归档范围和保管期限(8号令)讲解

果，简报，快报
永久
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
1.2重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成
的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总
结
30年
1.3讨论未通过的文件
10年
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检 查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、 主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议 的文件材料
要文件材料； （8）同级机关、下级机关关于重要业务问题的
来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
二、机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限的含义
2.定期保管的文书档案主要包括： （1）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； （2）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件
材料； （3）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； （4）本机关一般性事务管理文件材料； （5）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、
4.按照新的《规定》，对各级机关向同级综合档案馆 移交文书档案范围做出相应调整：各级机关向同级 综合档案馆移交永久、30年保管期限的文书档案， 10年保管期限的文书档案由各机关自行保管。
5.与纸质永久、30年保管期限文书档案相对应的电子 文件，依照《青岛市电子文件归档与管理规范（试 行）》要求进行收集、整理，并按规定时间移交同 级综合档案馆。
二、机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限的含义
(3) 同级机关的文件材料中，不需贯彻执行 的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
(4) 下级机关的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
二、机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限的含义
3、确定本机关归档范围时应遵循的原则 第一，要使归档保存下来的文件材料，能够全面、
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总 结、统计、重要专题报告等文件材料。
二、机关文件材料归档范围和文 书档案保管期限的含义
强调：
在编制本机关或本系统文件材料归档 范围和文书档案保管期限表时，应全面分 析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实 作用和历史作用，合理界定文件材料归档 范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分 档案保管期限。
一、规定颁布的重要意义及市档案局对市 级机关的要求
（三）市档案局的具体要求 市档案局制发了《关于转发国家档案局《机关 文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 的通知》(青档字〔2007〕1号)，提出贯彻意见。
1.《规定》适用于青岛市各级党政机关、民主党 派、人民团体及各级人民政府直属工作部门所 属的独立承担行政管理职能的机构、文化事业 单位（以下统称机关）。企业、事业单位根据 各级档件材料归档范围和文书档 案保管期限的含义
（三）文书档案保管期限的划分
机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
永久保管的文书档案，在本机关保管20年后要向国 家档案馆移交，从形成、整理要便于将来向档案馆 移交，确保有永久保存价值的文书档案得到有效保 存和保管，为国家积累历史财富和文化财富。
准确地反映本机关的主要职能活动和基本历史面貌， 维护党和国家历史的真实面貌。
第二，要使归档保存下来的文件材料，既完整， 又精炼，减少庞杂臃肿现象，为档案工作打好基础。
第三，要使归档保存下来的文件材料，能够满足 机关和各项工作查考利用的需要。
二、机关文件材料归档范围和文书档
案保管期限的含义
4.过去归档工作中存在的问题：
定期保管的文书档案一般分为30年、10年,其中10年 保管的档案主要由机关自己留存，备机关日常工作 查考利用，到期经机关鉴定销毁即可。
二、机关文件材料归档范围和文书档案保 管期限的含义
1.永久保管的文书档案主要包括： （1）本机关制定的法规政策性文件材料； （2）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的
(4) 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
二、机关文件材料归档范围和文书档
案保管期限的含义
2.机关文件材料不归档范围是：
⑴上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办 理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的 文件材料，供工作参考的抄件等；
⑵本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价 值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修 改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不 需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部 互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位 职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
⑶室藏档案结构不够合理。文书档案较多，而专 门档案偏少；从室藏档案载体形式看，普遍存在 纸质的档案较多，而其他载体如数据库档案、音 像档案偏少。
二、机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限的含义
强调：
凡属机关各处室工作活动中形成的 文件材料，只要具有保存价值的，都应 列入归档范围和文书档案保管期限表， 必须按有关规定向本机关负责档案工作 的部门移交，实行集中统一管理，任何 个人不得据为己有或拒绝归档。
二、机关文件材料归档范围和文书 档案保管期限的含义
(二) 文件材料的归档范围和不归档范围 1. 机关文件材料归档范围是： (1) 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本
机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文 件材料； (2) 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料； (3) 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
贯彻国家档案局第8号令
机关文件材料归档范围文书档 案保管期限规定
青岛市档案局监督指导一处 2013.5
主要内容
1.规定颁布的重要意义及市档案局对市级机 关的要求；
2.机关文件材料归档范围和文书档案保管期 限的含义；
3.机关文件材料归档范围和文书档案保管期 限表。
一、规定颁布的重要意义及市档案局 对市级机关的要求
7党和国家领导人、上级机关、上级领导、人大代表、 政协委员检查、视察本地区、本机关工作时形成的 文件材料
7.1指示、讲话、题词，照片、录音、录像 永久
7.2其它的
30年
7.3本地区、本机关工作汇报材料
2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人
讲话、讨论通过的文件、参加人员名册
永久
2.2讨论未通过的文件
10年
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办
公会的纪要、会议记录
永久
4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、
主要文件材料； （3）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； （4）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、
批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
二、机关文件材料归档范围和文书档案保 管期限的含义
（5）本机关机构演变、人事任免等文件材料； （6）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同
协议、资产登记等凭证性文件材料； （7）上级机关制发的属于本机关主管业务的重
批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
二、机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限的含义
（6）上级机关制发的属于本机关主管业务的一 般性文件材料；
（7）上级机关和同级机关制发的非本机关主管 业务但要贯彻执行的文件材料；
（8）同级机关、下级机关关于一般性业务问题 的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材 料；
简报
30年
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
5.2本机关协办的
5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、 总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年
5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的
复制件或副本
10年
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文 件材料
二、机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限的含义
（一）机关文件材料的含义：
1.机关文件材料：指机关在其工作活动过程中形 成的各种门类和载体的历史记录。
2.从门类上，机关文件材料可以分为文书档案、 照片档案、音像档案、实物档案、专门档案（含 会计档案）
3.从载体上，可分为纸质、磁性、电子等载体文 件材料 。
三、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议， 工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人
讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、
公报、主席团会议记录；大会发言，人大代表建议
和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结
一、规定颁布的重要意义及市档案局
对市级机关的要求
6.各机关文书档案收集、整理执行新《规定》后，现用 “归档章”不再更换，保管期限30年的对应为长期，10 年的对应为短期，档案编号方法为：依据归档文件的排 列顺序，一个机关每一年度永久、30年、10年保管期限 的归档文件分别从“1”编制流水件号，第二年重新从 “1”另编。
⑴归档内容不齐全。忽视了本机关没编文件字号 和非“红头”文件等材料归档。
⑵“文书档案”与“人事档案”概念混淆。国家 公务员统计年报、国家公务员考核统计年报、机 关事业单位工作人员工资统计年报、事业企业单 位管理人员及专业技术人员基本情况统计年报、 中国共产党党内统计年报，本机关党员、职工花 名册等没有归档。
为一，具有一表两用的功能。 2．改革了文书档案保管期限划分方法。 3．突出了立档单位的主体地位。 4．对一些档案的保管期限作了适当调整。 5．加大了档案行政管理力度，将 “备案制”
改为“审批制” 。
一、规定颁布的重要意义及市档案局 对市级机关的要求
6．条款充实了一些新领域的文件材料
增补了“行政管理、执法活动中形成的文 件材料”、“房产、土地所有权和使用权的文 件材料”、“职工承租、购置本单位住房的合 同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中 形成的综合性报告、调查材料”、“人事考核、 职称评审工作文件材料”、“保卫部门的安全 检查、调查记录”等多项条款。
6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、
议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告
（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，
会徽设计
永久
6.2代表发言材料、 交流材料、简报、新闻报道
30年
6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代
表登记表、接待安排
10年
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
2.市直机关2006年度文书档案保管期限划分仍按 原规定执行，2007年度文书档案整理全面执行 新《规定》。
一、规定颁布的重要意义及市档案局
对市级机关的要求
3.凡属机关归档范围的文件材料，必须按本机关文件 材料归档范围的规定向档案部门移交，实行集中统 一管理，任何部门、个人不得据为己有或拒绝归档。
（一）意义 1.《规定》“以”令的形式发布，是一部部门
行政规章，具有法规效力，是依法治档的 重要依据。 2.《规定》的发布实施将有力促进机关档案 基础业务建设。 3.《规定》的发布实施将有力推动国家档案 资源建设。
一、规定颁布的重要意义及市档案局对 市级机关的要求
（二）《规定》与过去文件相比的变化 1．《规定》将1987年颁发的两个业务文件合二
7.各机关形成的科技、照片、多媒体、实物、会计及其他 专门档案的归档范围和档案保管期限，按有关规定执行。
一、规定颁布的重要意义及市档案局 对市级机关的要求
8.机关应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、领导批示意 见的文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
9.各机关要根据《规定》，结合本机关职能和各部门工作 实际，对本机关的文件材料归档范围进行修订，并重新 编制文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审 查同意后执行。
总结、决议、决定、纪要
永久
4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表
5机关联合召开会议的文件材料
5.1本机关为主办的
5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、
讲话、总结、决议、决定、纪要
永久
5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、