基础会计 第六讲：会计账簿

基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 本讲提要
本讲阐述了会计实务操作的第二个环节―――会计账簿的几个基本问题。

会计账簿是会计连续、系统、全面地对经济业务进行分类核算的重要工具，有关会计与税务法规对如何登记和使用账簿都有明确的要求。

本讲就是介绍会计账簿的使用问题。

包括如下内容：
1、账簿的作用和种类；
2、设置账簿的原则；
3、日记账的设置与登记；
4、分类账的设置与登记；
5、登记账簿的规则
6、对账和结账及错账的更正方法。

基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 学习目标
通过本讲学习，了解会计账簿的基本含义和单位登记会计账簿的基本道理，区别会计账簿的不同种类和各自内容，掌握建立和登记日记账，总分类账和明细分类账等会计账簿，账簿的试算平衡，检查与更正账簿错误，账簿的结账与对账的一般程序和操作方法。

基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 学习建议
登记账簿是会计核算的关键和中心环节，其操作结果不仅决定着登记账簿这一核算环节的工作质量，也影响到其后的编制会计报表核算环节的工作。

因此，应将登记账簿作为日常会计核算工作中必须掌握的应用技术来对待，不仅在理论上了解诸如会计账簿、结账、对账等知识，更要切实掌握上述环节的具体操作方法和程序。

因登记账簿与填制会计凭证同属会计核算中的应用操作技术，故在本讲学习过程中，仍可应用会计凭证一章所运用的串联、感受、实践等方法。

基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 账簿的作用
账簿是以会计凭证为依据，序时的、分类地记录和反映各项经济业务的簿籍，它由具有一定格式，又互相联系的账页所组成。

设置和登记账簿的作用，可以概括如下：
（1）设置账簿，通过账簿记录，既能对经济业务活动进行序时、分类的核算，又能提供各项总括和明细的核算资料。

为改善企业经营管理、合理地使用资金提供有用的会计核算资料。

（2）通过设置和登记账簿，可以为计算财务成果编制会计报表提供依据。

（3）通过设置账簿，利用账簿的核算资料，为开展财务分析和会计检查提供依据。

因此，所有企业，不论规模大小，业务多少，都必须设置账簿，认真做好记账工作。

关于会计账簿的有关税务规定
账簿，是纳税人用来连续地登记各种经济业务的账册或簿籍。

从财务会计的角度讲，账簿主要用于核算企业的经济效益，反应企业的经济成果。

从税收的角度讲，账簿是纳税人记载、核算应缴税额，填报纳税申报表的主要数据来源。

是纳税人正确履行纳税义务的基础环节。

一、账簿的种类和范围
账簿的种类包括总账、明细账、日记账和其它辅助性账簿。

总账、日记账必须采用订本式。

对从事生产、经营的各类纳税人，都要按规定设置账簿，根据合法、有效凭证记账，进行核算。

对个体工商户因生产经营规模小又无建账能力确实不能设置账簿的，经税务机关核准，可以不设置账簿，或可以聘请注册会计师或者经税务机关认可的财会人员代为建账或办理账务。

二、账簿凭证的设置
1、从事生产、经营的纳税人自领取营业执照之日起15日内设置账簿；
2、扣缴义务人应当自扣缴义务发生之日起10日内，按照所代扣、代收的税种，分别设置代扣代缴、代收代缴税款账簿。

3、生产经营规模小又确无建账能力的个体工商户，可以聘请注册会计师或者经税务机关认可的财会人员代为建账和办理账务；聘请注册会计师或者经税务机关认可的财会人员有实际困难的，经县以上税务机关批准，可以按照税务机关的规定，建立收支凭证粘贴簿、进货销货登记簿等。

三、账簿凭证的备案
1、从事生产经营的纳税人自领取税务登记证件之日起15日内，将其财务、会计制度或者财务、会计处理办法报送税务机关备案；
2、纳税人、扣缴义务人采用计算机记账的，应当在使用前将其记账软件、程序和使用说明书及有关资料报送主管税务机关备案。

纳税人、扣缴义务人会计制度健全，能够通过计算机正确、完整计算其收入或者所得的，其计算机储存和输出的会计记录，可视同会计账簿，但是应当打印成书面记录并完整保存；会计制度不健全，不能通过电子计算机正确、完整计算其收入或者所得的，应当建立总账和与纳税或者代扣代缴、代收代缴税款有关的其他账簿。

3、账簿、会计凭证和报表，应当使用中文。

民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。

外商投资企业和外国企业可以同时使用一种外国文字。

4、从事生产、经营的纳税人的财务、会计制度或者财务、会计处理办法与国务院或者国务院财政、税务主管部门有关税收的规定抵触的，依照国务院或者国务院财政、税务主管部门有关税收的规定计算纳税。

四、账簿凭证的保管
纳税人、扣缴义务人对各类账簿、会计凭证、报表、完税凭证及其他有关纳税资料应当保存10年。

但是，法律、行政法规另有规定的除外。

五、账簿凭证的法律责任
1、纳税人未按照规定设置、保管账簿或者保管记账凭证和有关资料的；未按照规定将财务、会计制度或者财务、会计处理办法报送税务机关备查的。

税务机关自检查发现之日起三日内向纳税人发出责令限期改正通知书，逾期不改正的，可以处以 2000元以下的罚款；情节严重的，处以2000元以上1万元以下的罚款；
2、扣缴义务人未按照规定设置、保管代扣代缴、代收代缴税款账簿或者保管代扣代缴、代收代缴税款记账凭证及有关资料的，由税务机关责令限期改正，逾期不改正的，可以处以2000元以下的罚款；情节严重的，处以2000元以上5000元以下的罚款。

3、纳税人违反税收征管法规定，在规定的保存期限以前擅自损毁账簿、记账凭证和有关资料的，税务机关可以处以二千元以上一万元以下的罚款；情节严重，构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

税务干部丢失纳税人帐簿引发的诉讼
最近，四川省广安市中级人民法院对某县个体工商户包某状告该县国税局非法调取账簿后丢失，请求判令赔偿一案，作出了终审判决：判县国税局未按程序调取账务、且造成账簿丢失属违法行为；对上诉人包某提出的赔偿请求予以驳回。

宣判后，诉讼双方均表示服判息诉。

基本案情
1998年10月5日，四川省某县国税局某税务所干部陈某和廖某。

来到个体工商户包某副食门市部进行税务检查，包某对陈、寥二人出示的税务检查证存有疑异而发生争执，并拒绝提供账簿。

后经该镇派出所干警劝解，包某才将10本账簿拿出。

检查人员在开具收据后将账簿带回。

次日，陈、廖二人因保管不善，将调取的10本账簿全部丢失。

同年11月28日，包某以账簿上有10余万元的债权凭据为由，向县国税局申诉某税务所扣押账簿违法，并要求赔偿因债权凭据丢失而造成的全部经济损失。

1999年1月20日，县国税局做出了《关于对包某来信的回复及处理意见》，认为“陈、廖二人对包某实施的税务检查合法，对其赔偿请求视为无依据而不予赔偿”。

包某不服，于2000年４月向县人民法院提起诉讼，将该县国税局推上了被告席。

法院判决该县人民法院审理后，作出了如下判决：
一、确认税务所干部陈、廖二人于1998年10月5日对包某所实施的税务检查，收取包某账簿，以及《对包某来信的回复及处理意见》合法。

二、驳回包某要求被告赔偿直接经济损失15万元的诉讼请求。

对此，包某不服，并在法定期限内将本案上诉于广安市中级人民法院，请求二审法院依法改判。

广安市中级人民法院审理认为：根据国家税务总局发布的《税务稽查工作规程》规定，实施税务稽查应当二人以上，并出示税务检查证；调取账簿及有关资料应当填写《调取账簿资料通知书》、《调取账簿资料清单》，并在三个月内完整退还。

被告某县国税局未举证证明在调取包某账簿时所填写的上述法规文书，且将原告包某的账簿丢失，故其调取包某账簿的具体程序违法，原判的此项认定居适用法律不当，应予纠正。

某县国税局作出的《关于对包某来信的回复和处理意见》，且包某未就该行为起诉，故原判确认该回复及处理意见合法亦属不当，一并予以纠正。

包某账簿中记载债权凭据，属非有价证券，并且债权凭证的丢失，也不必然导致债权的丧失。

县国税局丢失包某记载有债权凭据账簿是事实，但包某在债权凭据丢失后，是否已经导致债权丧失尚不能确定的情况下，要求被告按债权数额赔偿其经济损失的请求于法无据，原判驳回其赔偿请求是正确的。

法理分析
从上述案件及法院的判决可以看出，依法调取业户的账簿资料进行纳税检查，本是税务机关执行公务的法定职能。

但由于某些税务执法人员不按法定程序操作，甚至将所调取的账簿资料随便搁置而造成丢失，结果引来诉讼纷争。

本案中有几个问题值得思考：
第一，被告为进行税务检查而调取账簿，为何被判违法？税务检查是税务机关以国家税收法律、行政法规和税收管理制度为依据，对纳税人是否依法履行纳税人义务而进行的审计监督活动。

因此，为了保证税收法律、法规的贯彻执行和实施税务检查的规范管理，税收法律既赋予了税务执法人员进行税务检查的权限，同时又规定了实施中的法律限制。

就法律限制而言，执行税务检查任务的税务人员，不但要严格按照实体法的有关规定开展税务检查，而且必须遵守程序法规定的检查步骤妥善实施。

从本案实施检查和调取账簿的情况看，一方面税务人员所出示的究竟是检查证或工作证不能准确认定；另一方面在调取账簿时，并未填开由县国税局局长签署的《调取账簿资料通知书》及《调取账簿资料清单》，其越权调账的做法已明显超越法定程序，自然此种调账行为被判违法也就不足为怪了。

第二，丢失业户账簿是一种什么行为？虽然税法赋予了税务机关有权调取纳税人账簿资料进行纳税检查的权限，但同时又规定三个月内必须完整退还。

税务检查人员若将所调取的账簿丢失，其行为不但违反了实体法的规定，而且是一种侵害纳税人合法权益的失职行为。

因为账簿的丢失，既使业户无法进行正常的财务核算，又对其正常经营往来造成了困难。

因此，法院判决县国税局丢失账簿是一种执法职责上的过失性违法行为，是公正、客观的。

第三，本案中业户在账簿丢失后提出的有关债权为何不能获得赔偿？从一般情况看，业户的账簿是生产和经营情况的记录，既非有价证券，又非债权债务的直接凭证。

同时，业户单方面的账簿丢失，并不必然导致其债权的丧失。

因此，在账簿丢失是否已经导致业户债权丧失与否尚不能确定的情况下，业户提出的按账簿上所记载的债权金额赔偿的请求是于法无据的。

因此，法院驳回其赔偿请求是恰当的。

资料来源：中国税务信息网发布时间： 2003-03-31
基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 账簿的种类
账簿的种类是多种多样的，但是一般可以按用途和外表形式进行分类。

（一）按其用途分类
账簿按其用途的不同，可分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。

序时账簿又称日记账簿，它是按经济业务发生和完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。

分类账簿是按照账户对经济业务进行分类核算和监督的账簿。

按照总分类账户进行分类登记的账簿，称为总分类账簿；按照明细分类账户进行分类登记的账簿，称为明细分类账簿。

备查账簿又称辅助账簿，是对在序时账簿和分类账簿中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿。

（二）按其外表形式分类
账簿按外表形式分类，可分为订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿。

订本式账簿是在启用前进行顺序编号并固定装订成册的账簿，简称订本账。

活页式账簿又称活页账，是把账页装订在账夹内，可以随时增添或取出账页的账簿，一般用于明细分类账。

卡片式账簿又称卡片账，是由专门格式、分散的卡片作为账页组成的账簿。

基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 账簿的设置原则
会计账簿的种类很多，各种账簿之间既有区别，又有联系。

任何企业的账簿设置，都应适合企业的规模和特点，以及经营管理的需要。

因此，账簿组织既要保证便于记账、算账，能够及时正确地从账簿中取得经营管理和编制报表的资料，又要严密精简，避免重叠、烦琐和遗漏，有利于节约人力物力，提高工作效率。

各单位应设置哪些会计账簿
根据《会计法》的规定，所有实行独立核算的国家机关、社会团体、公司、企业、事粉单位和其他组织都必须设置以下法定会计账簿，并保证其真实、完整。

1、总账。

也称总分类账，是根据会计科目（也称总账科目）开设的账簿，用于分类登记单位的全部经济业务事项，提供资产、负债、资本、费用、成本、收入和成果等总括核算的资料。

总账一般有订本账和活页账两种。

各单位可以根据所采用的记账方法和财务处理程序的需要设置总账。

2、明细账。

也称明细分类账，是根据总账科目所属的明细科目设置的，用于分类登记某一类经济业务事项，提供有关明细核算资料。

明细账是会计资料形成的基础环节。

香用明细账，可以对经济业务信息或数据作进一步的加工整理和分析，也能为了解会计资料的形成提供具体情况和有关线索。

3、日记账。

是一种特殊的明细账，包括现金日记账和银行存款日记账。

日记账是各单位加强现金和银行存款管理的重要账簿。

4、其他辅助账簿。

也称备查账簿，是为备忘备查而设置的。

在实际会计实务中，主要包括各种租借设备、物资的辅助登记或有关应
收，应付款项的备查簿等。

基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 日记账的格式和登记方法
日记账的登记方法
日记账是用来逐日逐笔序时地反映全部经济业务，并需逐笔过账，工作量相当大，也不便于会计人员的分工记账。

随着管理上对会计所提供的信息和分工记账的要求不断提高，在会计实务中日记账也经历了一个由简单到复杂的发展过程，即从普通日记账发展到专栏式日记账，进而又发展到特种日记账。

(一)普通日记账
普通日记账是用来登记一般经济业务的序时账。

经济业务发生时，应按先后顺序逐日记入普通日记账，再根据日记账过入分类账，然后在“过账”栏内注明“√”符号，表示已经过账。

这样就可使记账的错误和遗漏减到最少限度，并便于事后根据业务发生的时间次序进行查账。

普通日记账的主要内容是会计分录，因此普通日记账也称分录簿。

它的特点是设有借方和贷方两个金额栏，所以又成为两栏式日记账。

这种日记账的优点是可以将每天发生的经济业务逐笔加以反映，但是不便于分工记账，而且不能将经济业务加以分类归集，过账的工作量又比较大。

（二）专栏日记账
企业在经营过程中，有许多经济业务是经常重复发生的，如材料采购、出售产品、现金、银行存款的收付、费用的支出等等。

如果把这些同类业务汇总然后据以依次过入各有关分类账，就可以大大减少这些业务的逐笔过账工作，为此，人们就设想在日记账中按照那些常用的会计科目分别设置专栏，于是就出了专栏式（或多栏式）日记账。

凡在专栏式日记账中设有专栏的账户，可定期地（如月终）根据专栏的合计数一次过入有关账户，对那些没有设专栏的账户名称，则应记入“其他”栏下的账户名称栏内，并把借、贷金额分别记入“借方”和贷方金额栏内。

“其他”栏的账户要逐笔过账。

由此可见，专栏式日记账比普通日记账具有优越性，节省了大量的过账工作。

但是专栏式日记账也只设置一本日记账，不便于分工记账，而且专栏也不宜设置过多，否则会造成账页过长影响记账。

(格式例表如下)
基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 总分类账的登记方法
总分类账的登记方法：
总分类账是按每一个总分类科目开设账页，进行分类登记的账簿，它能总括地反映各会计要素具体内容的增减变动和变动结果，编制会计报表就是以这些分类账所提供的资料为依据的。

它一般采用三栏式账页格式。

总分类账的登记方法很多，可以根据各种记账凭证逐笔登记也可以先把各种记账凭证汇总编制成科目汇总表或汇总记账凭证，再据以登记总分类账。

关于总分类账的登记方法将在第八讲会计核算程序中作具体说明。

基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 明细分类账的登记方法
明细分类账的登记方法：
明细分类账是按照明细科目开设的用来分类登记某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账户。

它所提供的有关经济活动的详细资料，是对总分类账所提总括核算资料的必要补充，同时也是编制会计报表的依据。

明细账的格式应根据各单位经营业务的特点和管理需要来确定，常用的格式主要有：
1.“三栏式”明细分类账
“三栏式”明细分类账的账页格式同总分类账的格式基本相同，它只设“借方”、“贷方”和“余额”三个金额栏。

其适用于“应收账款”、“应付账款”等只需进行金额核算的明细账。

2.“数量金额式”明细分类账
“数量金额式”明细分类账的账页，其基本结构为“收入”、“发出”和“结存”三栏，在这些栏内再分别设有“数量”、“单价”、“金额”等项目，以分别登记实物的数量和金额。

这种格式的明细账适用于既要进行金额明细核算，又要进行数量明细核算的财产物资项目。

如“原材料”、“产成品”等账户的明细核算。

它能提供各种财产物资收入、发出、结存等的数量和金额资料，便于开展业务和加强管理的需要。

3.“多栏式”明细账
“多栏式”明细账的格式视管理需要而呈多种多样，它在一张账页上，按照明细科目分设若干专栏，集中反映有关明细项目的核算资料。

这种格式的明细账适用于费用成本、收入成果类的明细核算。

如“生产成本明细账”，它只设一栏借方，下按成本设置专栏，贷方发生额用红字在有关专栏内登记。

4.“横线登记法”明细账
“横线登记法”明细账是在账页的同一行内，逐笔逐项登记每笔经济业务的“借方”和与其相对应的“贷方”。

其适用于材料采购业务的付款和收料，备用金业务的支出和报销收回等情况。

以上四种明细账的格式例表：
表一：“三栏式”明细分类账
表二：“数量金额式”明细分类账
表三：“多栏式”明细账
表四：“横线登记法”明细账
基础会计>> 讲解内容 >> 第六讲会计账簿 >> 登记账簿的规则
登记账簿是会计核算的基础环节，必须认真、严肃对待，切实做到登记及时，内容完整，数字正确清楚。

为了做好记账工作，必须严格遵守各项记账要求。

（一）账簿启用的规则
为了保证账簿记录的合法性，明确记账责任，启用会计账簿时，应在账簿扉页填制"账簿启用及交接表"，内容包括：企业名称、账簿名称、启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名，并加盖会计人员名章和单位公章，其格式如图表。

调换记账人员时，应注明交接日期和接办人员姓名，并由交接双方人员签章。

（二）记账要求
1、记账必须以审核无误的会计凭证为依据，要将凭证的种类编号、摘要、金额和其他有关资料逐项记入账页。

记账后应在凭证上注明账簿页数或作“ √”符号表示已登记入账。

2、记账时必须用蓝色或黑色墨水书写，不得使用铅笔或圆珠笔。

红色墨水只能在冲账、划线和改错时使用。

保证账簿记录清晰耐久，便于以后查阅。

3、记账应按账页行次顺序连续登记，不得跳行、隔页。

如发生隔页跳行时，要将空页、空行用红线对角划掉，注明作废，并加盖记账人员名章。

4、记账的文字和数字要书写端正、清晰。

记账如发生错误，要按规定的更正方法进行更正，不得涂改、挖补、刮擦或用药水消除字迹。

5、分类账户如有余额应在"借或贷"栏内写明"借"或"贷"字样，并填写金额；如账户余额结平可用"平"表示，并在金额栏内写"0"字表示。

6、各账户在一张账页记账满时，应结出本页发生额合计数及结余额，写在本页最后一行和下页第一行内，并在"摘要"栏内注明"过次页"和"承前页"字样。

会计账簿登记的基本要求
依据《会计基础工作规范》第六十条规定（以下简称《规范》），登记会计账簿的基本要求是：
(１)准确完整。

“登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。

”每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。

账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。

登记账簿要及时，但对各种账簿的登记间隔应该多长，《规范》未作统一规定。

一般说来，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。

(２)注明记账符号。

“登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。

”在记账凭证上设有专门的栏目供注明记账的符号，以免发生重记或漏记。

(３)文字和数字必须整洁清晰，准确无误。

在登记书写时，不要滥造简化字，不得使用同音异义字，不得写怪字体；摘要文字紧靠左线；数字要写在金额栏内，不得越格错位、参差不齐；文字、数字字体大小适中，紧靠下线书写，上面要留有适当空距，一般应占格宽的1/2，以备按规定的方法改错。

记录金额时，如为没有角分的整数，应分别在角分栏内写上“0”，不得省略不写，或以“一”号代替。

阿拉伯数字一般可自左向右适当倾斜，以使账簿记录整齐、清晰。

为防止字迹模糊，墨迹未干时不要翻动账页；夏天记账时，可在手臂下垫一块软质布或纸板等书写，以防汗浸。