合同、档案、资料管理

合同、档案、资料管理

1. 目的

为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险，现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。

2. 范围

适用于公司各类档案管理。

3. 定义

无

4.职责

4.1. 法务监察部

4.1.1. 负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。

4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。

4.2. 行政人事部

4.2.1. 负责公司档案管理制度的制定工作。

4.2.2. 负责公司重要档案的保存、监管工作。

4.2.3. 负责对各单位档案管理的检查工作。

4.2.4. 负责合同预警的工作。

4.3. 总经办

4.3.1. 负责各层级合同的审批工作。

5. 工作程序

5.1.档案分级管理

5.1.1. Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类

档案、法务监察类档案、工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》。

5.1.2. Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及

员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程

质保金、业主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案

目录结构及归档范围》。

5.1.3. 各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。

5.2.重要档案管理

5.2.1. 证照保管

5.2.1.1 公司证照由总部行政人事部保管存档。

5.2.1.2行政人事部建立更新《证照备案明细表》,每年3月至6月公司证照

年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责

检查备案。

5.2.2. 合同及档案资料管理

A. 合同管理

a. 需要签定合同的项目

a）. 收款合同类：经营收款总金额1000元以上必须签订合同。

b). 付款合同类：付款金额1万元以上必须签订合同。

B.合同的草拟

a. 各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。

b. 在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括

对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。

c. 所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的，要参照规范文本。

d. 公司日常行政管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同

人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。

e. 合同联办按流程审批完成后方可签订。

C. 合同签订

a. 合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司

的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件；

若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。

b. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印

四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托

书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。双方均不得使用财务章

或部门印章签订合同；若对方为个人时需要对方当事人签字按手印，

并落款个人身份证号、联系方式。

d. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印

四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）

并盖章后，交行政人事部行政内勤处。

e. 合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在2个工作日

内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章

手续办理工作。

f. 合同签订部门负责合同的传递。合同双方签字盖章完毕后，合同签

订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容

涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。

D.合同执行

a. 合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。合同

内容涉及到的各部门是合同执行的第一责任部门，所有经营管理活

动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要

求合同签订部门进行支撑。负责管理合同的部门，要定期了解、检

查合同执行情况，协调解决执行中的问题。根据需要，重要的经济、

零星施工合同，在执行中须定期将合同执行情况，向总经理汇报。

在合同执行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改，都必须按合

同草拟签约的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款

和增减合同总造价。

b. 各部门提请已签订合同的业务审批事项时，必须将合同作为附件，

各级领导审批业务时，必须以合同为依据。

c. 各部门应有专人登记应收款台账并与财务管理部定期核对。

d. 总部综合管理部、品质部负责对合同执行情况的监督指导。

e. 财务管理部负责对经济合同执行情况的监督检查，所有经济合同收支

必须以合同条款为依据，对于不符合合同规定的付款可拒付。

f. 财务管理部应建立收款合同管理台账，并下发各相关部门执行。财务

管理部负责对台账登记人员进行定期培训，对台账登记的准确性、完

整性、及时性进行监督检查，对应收未收款项及时预警、及时催收。

g. 台账的主要内容应包括但不限于：序号、合同号、经办人、对方单位、

签约日期、合同标的、标的额、合同收款日期、实际收款金额、实际

收款日期、备注等。

h. 合同执行过程中，凡涉及到合同条款变更的，必须按合同签订流程

签订合同变更补充协议。如遇合同对方无任何告知强行终止合同的，

必须于终止合同2日内提交合同终止情况说明，与合同一起归档。

i. 总部合同终止情况说明需经部门第一负责人、财务管理部第一负责人

品质部负责人签字确认并报总部行政人事部备案。

E. 员工合同及档案

a. 包含内容：管理人员人事档案及劳动合同、基层员工人事档案及劳务派遣合同（返聘）。

b. 保管责任人：基层员工人事档案及劳务派遣（返聘）合同原件以各管

理处为单位保管，合同保管责任人为人事管理员或行政内勤；合同一