存货内部控制的重要性及存在问题解析

236 2011. 03
理论探讨
存货内部控制的重要性及存在问题解析
程娜
石家庄东方城市广场有限公司河北石家庄050000
【摘要】存货作为一项重要的流动资产,一方面一定数量的存货有利于保障企业生产经营的顺利进行,但另一方面过多的存货不仅占用资金还会增加与存货有关的
各项开支如采购成本、仓储成本、管理成本等,因此存货管理的好坏也密整切关系到各个企业的盈利能力,因此存货的管理十分重要。

文章就存货管理的重要性及现代企业存
货管理存在的问题进行了分析,并提出了企业科学管理存货的建议。

【关键词】存货存货内部控制存货采购日常管理考评机制__
一、存货内部控制的重要性
存货的内部控制是企业经营活动中一项非常重要的活动,存货内
部管理控制效益的好坏直接关系到企业的经营效益和资金运作的质
量。

高效的存货内部控制可以减少企业物资浪费,进而保证会计核算
的真实性和完整性。

当前,我国企业存货的内部控制还存在不少问题,
这些问题急切地需要我们去关注和解决。

随着现代企业管理制度的
日趋完善,存货管理也成为现代企业管理的重要组成部分,进行存货管
理的目标就是尽力在各种成本与存货效益之间做出权衡,达到两者的
最佳结合,实施正确的存货管理方法,降低企业的平均资金占用水平,提
高存货的利用率及流动速度,从而提高企业的经济效益。

二、现代企业存货管理中存在的问题
（一）企业内部存货采购管理制度不够完善和健全。

企业的内
部控制非常重要,内控一旦薄弱,则会给企业带来一系列负面影响。

尤
其时存货的采购环节,采购是公司生产产品及维护正常运作而必须消
耗的物品,是公司成本控制的重点。

正因为目前一些企业存货采购管
理制度的不健全, 导致采购环节营私舞弊、采购成本过高、质量低
劣、数量及规格不达标等现象屡屡发生,也正是存货管理制度的不完
善,造成了企业存货资源的浪费,削弱了企业在市场中的竞争地位。

（二）存货的日常管理欠科学。

大多数企业,尤其是中小企业,在
日常存货的入库、数据核对、出库审批、以及存货的日常盘点
等日常管理事项上较为松散,最终导致存货资金成本占用过高、
存货结构不合理、存货周转速度过慢、存货管理不善造成损失过大
等一系列现象,尤其是企业库存量的偏高,不仅增加了存货的储存成本,
而且造成企业资金周转慢,一旦资金出现紧张,很容易出现产品价格的
“被迫”上涨,必然带来商品的积压,使企业陷人经营困境,限制了企业
的进一步发展。

(三)存货内部控制考评机制不够完善。

存货内部控制的考核评价
机制不够完善和科学,导致奖惩不分明,难以调动广大员工的积极性,导
致存货管理混乱及资源浪费。

三、加强存货内部控制管理的建议
（一）建立科学的存货采购内部控制制度
根据存货的业务流程,可以分为采购、库管、领用、盘存等多环
节,其中存货采购是重点,是控制企业成本的重中之重。

因此必须建立科学的存货采购控制制度。

1 、建立和实施制度化的采购管理程序
建立和实施制度化的采购管理程序,这是采购管理工作有效进行
的根本保证。

有法必依,违法必究,这是制度能切实贯彻执行的保证。

只有制度化了,才能在公司中用法治,而不是人治。

采购管理程序主要包括以下方面:
（1）规定采购条件。

明确采购人员对供应商的选择、采购物品
的质量、需求的满足保证等负完全责任,并明确采购主管对下属采购员的工作过程和结果的监控负责、采购物品必须是必需的不可或缺的,而且是无库存或库存不足以满足需要的。

采购物品必须适量,不得超标积压或不可用或根本不需用、采购物品的单价须为询价后合适的单价,而且力求是最低的单价。

执行价格不得高于公司核定价格或掌握的现行市场价格。

（2）明确分工。

明确采购员的权利和责任,使各采购活动有条不
紊并将责任归落到人,必须对公司的所有采购活动按类别进行明确分工并落实到相应采购人员,采购人员必须是该种采购的内行者。

（3）采购审批权限。

所有采购报价、采购合同、采购办理必须
先批准后实行,有效批准者是总经理。

禁止未经批准的采购事宜,但突发性或临时性急需物品(如工作中的机械突损部件、临时特采等)可以由财务部确认后即由采购负责部门采购,但请购单上须注明急购字样并说明理由,请购单由总经理补批。

（4）验收职能。

任何物品购入后须经非采购者本人验收并在送
货单上签名。

验收者必须核实进货的物品与订货单是否相符,对经手验收物品的品种、规格、数量和质量等与采购发票或采购约定所载之要求的相符性负责。

只有完全合格或经相关职能部门批准特殊放行的物品才准验收入库。

验收无误后,填制材料入库单,连同供应商送货单分送财务部作为结算货款的凭据。

为明确责任,结算凭据必须由采购员签名。

（5）退货与索赔。

为避免损失,采购回的物品由于质量、规格不符,采购部门须立即办理退货,无论货物是否退还给了供应商,均须立即书面通知财务部及时扣回相应款项。

凡检验结果为不良品的来料检验报告,物管部应分发至采购部门和财务部,以有效追踪,不致有遗漏退货扣款事项的发生。

采购约定中必须明确索赔条款,对因供应商供货期间、数量、质量或相关原因未达到约定条件而产生的直接损失和因此面导致产生的其他损失,应由采购部门根据实际应由供应商负责的损失以正式公函向供应商索赔,并由财务部在货款中扣回相应款项或收取现款。

采购部门不能解决的,公司可以采用不排除以法律形式解决的措施,以及时保护公司的利益。

（二）加强存货控制的日常管理和监督
存货的日常管理包含存货的验收入库、发出和领用、加快存货
周转速度、合理分析库存结构、建立存货盘点清查制度、管理的信息化水平等方面。

（1）存货的验收入库,企业应采用先进的管理技术和方法,规范
存货验收程序和方法,对入库存货的质量、数量、技术规格等方面进行检查,验收无误后方可入库;加快存货周转速度,降低资金占用成本; 建立存货保管制度,定期对存货进行检查,加强存货的日常保管工作,严格限制未经授权的人员接触存货;企业应当明确存货发出和领用的审批权限,仓储部门应当根据审批的销售通知单发出货物。

（2）合理分析库存结构,依赖信息技术,结合自身的采购流程、
生产流程、销售流程,采用与之相配套的计算机软件实现企业存货资源信息化统一管理、数据共享,降低人工管理成本、订货成本、缺货成本、资金的机会成本等各种费用,有效阻止与存货相关部门的信息阻塞、账实不符、随意性强等现象的发生,提高管理效率,确保存货处于最佳库存状态。

（3）建立存货盘点制度,结合本企业实际情况确定盘点周期、
盘点流程等相关内容,核查存货数量,及时发现存货减值迹象。

企业至少应当每年年度终了开展全面盘点清查,盘点清查结果应当形成书面报告。

盘点过程发现盘盈、盘亏、盘损、闲置以及需要报废的存货, 应当查明原因、落实并追究责任,按照规定权限批准后处理。

企业的存货的日常管理尤其重要,日常管理一旦薄弱,则增加了营
私舞弊的可能性。

一直以来,很多企业内部都缺乏一整套有关存货日常管理的规章制度,这些日常存货管理上的不规范造就了企业不可弥补的损失及企业利润的下降。

（三）建立科学的存货内部控制考评体系
对员工的执行情况进行考核评价是内控制度中不可缺少的一部
分。

对于执行良好的员工进行奖励,对执行情况差的员工进行惩罚,奖罚分明才能充分调动员工的积极性。

而奖惩的前提是对工作成果的科学评价,所以一套科学的考核评价指标是充分发挥员工执行力的重要动力源泉。

也只有建立了科学的考评机制才能真正的实现存货管理上的效益最大化和公司利润的最大化。

总之,存货作为企业的一项重要资产,对其进行科学的管理非常重
要。

企业通过加强存货管理,可以降低企业的平均资金占用水平,提高存货的流转速度和总资产周转率,有效地保证企业生产经营活动的连续正常进行,提高员工的积极性,从而提高企业的竞争能力和生存能力。

企业要根据企业本身的具体情况,合理选择最优的存货管理方式, 以达到最优化的效果。

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