电子文件、电子档案、OA三者之间的区别

电子文件、电子档案、OA三者的区别
作者：薛馨枫
概念澄清
电子文件和电子档案是电子信息实体，而办公自动化（OA）是信息管理系统，这三个概念不能放到一起比较。

办公自动化系统（OA）, 电子文件管理系统和电子档案管理系统可以放到一起比较，这三个系统边界很清楚。

电子文件与电子档案
（一）电子文件
是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194
《电子文件管理暂行办法》中办国办厅字〔2009〕39号
（二）电子档案
是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。

《电子档案移交与接收办法》国家档案局档发[2012]7号
办公自动化系统、电子文件管理系统与电子档案管理系统
（一）办公自动化系统（OA）
利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统来实现日常事务处理、信息管理
和决策支持的综合自动化计算机应用系统，英文缩写OA。

（二）电子文件管理系统
是应用于电子文件形成单位的，旨在捕获电子文件并实施维护、利用和处置的专业系统。

《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194
（三）电子档案管理系统
是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机应用系统。

电子文件与电子档案的区别
“文件”涵盖从文件产生、流转、到最终永久保存或销毁的文件全生命周期，其中具有保存价值的文件被称为“档案”。

电子文件是文件的电子形式，电子文件包含电子档案。

电子文件电子档案
（一）价值的区别
电子文件具有凭证价值，而电子档案除凭证价值外，还具有保存价值。

（二）文件生命阶段涵盖的区别
电子档案特指归档后的文件生命阶段，而电子文件则涵盖整个文件生命周期。

电子文件的归档
“归档”是按照国家规定将具有保存价值的电子文件及其元数据的保管权交给档案部门的过程。

《电子档案管理基本术语》DA/T 58—2014
《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002对电子文件的归档与管理要求如下：（一）归档要求
文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。

（二）鉴定
1、电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。

2、归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

3、电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。

4、电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。

电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。

应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。

（三）归档时间
逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

（四）检测
在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。

（五）归档
电子文件的归档，按照鉴定标识进行。

电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。