企业物流业务外包中存在的问题及解决方法

企业物流业务外包中存在的问题及解决方法作者：程凯媛

来源：《物流科技》2009年第02期

摘要：文章通过大量的调研实践，将物流业务外包的各种情况作了归纳介绍，通过分析物流业务的外包方即客户(制造)企业和承接外包业的第三方物流企业，指出企业物流业务外包中存在的问题，并进一步指出通过外包前的审计来降低风险，提前发现和解决外包过程存在的问题，提高外包的成功率。

关键词：外包；问题；对策；审计

中图分类号：F272文献标识码：A文章编号：1002-3100(2009)02-0121-02

当“物流”这个概念刚刚被引人中国的时候，各地纷纷掀起了“物流热”。在多数人对“物流”一知半解的情况下，物流从业人员迅速增加，人们纷纷加入到物流行业里来，共同挖掘这个中国市场的第三利润源。经过十几年的探索学习，中国的物流作为一个新兴的服务行业，已经有了很大的发展。随着对物流业务的熟悉，人们逐渐认识到，优化供应链管理中的“物流外包”将是今后一个阶段物流业发展的重点。

物流外包来自优化供应链管理中降低企业成本的需求。很多企业在没有对外包以及外包管理进行充分研究的情况下纷纷将自己的物流业务外包出去，并且在物流外包中摸索着有中国特色的管理方法。于是有的企业成功了，但更多的企业以失败而告终。

物流外包按照客户(制造)企业将业务外包的时间阶段可以分为两种情况：一是客户企业成立初期即将物流业务外包；二是客户企业阶段性运作后(即企业处于成长或成熟阶段)将物流业务外包。第一种情况下的外包对第三方物流企业来说较容易运作，因为客户企业和外包业务同一阶段建立，物流企业可以和客户共同探讨。充分介入外包业务的建设，使之与客户企业和物流企业本身相匹配，通过一段时间的运营，物流企业一般可以处于主导地位。而第二种情况则不同，客户企业自己运营一段时间后选择将物流业务外包，一方面该物流业务可能存在严重的管理问题，另一方面客户面临市场竞争压力需要更进一步的降低成本，提高物流效率，因此对第三方物流企业外包的期望和要求较高，在这种情况下不具备竞争优势的第三方物流企业很难将外包业务进行到底。

目前，提供第三方物流服务的企业，其前身一般是运输业、仓储业等从事物流活动及相关的行业的企业。从事第三方物流的企业在委托方物流需求的推动下，从简单的存储、运输等单项活动转为提供全面的物流服务，其中包括物流活动的组织、协调和管理、设计建议最优物流方案、物流全程的信息搜集、管理等。

外包作为企业的战略决策，需要考虑多方面的因素。站在客户的角度上来讲，选择合格的供应商(即外包业务承包商)是关键。很多企业将外包失败的原因归结于供应商，比如供应商专业水平低，效率不高；供应商缺乏诚信和服务意识，等等。其实，外包需要客户企业和供应商之间充分合作，而不仅仅是客户企业从供应商处购买服务。

国内众多制造企业和物流企业中对外包的风险评估过于草率和简单。制造企业认为只要将物流业务外包出去，就一定能降低成本；物流企业以为只要接到外包业务就能盈利。而这两种观点都是不完全正确的。

我们先来了解一下外包的盈利过程：

某制造企业运营自己公司的物流业务(主要为运输和仓储)，每个月的成本为2万元，将业务外包出去，假定该公司期望将成本降低至1.5万元。该外包业务在物流企业的运营下，成本在1.5万～2万元之间，物流企业会亏本；成本在1.5万元，物流企业持平；成本在1.5万元以下，物流企业才能盈利。在这种情况下，物流企业必须具备很强的专业技术和管理水平，通过整合改进既有的物流体系，才能降低成本，达到盈利的目标。

外包一般分为三个阶段：接手阶段、调整阶段和盈利阶段。物流企业在接手外包业务之初一般选择按照业务原有的模式运作，保持整体的稳定性，特别是对于一些大型的外包项目，对业务的改进一般会设定几个阶段来完成，也是考虑到一个平稳过渡的问题。在接手阶段通常也会暴露外包业务的一些问题。物流企业在充分了解外包业务的基础上，对调整阶段的工作做出合理的规划。调整阶段对物流企业非常关键，决定了物流企业能否成功运作外包业务。在这个阶段有很多问题需要和客户企业沟通解决，如果客户企业不配合或者物流企业的改进措施因为与客户企业的其他规定相矛盾而得不到解决，物流企业将很难进入到第三阶段即盈利阶段。事实上很多外包业务在第二阶段就以失败告终。例如某物流企业希望改进外包业务中的运输流程。但改进建议与客户企业的运输安全管理规定有冲突，在多次协调不成功的情况下，该物流企业只能继续原先的流程。

另外，物流外包涉及很多方面。包括：人员的安排、现有设备、系统等资源的处理等，这些都是第三方物流企业面临的问题。从这方面讲，物流外包可以分为两种形式：一是纯粹的业务外包；二是业务以外附带客户(制造)企业人员、系统和硬件设施的外包。前一种形式的物流外包可以充分利用物流企业的优势资源，外包较易成功。后一种形式情况相对复杂。物流企业在接手外包业务之前和以后都需要做很多工作。

外包失败的原因有很多，其中一个主要的原因是物流企业在外包前对外包业务缺乏充分了解和评估。物流企业在外包业务的谈判中常常处于被动，对外包业务的状况仅限于客户企业的介绍，而客户企业在更多情况下将自己外包的期望和要求放在首位，不介绍或简单介绍外包业务的运作情况，有的根本不提及业务存在的问题。当物流企业正式接手业务后一段时间，各种各样的问题就暴露出来了。

避免这一类问题的有效方法是外包前进行外包业务审计。那么审计由谁来做呢?物流企业作为供应商，考虑到已有的以及将来与客户的关系，很难对客户进行严格的审计，审计往往会流于形式。为此，我们建议选择第三方的物流咨询公司或者物流咨询顾问对外包业务进行审计。

审计的好处在于，一方面我们可以通过审计来了解外包业务运作现状、存在的问题、内部人员结构及人员关系等，特别是对于物流业务以外附带客户(制造)企业人员、系统和硬件设施的外包，这一点显得尤为重要。另一方面，物流企业可以从审计的结果来确定外包后的管理模式、人员的安排以及外包过程中的成本核算。对所要外包的业务有一个深入的了解，避免和减少外包的风险。对于客户企业而言，即使审计后不选择外包。也可以通过审计对自己的物流业务有较客观的评估和认识。

如何对物流外包业务进行审计呢?从内容上讲，主要包括两个部分：即主观性测评和客观性测评。主观性测评采用不记名形式，内容涉及：(1)外包的物流业务部门与客户企业其他部门之间的协调；(2)外包的物流业务部门与外部企业和单位的协调；(3)外包的物流业务部门内部的凝聚力、沟通及合作性(团队精神)。客观性测评因外包业务不同而有所不同，按物流业务管理模块进行测评，以数据形式来体现测评结果，主要涉及：(1)业务文档的管理；(2)流程的完善性；(3)业务团队的组织结构和工作分工；(4)业务量及差错率。

物流外包业务的审计从流程上讲分为三个阶段：第一阶段，提交审计方案。审计方案和方案实施时间需通过物流企业和客户企业的认可。第二阶段，审计。实施审计可以由第三方物流咨询公司或物流咨询顾问独立进行。也可由物流咨询公司与物流企业、客户企业共同参与进行。第三阶段，由第三方物流咨询公司提交审计报告，物流企业和客户企业可以共同讨论审计结果，拟定和调整外包方案。