中国科学院成都生物研究所基本建设项目档案建档规范【模板】

中国科学院成都生物研究所基本建设项目档案建档规范

1定义

基本建设项目是指经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。在此活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、图纸、声像等不同载体的记录均属于基建档案。

2归档范围及保管期限见附表1

3归档文件的质量要求

3.1文件应为原始件，不得擅自修改、剪贴或事后补制。

3.2文件必须纸质优良、字迹工整、线条清晰、图面整洁、得于长远保存。

3.3文件必须履行规定的签字盖章手续。文件图纸等必须与实物一致。

3.4归档的竣工图应逐张加盖竣工图章，履行签字手续。修改必须符合技术要求。有关的变更通知单和洽商记录均应归入相关的案卷内。

4立卷与整理

4.1立卷应遵循项目文件自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

4.2根据项目的性质分为工作用房和生活用房两大类，根据项目阶段、程序分为立项、设计、工程管理、施工、监理、工艺设备、财务管理、竣工验收、竣工图及声像电子文件十大类别（详见附表2）。

4.3案卷及卷内文件不能有重份，不同载体、不同保管期限的文件应分别组卷。

4.4保管期限分为永久、长期、短期，其中长期保管的档案保管期限不

短于工程寿命。

4.5文件一般采用左齐底齐、三孔一线的装订方法进行装订，每卷从1顺序编写页码。图纸在加盖档号章后可以“件”的形式，并按照手风琴式折叠为A4幅面装入卷盒。

4.6管理性文件按问题、时间或重要程度排列、同一事项目的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

4.7竣工图按专业组卷，按图号顺序排列。

4.8声像类载体的基建档案归入声像档案中，并相应注明参见号。

4.9拟写案卷标题，填写卷内目录、备考表，编制档号、件号。

5移交

5.1勘察、设计单位在勘察、设计任务完成后，施工监理单位在工程竣工验收前，将各自形成的应归档的项目材料移交本所基建项目现场管理人员，移交材料时，应编制清单，并办理交接手续。

5.2基建项目现场管理人员应根据基本建设特点及本所基本建设项目文件归档范围收集该工程的所有档案材料，做到完整、准确、系统，并在该工程通过竣工验收后一个月内，拟写移交清单移交综合档案室。

附表1

中科院成都生物研究所基本建设项目文件归档范围及保管期限表

附表2

中国科学院成都生物研究所基建档案分类方案

一、基建档案代号J

其中：

工作用房 1

生活用房 2

二、类目号：

►立项文件01

►设计文件02

►工程管理文件03

►施工文件04

►监理文件05

►工艺、设备文件06

►财务管理文件07

►竣工验收文件08

►竣工图09

►声像及电子文件10

三、档号设置

基建代号+工程代号+（类目号+案卷序号）

例：

J1.07-0102

案卷序号，表示第2卷＊

类目号，表示第1类，即立项文件

工程代号，表示第7项

分类号，表示基建档案的工作用房类＊案卷序号为同一类目号下的小流水编号。