对电子文件双套制归档含义的理解

对电子文件“双套制”归档含义的理解——同一份文件的两种版本与两个部分

李兵

2012-11-21 15:45:07 来源：《中国档案》(京)2011年9期【英文标题】Understanding of the "Double Copy System" of Electronic Records Archiving：

Two Versions and Two Parts of the Same Records

【作者简介】李兵，珠海市纪委珠海 519000

“双套制”归档并不是现在才有的做法。二十世纪六七十年代，一些军工单位、研究所出于战备之需“在本单位档案室保存一套档案的基础上，又复制一套同样的档案异地保存到位居大三线的山区图库”，就是双套归档。“双套制”既包括相同载体的双套，也包括不同载体的双套。在纸质环境中，归档文件一式两套，一套移交档案馆，一套由形成单位自己保存，即是同一载体的双套归档。将纸质档案连同其缩微品一并保存，即是不同载体的双套归档。

关于电子文件出现后的“双套制”之所指，基本上认为是同时保存同一份文件的电子版本与纸质版本。如有学者认为电子环境中的“双套制”归档“即对同一份文件，在依然归档保存纸质文件的同时，又保存一份电子版本”。也有学者认为“是指文件归档后二者的共存”，“双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态”。然而，笔者认为电子文件出现后的“双

套制”较之传统的“双套制”，其含义有了更进一步的拓展。而目前研究“双套制”的众多文章对该问题的理解大多停留在两种版本处于共存的状态这一个层面上。这种认识与传统的“双套制”之所指几乎同出一辙，没有揭示出内嵌于“双轨制”模式之中的“双套制”的新含义，尽管不少文章已经意识到“双套制”与“双轨制”的深刻区别与联系。实际上，现阶段的“双套制”由于内嵌于文件运行的“双轨制”模式之中而显得更加复杂，因而对它的理解不能只停留于两种版本共存的层面。笔者认为，从某种意义讲，双套归档的不只是同一份文件的两种版本，而更是同一份文件的两个部分。

由于文件与档案之间存在无法割舍的诸多方面的密切联系，对于上述问题的认识，仍需从文件的运转入手进行分析。文件的运转过程也是文件的形成和办理过程。一个机构的发文一般要经过拟稿、审核、签发、缮印、用印等环节，收文一般要经过拟办、批办、承办等环节。文件经运行才能发挥其直接参与活动的工具性作用，进而由文件转化而成的档案才具有原始记录性。文件的副本或复制件因没有直接参与活动而没有留下“原生痕迹”，虽具有记录性，但不具有原始性，其真实性与证据力显然不足。传统“双套制”下的两套档案中，其中一套是原始档案，而作为备份的另一套通常是副本或复制件。严格地讲，后者不能算作档案，它主要发挥情报作用，而非证据作用。电子文件出现以后，在相当长一段时期内，文件的运行都离不开“双轨制”模式。而所谓“双轨制”，目前基本上认为是两种版本的文件同步随业务流程运转，在文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。“双轨制”是针对文件运行处理阶段而言的，而“双套制”是针对归档保存状态而言的，前者包含了后者，后者是前者的末端。

在实际工作中，“双轨制”模式可以有诸多具体操作方式，在此仅列举一二。

比如有些单位制发文件时，在领导签发环节以纸质文件为对象进行处理，在其他环节以电子文件为对象进行处理。有些单位在办理收文时，将接收的纸质文件数字化后输入办公系统或直接接收电子文件，并在办公系统中进行拟办，然后打印出纸质呈批单连同纸质文件(直接接收的电子文件则打印成纸质文件)送领导批办，再由文书处理人员将领导批示意见通过扫描输入办公系统或者录入办公系统，又以电子文件的方式发送至相关业务部门承办。概括起来讲，“双轨制”运行模式主要有三种情形，不仅包括“对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理”，还包括不重复的交替办理。其一，电子文件与纸质文件并行运转，都直接参与各个运行环节，可以是同步的也可以是异步的，但这种情形在实际工作中非常少见，除非用于特别重要的或特殊文件的办理。其二，电子文件与纸质文件在运行过程中部分重复办理。比如领导既在电子文件上进行电子签署，又在纸质文件上进行手写签署。其三，电子文件与纸质文件在运行环节中交替办理，即在此环节对电子版本进行处理，在彼环节又对纸质版本进行处理，但没有一个环节重复办理。

把握“双轨制”概念的关键是看两种版本的文件是都参与了运行和处理还是只有其中之一参与了运行和处理。若是前者，当属“双轨制”，若是后者，则是与“双轨制”概念相对应的“单轨制”。如果电子文件与纸质文件仅在运行的后端共存，纸质文件数字化而成的电子文件因没有参与运行与处理而不是“原生文件”，只能算作复制品。同样，电子文件打印而成的纸质文件也不是“原生文件”，也只是复制品。此时的“双套制”并没有嵌入到“双轨制”之中，文件依然是按照“单轨制”模式进行运转的。这种情况下，认为电子文件的“双套制”归档即是将同一份文件的电子与纸质两种版本一并保存，几乎等同于对传统的“双套制”归档的理解。无论是电子文件的纸质拷贝，还是纸质文件的数字化，其中之一才具有“原生文件”的性质，而另一版本当属副本或复制品。

而在“双轨制”模式中，电子文件和纸质文件或多或少都参与了某项事务的办理过程，在运行的某些环节上都留下了“原生痕迹”，都有现行效力。此时，“双套制”归档的含义不仅是对同一份文件的两种版本的共同归档保存，更重要的是对同一份文件的两个部分的归档保存。一方面，“双轨制”模式中的电子文件与纸质文件都具有“原生痕迹”和现行效力，无所谓谁是谁的复制品。如上文所述，业务人员在文件运行过程中需要对二者进行部分重复办理和交替办理——这是现阶段“双轨制”模式普遍采用方式，无论是电子文件还是纸质文件都只是呈现了某—活动办理过程的片段性的非一贯到底的原始性。换言之，仅以二者之一观之，它并不具备完整的原始性，以至于由原始性支撑的真实性与证据力不得不大打折扣，除非将二者合一，否则不能完整的呈现某一活动的“原汁原貌”。虽然可以对某一版本的文件未参与运行的环节用另一版本的复制品替代，但它在此节点上已不具备原始性意义了。另一方面，在归档的时候，通常对“件”的定义和理解是正本与定稿为一件，正文与附件为一件，正文与文件处理单为一件，转发文与被转发文为一件。在“双轨制”模式中，其中一个为电子文件而另一个为纸质文件的情况是常见之事——当然这是从文件的原始性或具有“原生痕迹”的意义上而言的，比如正本为纸质文件而定稿为电子文件，正文为纸质文件而附件为电子文件(甚至是无法打印成纸质文件的数据库等电子文件)等等。因此，从档案的完整性角度考察，双套归档的电子文件与纸质文件往往就是同一份文件的两个部分，二者合一才算一份完整的档案。

厘清上述的“双套制”归档的含义，有助于理解在电子文件出现之后采取双套归档更深层次的意义与原因。笔者认为，“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。如果把电子文件与