《管理学》：控制过程一般有哪些步骤1

MBA课程名称：《管理学》

题目：控制过程一般有哪些步骤1

正文：

控制职能是管理活动中的五大基本职能之一。控制就是检查工作是否按既定的计划、标准和方法进行，发现偏差，分析原因，进行纠正，以确保组织目标的实现。根据预定的目标或标准探查偏差给予更正的过程（正式控制模型），需要6个互相联系的步骤：

1.限定子系统的范围

要制定一项正规的控制措施，首先就要明确是为谁制定的，目的是什么，即确定子系统的边界。也就是我们要控制的范围，因为一个生产过程有多个环节，要控制的自然也涉及多个环节，每个环节都需要控制，所以每个控制都要明确一个范围。例如，造酒厂对投入进行控制，其控制范围就是造酒投入的原料、时间、温度，并对这个过程各阶段抽样化验；而对产出的控制，就是要把控制好酒的存储。

2.识别所要测量的特性

在控制过程中必须识别所要获得的信息种类。若建立正式控制过程，需要较早地确定以下内容：1能够被测量的特性是什么？2获得与所期望的目标相关的每个特性信息的成本如何？3是否每个特性的变化都影响子系统达成目标？

在识别所要测量的特性后，就要把那些能够测量的特性挑出来。这时，选择原则或帕累托（Vilfredo Pareto）定律就很有帮助。这个定律认为，在任何一群被控制的元素中，少量的元素总是能解释大量的结果。比如造酒过程中，影响酒质量的因素很多，但主要因素是水、温度、时间，这3各因素控制好了，就能最大程度保证酒的质量。控制好少量的但关键的要素，就能最大程度控制好该目标，这些要素足以说明结果中的主要内容。正如哲学中提到的，抓住主要矛盾以及矛盾的主要方面。

3.订立标准

标准是衡量实工作绩效的依据和准绳。所以要定立控制的标准。标准最好是定量的，能量化的。如果有些不容易定量，例如工作作风、态度等，这些虽然难以量化，但仍然应该提出一些定性的标准。如果没有标准，就无法进行控制。例如上班考勤控制，上班具体时间钟点（例如定为北京时间8:30）就是控制的标准，界定迟到与否就以此标准，甚至迟到到什么程度则扣当天的工资也需要有标准界定，否则考勤控制就无法进行。

4.收集数据

收集数据是为了获得每个预定特性的度量情况。数据收集工作可以由人来做也可以由机器来做；数据既可以由施加控制的人来收集，也可以由被控制的人来收集。如果由被控制的人来收集有时候会有失真的情况，特别是数据用作奖罚时就更容易出现隐瞒、歪曲等失真情况。例如上班考勤，如果由员工自己填写上班时间，以此来收集数据，并以此数据作为考勤的奖罚，这时员工就容易隐瞒迟到现象，所以现在都改用考勤打卡机、IC门禁卡考勤等机器方法。数据收集工作，管理层为了得到高质量的数据与信息，可以建立专门的部门来从事该工作，例如审计部门、统计部门等。要针对目的来收集数据，不同部门根据分工收集数据的目的也不同。

5.衡量绩效

所谓衡量绩效就是找出实际工作情况与标准之间的偏差信息，根据这种信息来评估实际工作的优劣。只有将实际工作成果和标准进行对比，才能对业务活动进行客观的公正的评价。但也不应把实际工作成果简单地理解为某项工作或某个项目的最后结果，有时它可能是中间过程或状态本身。控制的目的不是为了简单地衡量绩效，而是为了衡量与检查是否达到了预定的绩效。所以控制过程中要预测可能出现的偏差，以便控制未来的绩效。

6.诊断与更正

诊断包括估价偏差的类型和数量并寻求产生偏差的原因。诊断后，就应采取措施来更正实际工作结果与标准之间的差异。并不是任何偏差都需要采取更正行动，也不是任何人都能采取更正行动，尽在偏差较大又影响到目标时才需要采取行动。也只有被授予权力的人员才能采取行动。产生偏差的原因可能是复杂的多样的，所以在更正行动之前必须仔细分析产生偏差的原因，要找准原因，对症下药地更正。

以上是控制一般需要的6个步骤。在实际控制中，并不是每次都要经过上述6个步骤。在许多情况下，限定子系统的范围、识别所要测量的特性以及订立标准这3个步骤只需一次完成，以后很少变动。在衡量绩效后如果没有偏差就让活动继续进行，再收集进一步活动数据；如果衡量绩效时发现偏差，就要诊断问题、分析偏差产生的原因并给予更正，让更正后的活动继续进行，然后再收集进一步的数据，如此往复，直到需要重新限定子系统范围或重新需要识别所测量的特性，或重新需要订立标准时为止。