工程基建文件），并根据文件形成的具体情况编制预立卷类目，将收集的资料按类目分别存放积累。

2) 工程项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的工程文件，交总承包单位汇总、整理、立卷，竣工时由总承包单位向项目公司工程部提交完整、准确、系统的工程档案资料。

3) 工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，竣工时向项目公司工程部提交完整、准确、系统的工程档案资料，项目公司工程部再进行汇总、整理。

4) 工程开工时，由项目公司综合部负责在城建档案馆备案，以确保城建档案馆随时了解项目的工程进度。工程项目在竣工验收前，项目公司综合部通知城建档案馆对准备归档的工程文件进行检查、验收，由城建档案馆出具证明，否则不能组织工程竣工验收。

5.4 工程档案的移交办法和归档时间

5.4.1 项目公司综合部必须将在建项目工程的前期报批、审批完的文件材料原件及时交给行政管理部档案管理员，由档案管理员负责日常管理，日后集中统一

整理、归档、立案。项目公司综合部因工作需要，在向城建档案馆备案时，由项目公司工程部工程内业将全套工程资料转交项目公司综合部，再由项目公司综合部送交城建档案馆。

5.4.2 勘察、设计单位应在任务完成时将形成的有关工程档案整理立卷，建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件的完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后，文件移交给建设单位。由行政管理部档案管理人员在档案预验收前完成归档工作。

5.4.3 监理单位在工程竣工前，将各自形成的工程档案整理立卷后向建设单位移交。施工单位的工程档案在工程竣工前，由建设单位、监理单位根据城建档案馆的要求对档案文件的完整准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后，文件移交给建设单位。由项目公司工程部工程内业于档案预验收前完成归档工作。

5.4.4 项目公司综合部于工程竣工验收后三个月内，向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案（除竣工决算外），相关资料由项目公司工程部工程内业统一提供。

5.4.5 项目公司工程部工程内业于工程竣工验收后四个月内，向公司行政管理部档案室移交一套工程档案（除竣工决算外）。档案移交时，项目公司工程部工程内业填写工程档案移交目录（一式两份）连同档案一起，经行政管理部档案管理人员检查、清点无误后进行移交。交接双方应在移交目录上签字，各执一份以备查。

5.4.6 项目公司工程部的综合管理文件，由项目公司工程部工程内业每月定期将文件移交给总部行政管理部档案室。

5.5 工程档案的管理