xxx建设项目档案管理办法

×××××建设项目档案管理办法

第一章总则

第一条为做好发电集团有限责任公司（以下简称集团公司）工程建设项目档案管理工作，确保项目档案齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规》(DA/T28—2002)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008)、《企业档案工作规》(DA/T42—2009)等标准、规，结合集团公司工程建设项目档案管理实际情况，特制定本办法。

第二条项目档案是经过鉴定、整理并归档的项目文件材料，包括建设项目从立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等各种形式的文件材料。

第三条本办法规定了集团公司建设项目档案的管理职责、项目文件的归档责任、项目文件的归档要求、项目文件的编制、项目文件的整理、项目档案的审核和移交。

第四条本办法适用于集团公司各产业新建、扩建、改建和技术改造等工程项目。

第二章管理职责

第五条落实项目档案领导责任制。按项目法人制要求，由项目建设单位牵头，组建有设计单位、施工单位、调试单位、

监理单位等参加的项目档案工作领导小组，负责协调整个建设项目竣工文件的编制和移交工作。

第六条建立健全项目档案管理体制。按集中统一领导，分级管理的原则，项目建设单位及各参建单位要建立各自的项目档案管理网络，明确一名公司(厂)领导分管项目档案工作，设立与项目建设任务相适应的档案专门机构，配备具有相应档案专业知识和业务技能的专、兼职档案管理人员，负责各自项目文件的收集、整理、归档和移交工作。

第七条建立健全项目档案工作各项管理制度。项目建设单位在项目建设伊始，应按国家、行业有关档案管理规定，制定适合本项目的档案管理制度，对项目文件的收集、编制、整理及项目档案的验收与移交进行全过程的监督、检查与指导。建设项目档案管理的主要制度有：归档围、分类标准、保管期限、领导责任制、岗位责任制、技术(图纸)资料管理制度、竣工文件编制要求、整理办法、档案移交要求以及工程档案利用借阅制度等。

第八条加强项目档案的前端控制。加强项目档案控制的重要措施就是合同控制和支付控制，这是保证项目档案完整、准确、系统的重要手段。项目建设单位在签订项目设计、施工、监理合同、协议时，应设立专门条款，明确规定各参建单位的归档责任、归档时间及移交档案的容、套数、费用、时间、质量等要求和违约责任。支付控制就是在合同付款时加以控制。建设单位财务部门在合同付款时，“合同付款审批单”要经过档

案部门审核会签，在核实相关资料归档后，档案部门签署付款意见，财务部门方予以结算。

第九条加强项目档案的过程控制。建设单位应加强项目档案编制培训工作，档案部门在工程整体开工前可组织各参建单位进行档案培训，培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发《工程档案管理实施细则》，做到项目开工之初，各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法。同时在工程进展中不定期开展项目档案编制现场检查、指导，督促各参建单位竣工文件的编制工作，保证项目档案与工程建设同步管理。

第十条档案部门或档案人员参加设备开箱验收。根据档案工作“四参加”管理办法，项目建设单位档案部门或档案人员应参加设备到货后的开箱验收，确保设备资料在开箱后及时收集归档，保证项目文件的齐全、完整。

第三章项目文件的归档责任

第十一条项目文件的归档责任

(一)建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件，设备、工艺、涉外、专利及商检索赔文件，以及竣工、试运行、竣工验收文件，负责接收项目全部档案。

(二)勘察、设计单位负责收集、积累勘察、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。

(三)施工、调试单位负责收集、积累、整理项目施工安装、调试及设备消缺等形成的文件材料，并按规定向项目建设单位

移交。

(四)监理单位负责收集、积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件的收集、积累和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证等文件材料。

(五)项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；总承包单位按规定向建设单位提交全套完整、准确、系统的符合档案管理标准的项目档案。由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累、整理其承包项目的全部文件材料，并应及时向建设单位移交。

第四章项目文件的归档要求

第十二条项目文件的质量要求

(一)归档的项目文件应为原件。因故无原件的可归具有凭证作用的复制件（需在复制件上加盖原件单位的公章）

(二)归档文件应完整、准确、系统、有效，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印、复印、扫描等）的标定质量要求。

(三)归档文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

(四)文字材料字体、字号应统一。易褪色材料形成的长期、永久文件（如复写纸、热敏纸等）后应附一份复印件。

(五)非纸质文件归档时，应与其文字说明一起归档，如照片、光盘、录音录像等。

(六) 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

第十三条项目文件的归档时间

(一) 各类项目文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集归档。引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

(二) 除受委托进行项目档案汇总整理外，各施工承包单位应在项目实体完成后三个月将项目文件向建设单位归档，有尾工的应在尾工完成后及时归档。

第十四条按照项目档案管理的有关规定，项目文件归档份数有以下几种情况：

(一)归档文件一般一式一份。凡重要的、利用频繁的或有专门需要的可适当增加份数。

(二)编制的竣工图一般为两套，或根据合同约定份数归档。建设项目主管单位需要接收的，按主管单位的要求增加一套竣工图。

(三)各参建单位移交的项目竣工文件必须是二份原件及对应的两套电子档案（使用不可擦除型光盘），电子版应扫描成PDF(*pdf)格式。

第五章项目文件的编制

第十五条竣工文件编制要求

(一)项目竣工文件是指项目竣工时形成的反映施工(建筑、