泛微协同办公系统知识文档管理解决方案

e-Document: 知识文档管理

e-Document，创建知识积累、共享、利用和创新的平台。

1.问题的提出

作为公司最大财富的知识，没有得到积累、共享和利用，并且随着人员流动而丧失。我们需要从不同的地方收集信息：打电话，找文件，等待他人帮助，接收电子邮件和备忘录。但是，这种信息获取方式取决于个人能力，以及他人是否愿意提供。总之，获取信息的效率太低。现在，很多公司致力于使用群组和网络技术实现对数据库的快速、便捷的访问――但信息仍然需要被复制，企业仍然需要维护不同的数据库。

2.解决方案

e-Document的解决方案：搭建知识积累、共享、利用和创新的平台。

●人们可以将宝贵的时间用在分析、判断、解释信息和采取行动上，而非最基础的收集信息上；

●市场信息、管理经验、专业技能，无论是成文的信息、还是脑海里的构思，皆可发布、分类和

归集；

●强大的搜索、个性化的分发，随时随地可迅速获得需要的信息和知识；

●一人对一人的交流，或多人对多人的沟通，充分运用群体智慧，知识在分享中得到更新。

3.模块架构

各种来源，各种格式的知识文档，都可以上传或下载，并通过一定的流程发布到公司知识库；知识文档分类存放后，员工可根据文档、目录的权限，以及搜索引擎很方便的利用知识库内的信息，同时系统可根据相关的设置将知识发送到不同的门户：包括内部门户、外部门户（外部网站，客户门户，分销商门户和供应商门户），这样可以为不同的部门和不同的用户提供个性化的信息。

4.模块综述

e-Document提供了全面的知识文档管理的框架，对知识进行完全规范化的组织，并允许用户在任何地点和时间编辑、存储和创建任何类型的文档；

e-Document可以管理内部和外部网站，并针对不同的目标用户制订不同的网站内容，通过与信息门户的结合，用户获得完全个性化的界面和内容服务；

e-Document维护动态的知识库，用户可以自由地就某个主题进行广泛的讨论以获取信息和经验，同时，也可以利用已有的知识库对自己的知识进行补充，还可利用各种知识管理工具提升对知识的分析、利用；

e-Document严格的安全限制和完备的日志功能，保证文档的读取和操作的安全性；

e-Document与其他模块的协同工作，完整地管理文档从创建、维护、审批、分发、归档的整个生命周期。

5.功能简介

⏹基础功能

•规范的知识文档管理

e-Document采用中央数据库，所有应用和数据集成在一个信息管理平台之上，并以统一的用户界面提供给用户。

➢统一的文档数据库，方便进行管理

➢根据企业的实际情况制定相应的知识文档目录结构

➢为目录设定相应的管理权限，具有权限的人可以对目录进行编辑等操作

➢对目录的属性进行定义，包括发布、回复、共享、创建、审批、移动等操作权限，以及附件、模板、信息链接等属性，发布在此目录下文档自动获得此属性

➢定义各种模板，包括文档模板、邮件模板、新闻页模板、用户显示界面等

➢各种结构化和非结构化的文档的管理，例如公文、表单、网页、扫描文件等都可以得到有序的管理

➢可设定文档的查看、编辑、发布等操作权限

➢可设定文档的下载、复制、打印等操作权限

➢对文档进行移动、复制等操作，使得文档的排布更为合理

➢可以对文档的关键字进行自由的升序或者降序的排列

➢统计、监控等功能对文档发布、阅读等情况作出分析

（文档目录）

（文档列表）

•以各种形式创建

e-Document与office的功能集成可以在线轻松编辑各种形式的文档。

➢集成office组件，可发布HTML、WORD、EXCEL等各种形式的文档

➢在线编辑文档，并集成电子签章、痕迹保留、公文收发等特性

➢可预先设置固定的文档模板并导入

➢插入多个附件

➢对文档的排版和格式进行编辑，如不同的颜色和字体显示、加入页眉、图片、表格、超级链接等

➢回复别人的文档；设定别人对自己文档回复的提醒功能

（新建文档）

（在线编辑）

•以各种形式发布

e-Document提供多个发布出口方便用户根据实际情况进行选择。

➢提交、草稿、预览、待审核等多种发布方式

➢选择将文档保存在合适的目录下，或者以标题/主页形式发布到内部或者外部网站上，或者发布到特定的信息门户中去

➢可建立个人文档库，并设定文档被访问的权限

•建立并维护内外网站

通过e-Document可以维护企业的内外网站。所需做的只是完成页面的定制，发布含有链接的文字和图片

➢对内外网站的统一管理，进行网站的格式、页面和内容的订制

➢文档发布后自动在相应的网页上显示

➢和企业信息门户结合，可以建立多个站点及这些站点的形式和发布的内容，每个站点对应一个目标访问组

（公司新闻）

•以各种方式共享知识文档

所有的用户都可在系统中进行知识文档的高度共享，有价值的信息被迅速的传递和利用。

➢通过文档目录查看

➢通过内外网站查看

➢通过“最新文档”查看最新创建的文档

➢通过快速搜索或高级搜索查看

➢通过知识地图迅速获得需要的知识文档

➢通过与即时通讯、工作流程等文档推送机制获得知识文档

➢文档的批量共享

➢通过文档订阅查看

（文档订阅）

•虚拟目录

虚拟目录为用户提供了一种除文档目录以外的文档组织形式，用户可以按照自己的习惯从多维度创建、管理和使用知识文档。用户可以在权限允许的情况下，将文档列表中的部分或全部文档直接导入自己的虚拟目录下。

（虚拟目录）

•文档操作权限管理