浅论秘书人员的素养

浅论秘书人员的素养

孙浩然

（云南民族大学人文学院，云南昆明650031）

【摘要】秘书工作的基本规律，决定着秘书人员具备必要的能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养和政治素养。秘书人员必须努力提高自身素质和修养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手和参谋作用。

【关键词】秘书人员素质修养能力素养

秘书工作，大约是世界上事务最繁重，工作最紧张的职业之一。因此秘书人员需要一些特殊素质和修养。秘书人员必须努力提高自身素养，才能更好地为领导服务，充分发挥助手参谋作用。秘书工作的基本规律，决定着秘书人员应当具备必要的政治素养、能力素养、智能素养、心理素养、职业道德素养。

一、政治素养。

秘书工作是一项政治性很强的工作。因此，秘书人员首先要有良好的政治素养。秘书人员的政治素养，最根本的是在政治上与党中央保持一致，同时必须具备较高的理论水平和政策水平。

（一）、在政治上与党中央保持高度一致。秘书人员必须坚持党的领导，坚持社会主义道路，自觉地与党中央在政治上、思想上、行动上保持高度一致。它的主要标志是坚持四项基本原则，坚持改革、开放的总方针。

（二）、较高的马列主义理论水平和政策水平。秘书人员的工作经常涉及大量的理论问题和政策问题，要做好秘书工作，没有一定的理论水平和政策水平是难以胜任的。马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平理论是我们党制定一系列方针政策的理论基础，也是一切行动的指南。因此系统学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想是提高秘书人员各种素质的重要途径，特别对提高政治理论素质有直接作用。需要强调的是，要特别重视马克思主义哲学的学习，重点掌握唯物辩证法，掌握马列主义的立场、观点和方法，并且能运用这些立场、观点和方法去指导工作，在纷繁复杂的各种矛盾面前做出科学的决策。

（三）、政治素养的崇高境界——淡泊明志、乐于奉献。秘书人员除了在政治上与党中央保持高度一致，有较高的马列主义理论水平和政策水平外，很重要的一条是要淡泊明志、乐于奉献，不追求名利地位，不计较个人得失，甘当幕后英雄。通过卓有成效的工作，为建设有中国特色的社会主义贡献自己的一份力量。

二、能力素养。

秘书人员作为领导的参谋和助手，要积极主动地献计献策，要具备将自己的聪明才智融进领导者决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。秘书工作需要的才干不外乎是基本能力和专业能力。

（一）、秘书人员的基本能力

所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。

（二）、秘书人员的专业能力

所谓专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。

1、较高的文字水平。文字表达能力是秘书人员的基本功。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握写作规律。写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。

2、较强的组织能力。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。

3、理解与理会能力。秘书人员要有较高的理解能力和领会能力，关键是要听得快、听得清、记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应能力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的

品评力。

4、敏捷的应变能力。世界上的事物总是瞬息万变、不断发展的。人们办事的计划和预案，常常会与现实不大相。有时会突然变化，把原来的计划和预案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，迅速做出抉择，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。

5、广泛的社交能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力，又是处理人际关系的重要因素。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助，可以帮助秘书人员选取捷径，克服阻力，提高办事效率。

6、特殊技能。随着社会现代化程度的提高，秘书人员必须适应形势发展的需要，掌握现代化办公手段的技能。主要包括：微电脑技术、复印技术、缩微技术、摄影技术、录音录象技术、打字技术、速记技术、书法艺术、编辑技术、校对技能、驾驶技术。

三、智能素养。

秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。能力的高低决定智能的高低、强弱，智能是才干的基础。因此，要增强秘书人员的智能训练。要想增强智力，可以从五个方面入手：知识积累、思维训练、临机智力训练、记忆训练和反思能力。

（一）、知识积累。主要包括马克思基本理论、国际政治、国内政策、历史、文化、逻辑科学、领导方法、决策科学等等。此外，工作经验、社会阅历也是知识，而且是开发智力和才能的重要知识。这不是要求秘书人员对每一门知识都精通，而是要求对一般知识懂得一些即可，对有所侧重的知识要懂得很多、很深，这样才能做好秘书工作。

（二）、思维训练。人的智能高低，是由思维能力的开发程度决定的。若从认识论的角度来说，人的智慧，则是社会实践活动的结果。因此，加强智能训练的途径之一，就是积极参加社会实践活动。从秘书工作角度看，加强思维训练，应当加强语言能力、逻辑能力、思辩能力、认识能力、领会能力等诸种能力的训练。秘书人员不断同各种人员打交道，语言表达能力低，就会影响工作。逻辑能力、思辩能力、认识能力都是思维的基本功，都是思维能力的要素。训练思维能力，就是使人能熟练的运用逻辑思维辨别、认识事物的本质和现象，而这就是一种智能。领会能力也是秘书人员必不可少的智能。上级交代意图、布置工作要领会，下边汇报情况、请示工作也要领会。秘书人员必须反应快、领会准、才能正确贯彻意图，提高办事效率。

（三）、临机智力训练。临机智力包括了应变能力，但还不只是应变能力。而是在一切情况下所表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。它是以知识、经验和思维力作后盾的，并与心理素质、行为智能和精神状态密切相关。这些，一要靠思维开发，二要在实际工作中学习和锻炼。秘书工作内容丰富千头万绪，缺乏临机