文件管理控制程序文件

1 目的

为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。

2 适用范围

2.1 质量体系文件的编制、管制方法。

2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。

2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。

2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。

3 定义注释

3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。

3.2 非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。

3.3 体系文件：

3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向

3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。

3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理体

系的构成及要素（过程）。

3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过程

及质量体系要求的具体说明。

3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及

操作规程，它是程序文件的支持性内容。

4 职责

4.1 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。

4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。

4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。

4.4 综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。

5.1公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。四级表单可不加页眉但必5.2文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。

5.3文件文件签批格式，在文件末页按以下方式

编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： 6 作业程序

6.1 编码原则：

公司名称

文件级别

部门类别

流水号

XX—XX—

注释：

公司名称：JH

部门类别：总经理∕管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产

部PM；销售部SD；品质部QC；技术部TD；采

购部PD；仓库STD。

文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级

05

流水号：字母+001～999，各部门应对本部门的文件进行分类识别，对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》

各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。

6.2 外来文件的编码以外单位编码为准。

6.2.1各标题内小标题顺序如下格式：

5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1 (a)以此类推

6.3 受控文件控制的一般要求

6.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推.

6.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。

6.3.3受控文件必须有编制人、审核人、批准人签名后方可发出，且编制、审核与批准不可为同一人。

6.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。

6.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。

6.4 文件制定/修改/废止作业

6.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。

6.4.2修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交综合办执行，对影响技术状态的文件修改按《产品图样技术文件更改导则》执

行。

6.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。

6.5 文件分发与回收

6.5.1 文件制定/修改后，综合办依文件编写原则对文件进行编号和制定

版本号，并在《文件总览表》、《表单总览表》中登录或修改，以控

制文件的最新状态

6.5.2 受控文件分发要求：

(a) 质量手册的发放以质量手册控制为准；

(b)《程序文件》发放至工厂各职能部门；

(c) 各部门所制定的三级文件，发至本部门，其它部门若需要再申请。

6.5.3 外来文件由与之关联的部门人员审查后，交综合办登录于《外来

文件一览表》中予以控制。

6.5.4 综合办按受控文件分发要求，复印所需份数加盖“受控文件”章后

分发给相关部门。

6.5.5 在文件分发过程中，综合办还须收回原有的旧版文件，并应在

《文件分发/回收记录表》中签收。

6.5.6 对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上“作废章”，对

于作废文件正本，保留时应盖上“作废章”。

6.5.7 综合办应每季度视需要重新发出《文件总览表》，以供各使用部门

核对最新版本。

6.6 文件的保存

5.6.1 受控文件由相关部门负责保存，不得在文件上划线加注记号或涂改其内容。

6.6.2 体系文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份。

6.7 文件的增补

任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图纸/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由综合办予以补发，补发控制按正式发行执行。

6.8 文件的借阅控制

6.8.1文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不得拆卷、涂改或损