效率效果：项目管理

工作任务完成好，这些方法有必要

在衣柜整理法中，我们会把工作划分为“行动、项目和将来做”三种清单。项目指的是需要我们和他人通力配合，且复杂程度较高的事情。项目工作因为比较复杂，花费时间长，且需要多人协同配合，需要会对其进行流程梳理，制定一个行动清单，便于我们一步一步的推动工作。对于一些重要的且复杂的项目，需要我们具备一些项目管理的技能，以便能达成效率效果双丰收的结果。

可以将一项工作任务分为：需求分析和目标制定、计划和分工、执行与落地、总结回顾四个阶段。下面我会结合辅导几位职场新人完成一次公司团建活动——平板撑比赛的案例，为大家分享四个阶段需要做哪些事情。

一、需求分析和目标制定阶段

了解任务相关人员（干系人）的需求，对需求进行分析，然后制定明确的任务目标。

干系人调研方法有以下四种建议

(一)经验判断法：依据对干系人的认知经验做分析判断，确定干系人的需求（通俗点说，就

是对于活动想要什么，不想要什么）。

(二)侧面调查法：通过与干系人密切相关人员或以往有过该干系人项目经验的人了解干系人

需求。

(三)直接调研法：直接向干系人调研（访谈法、问卷法、观察法等）主要问题：5W1H

(四)Sponsor调研法：识别和发现项目真实的Sponsor，在了解的浅层需求基础上，多问几

个为什么，挖掘深层次或最真实的需求。

完成需求调研后，我们会得到很多不同类别的需求，我们是不可能满足所有这些需求的。因此，要从需求调研的中多个需求中筛选出活动最终要解决的，比较关键的几个需求。取舍判断得标准可以是需求提出者的影响力，大boss的需求很可能要被有限满足嘛；实现后价值的高低，那些可以有更好成果、令大家更满意的需求，一定要挑选出来；也可以是受众的欢迎度、是否是大家都共同的需求；还可以需求满足的可实现性，即依据你的时间、预算、人力物力、任务难度等考虑。

经过前期的需求调研，平板撑任务小组分析和选择了以下需求：

活动发起人的需求：

1）活动发起者希望目标群体中对本次活动有较高的参与热度

2）活动发起者希望本次活动并非一次性比赛，而希望目标群体在不同阶段以不同方式投入到活动中来，目标是让大家养成健身的习惯

3）活动发起者希望本次活动组织有序，且有一定的趣味性

活动参与者的需求：

1）目标对象希望通过平板撑健身方式减肥或提升健康状况

2）目标对象期待开展活动的时间更为合理

3）目标对象期待本次活动兼顾知识普及、团队性与趣味性

已与以上需求，任务小组着手制定目标。最初他们制定的目标如下：

愿景目标：

帮助目标群体改善健康状况，告别久坐职业病，以强健的体魄和积极的精神状态更好地投入到工作中来；

帮助目标群体实现健身、减肥的个人愿望，迎娶白富美、嫁给高富帅。

表现目标：

在活动结束（3月30日）前，使90%的活动参与者深入了解平板支撑训练方式的规范动作及健身效果；

使50%的活动参与者亲身参与平板撑运动；

使30%的参与者能喜欢上平板撑运动，并在活动结束后持续锻炼。

行动目标：

组织健身科普或知识竞赛增加目标对象对平板支撑训练方式的理论知识；

通过视频互动、现场比赛等方式让目标对象亲身感受平板支撑的动作要领及实际效果；

以群宣导及知识推文的方式配合活动开展，让目标群体练的更有趣、更专业、更高效。

用前面讲到的目标制定方法来看，他们制定的目标还有很大的改善空间。不够SMART，不够具体化，不利用落地执行。修改后的目标为：

愿景目标：

1、普及平板撑运动，在活动对象中掀起平板撑健身运动风潮

2、举办一次趣味性好、实操性强且参与度高的平板撑活动

表现目标：

1、比赛期间每日晒照每日至少4组参加

2、平板撑知识竞赛各组得分在47分以上

3、60%以上成员在决赛前开始平板撑训练

4、80%以上成员比赛成绩在90秒以上，至少1组累计成绩在10分钟以上

行动目标：

1、赛前发布平板撑活动视频及推文，为活动造势

2、比赛期间安排每日晒照活动，并用红包奖励优秀者

3、设置知识问答环节，加深目标对象对平板撑的认识

4、决赛采用接力形式，增加参与人数

二、计划和分工阶段

平板撑任务小组首先使用了WBS任务分解的方法，将任务目标分解成一项项便于执行的小任务。

WBS任务分解提示：

1、每一项任务都支撑其上一层级任务的达成，所有的人任务都与达成项目目标有关。

2、最后一层级任务分解到相对独立且易于执行的程度。

3、分解完成后要注意区分一些任务的关系。第一种，有强制依赖关系，例只有先完成任务1，才可进行任务2，再只有才可进行任务3，如任务分解时未发现某种强制依赖关系，后期执行时可能会遇到阻碍。第二种，选择依赖关系，例如，任务7、8、9相对独立，此时我们可以依据以往最佳实践安排7、8、9三个任务的先后顺序，也可以依据工作需要安排，例如同事开展三个任务。理清任务关系，对制定工作计划，高效执行会有很大帮助。

然后任务小组制作了工作计划和分工表。

计划和分工表提示点：

1、一定要清晰的呈现任务名称、任务时间要求、任务负责人等信息，这样便于项目参与人了解项目，便于落地执行，便于项目管理者监督调整。

2、计划永远赶不上变化，所以在为任务确定完成时间时，对于关键或重要的任务，可提前提前量，让项目管理者更从容的面对变化。例如，关键任务A要求负责人张三在4月26日-5月1日完成，任务A完成后，任务B才可启动，李四完成任务B需要2天时间，且必须在5月4日提交。此时为了避免出现因张三完成任务A时间延后，导致李四无法按时完成任务B，我们需设定提前量，如要求张三提前两天开始工作或压缩工作时间。

三、执行与落地

项目管理工作中，制定细致的任务分解和工作计划，是为了减少项目过程中的不确定性，让项目更加可控。影响项目的因素特别多，而且很多因素是我们无法掌控或预料的，所以即使我们的任务分解和工作计划再细致，也总归会有不可控的情况出现。因此，有了良好的计划与分工，执行起来肯定比较轻松。但计划赶不上变化，执行过程还需要我们提前预估风险，并做好防范措施。