档案管理文书立卷

四、工作流程
工序1 制定 “三合一” 制度 分类 组卷 排列卷内文件、 编号、编目 拟写案卷标题 填写封面及 脊背 装订 排卷编目 选择分类方法 将文件材料 按年度分开 平时组卷 排列卷类文件 分析卷内文件 设计封面 修整文件 排列案卷 工序2 确定类别 将文件材料 按类别分开 年终调整 编页号 拟写案卷标题 填写封面 检查卷内文 件排列情况 编制案 卷目录 工序3 确定归档范围 将文件材料 按问题分开 —— 填写卷内 文件目录 —— 设计脊背 沿装订线钻孔 —— 工序4 确定保密期限 将文件材料按 保管期限分开 —— 填写备考表 —— 填写脊背 用索子装订 ——
实训项目2 实训项目2：文书立卷
一、实训目的
◎掌握“三合一”制度编制方法。 ◎准确判断文件类别及保管期限。 ◎掌握组卷方法。 ◎掌握卷内文件排列方法。 ◎掌握拟写案卷标题要领。 ◎完整填写档案盒封面及脊背。 ◎正确装订案卷。 ◎掌握案卷目录编制方法。
二、基础知识
◎1951年我国政务院颁布《公文处理暂行办法》规定， 归档文件以一案一卷为原则。此方法沿用至今，目前主 要用于档案现代化管理水平低，档案数量不大，机构变 动平凡的中小企业、事业单位和其他社会组织。 ◎文书整理归档的基本原则：遵循文件形成的客观规律， 保持文件之间的有机联系，区分不同价值、便于保管和 查找利用。 ◎“三合一”制度是把一个单位的档案分类方案、文件材 料归档范围和保管期限表三个文件统一起来形成一个文 件。 ◎文书立卷方法为“六个特征立卷”方法，文书六大特征 即作者特征、问题特征、名称特征、地区特征、时间特 征、通讯者特征。
㈢卷Fra Baidu bibliotek文件目录参考格式
顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注
㈣卷内文件排列顺序
（时间、地区）作 者——（时间、地区）——问题——名称 （通讯者） （泛称）
㈤案卷标题拟写要求 ⒈要注意政治上的正确性。 ⒉要注意文字表述简练通顺、概括准确。一般 在五十个字内标出为宜。 ⒊确切标出卷内文书的名称，如果超过三个， 只需选出2-3个代表性的文件名称后面加等。
三、基本技能
◎根据一个单位文件材料形成情况及相关规定，制定分类方 案、归档范围及保管期限表。 ◎以单位“三合一”制度为依据，划分文件材料类别并确定 保管期限。 ◎运用“六个特征立卷方法”组卷。 ◎结合时间、主题、地区、作者、名称、重要程度等排列卷 内文件；依次编号，填写卷内文件目录、备考表。 ◎用简明的语言概述卷内文件内容。 ◎确保装订位置正确，利于档案保护。 ◎排列案卷顺序，编制案卷目录。
实训4 实训4：排列卷类文件、编号、编目。
⑷填写备考表。 填写项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。 ①本卷情况说明：应填写卷内文件应有的全部页数以及缺损、修改、补充、移出、 销毁等情况， 对日后案卷变化情况，由档案管理人员随时填写说明，并要标注时间和签名记 录。 ②立卷人：完成立卷时，由立卷者签名。 ③检查人：由案卷质量的检查者签名。 ④立卷时间：填写立卷完成时的日期。 卷内备考表是反映卷内文件的保管以及变化情况的材料，对案卷保管起着重大作 用，所有案卷均要求有卷内备考表。 3.评价标准：⑴卷类文件排列项满分60分。问题没有相对集中扣15分，没有按 重要程度排列的扣15分，作者没有相对集中的扣15分，在相同内容相同重 要程度的情况下，没按时间排列的，扣15分。 ⑵编页号项满分10。漏编扣5分，错编扣5分。 ⑶填写卷内文件目录项满分20分。填错一项扣5分，累计不超过20分。 ⑷备考表中需要填写内容完整满分10分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：20分钟。
实训8 实训8：案卷排列和编目
1.任务：排列案卷，编制案卷目录。 2.要求：⑴案卷装订后，应将一个年度，一个组织机构的档案根据 文件之间的联系和分类原则，将类目相同和保管期限相同的案卷 依次排列。并逐个编上案卷顺序号。顺序号可以从第一卷到最后 一个卷连续流水填写，也可分类编号。 ⑵编制案卷目录 将已经排列、编号的案卷，按卷号顺序登记在统一印制的案卷目录 上。 3.评价标准： 满分100分。按照分类标准并保持了文件之间联系， 将类目相同和保管期限相同的案卷依次排列50分；案卷编号正 确10分；案卷目录填写规范、完整40分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评分。 6.时间安排：10分钟。
六、小贴士
㈠组卷特征
年度预决算、季度计划、统计报表、期刊、 简报等时间针对性强的文件常以时间特征为主组 卷。 计划、总结、报告、简报、会议记录、 统计 报表、协议合同等文件常常按“名称特征”组卷。
㈡备考表参考格式
备 考 表 本卷共有 件 页已编号文件，卷 内有关情况说明：
立卷人： 检查人： 立卷时间：
实训7 实训7：装订
1.任务：固定案卷。 2.要求：案卷可采用装订和不装订的两种形式。文 件要装订，图纸可以不装订。 3.评价标准： 满分100分,没修整文件扣40分；文 件错页、倒页每项扣10分；填漏或填错一项扣 10分；装订不整齐扣30分；绳子结头在正面扣 10分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相 评分。 6.时间安排：15分钟。
㈥封面与脊背的填写 ⒈填写封面 ①全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或规范化简称。如 “中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”、“中华人民共和国外交部”简称为 “外交部”；“湖北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本 部”、“本委”、“本省人事局”等。 ②类目名称：指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并 应保持分类体系的稳定性。 ③案卷题名：即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发 机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 ④时间：卷内文件所属起止年月。 ⑤保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 ⑥页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷总件数。 ⑦封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。 全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。 目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 ⒉案卷卷脊填写 案卷卷脊包括全宗号、目录号、年度、案卷号。
实训6 实训6：填写封面及脊背
1.任务：给以上训练中已组的卷填写封面及脊背。 2.要求：⑴封面填写项目完整、正确。 ⑵案卷卷脊填写完整、规范。 3.评价标准： 满分100分,全宗名称、类目名称、案卷题 3. 100 , 名、起止时间、保管期限、页数、封面档号、全宗号、 目录号、年度、案卷号。填漏或填错一项扣10分，扣 完100分为止。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评分。 6.时间安排：15分钟。
实训4 实训4：排列卷类文件、编号、编目。
1.任务：把准备组成一卷的文件进行排列，依次编页号，填写卷内文件目录。 2.要求：⑴卷类文件排列要在保持文件材料之间的联系的前提下，结合文件材料的形成时间、 主题、重要程度等进行排列。排列时要注意正文在前，附件在后，请示在前，附文在后， 最后的定稿在前，讨论修改稿在后，发文时间早的在前，发文时间晚的在后。 ⑵卷内文件排列好后，依次编号，编号应使用阿拉伯数字，左侧装订的在右上角编张号，右 侧装订的在左上角编号。凡有字迹的页面都要依次编号。 ⑶按要求填写卷内文件目录 ①顺序号——即卷内文件的次序号。以文件为单位，一份文件编一个顺序号。如：请示与批 复是两个文件，应分别填写顺序号。如卷内有10份文件，则顺序号就是从1到10。最 后一个号码表示是本卷卷内文件的份数。 ②文号——填写每份文件上的原编发文字号。 ③责任者——即文件的作者，填写制发文件的机关、部门或个人，如果责任者全称太长，可 采用规范化简称。 例如：责任者一般应写全称，全称过长的可写通用的简称，但一定要确切。两个和两个以上 责任者联合形成的文件，一般应标出所有责任者，但责任者过多的也可标出本机关或与 本机关有直接关系的机关或选标其它重要的机关，其余的责任者可用“等”字省略。 ④题名——即文件的标题，一般照实抄录。如原文件无标题或不完整，应根据文件内容自拟 标题，外加上“[ ]”号，以表示与原有的标题区别。注意：自拟标题不能填写在原文件 上。 ⑤日期——即填写文件的制发日期。 ⑥页号或页数——即填写每份文件第一页所在的页号。如第一份文件有15页，填写“1”； 第二份文件就填写“16”。最后一份文件填写起止页号。如：98——105。科研档案以 件为单位组卷，应填写页数。如第一份文件共“8”页，即填“8”；第二份文件共15页， 即填“15”。 ⑦备注——填写有必要说明的问题。
实训5 实训5：拟写案卷标题
1.任务：给已组卷拟写案卷标题。 2.要求：案卷标题应标明卷内文件作者、问题、名称三个基 本部分。有些案卷标题还需要标明时间、地区、或通讯者， 若标通讯者，则取代作者位置。文种名称则使用泛称代之。 3.评价标准：满分100分。结构完整30分；内容概括准确40 分；文字简练、通顺，在规定字数内30分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：10分钟。
五、参考案例
八万多人的小城镇保险材料完成立卷归档工作 上海市青浦区2004年有83000多名失地农民办理了小城 镇社会保险，为了完整地保存好这些档案，区征地养老 事务所专门安装了计算机档案软件，聘请了专人开展档 案的核对整理工作。经过了整整八个月的努力，立卷装 订后的全部档案共888卷，这些档案全部以文件级的形式 输入了软件，可以通过文件题名、有关人名等途径进行 快速检索，为日后的利用打好了基础。同时，这些档案 对于维护和保障广大参保农民的利益具有重要的意义。
实训1 实训1：制定“三合一制度”
1.任务：编制单位“三合一制度” 2.要求：⑴分类方法选择正确。 ⑵分类科学。 ⑶简洁，操作性强。 3.评价标准：⑴分类方法项满分40分。没有关于分类方法选 择的规定扣40分。 ⑵分类科学项满分30分。分类随意扣30分；分类存在一定错 误扣20分。 ⑶制度合理项满分30分。制度缺乏可操作性扣30分；制度叙 述不简洁扣20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：学生分组模拟，选派代表发言，教师评价。 6.时间安排：30分钟
实训2 实训2：分类
1.任务：把提供的文件材料依据提供的“三合一制度”进行分类、确定保管期限。 2.要求：⑴按年度分开时要具体问题具体分析： ①一般以签发日期（或落款日期）为准，判断文件所属年度。 ②跨年度形成的文件，一般在归类时归入办结年度。 ③几份文件作为一件时“件”的日期，以装订时排在前面的文件的日期为准。 ④实行专业年度的文件。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度 的起止时间不一致的年度。如果其专业工作按专业年度进行，其他工作按自然年 度进行，且档案文件统一管理，就应将专业年度与自然年度结合起来进行分类。 ⑤档案文件上没有具体时间的情况。用考证的方法来判断文件的准确时间。 ⑵文书材料分类要按照分类方案中最低一级类别分开。 ⑶将文件材料按其内容分开。 ⑷将文件材料按不同保管期限分开。 3.评价标准：满分100分。准确判断年份；将材料按分类方案最低一级类别；将文件 材料按其内容分开；将文件材料按保管期限分开。每一项不符合扣25分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组模拟，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：20分钟。
实训3 实训3：组卷
1.任务：将已经分类的文件组卷。 2.要求：⑴以按“问题特征”立卷为主，兼顾其他特征，保持文件之间的紧密联系， 分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。 ⑵组卷时应考虑每一个案卷内的文件数量。一个案卷卷类文件一般不多于200页左右， 一般也不能少于40页。否则，则应考虑与其他类案卷合并。避免“一柜子档案， 半柜子卷皮”。 3.评价标准：⑴卷类文件数量合适满分20分，过多或过少扣10分。 ⑵能正确运用文件“六大特征组卷”满分40分，卷内文件组卷混乱扣20分。 ⑶案卷保管期限准确满分20分，保管期限混乱或者在特殊情况下没有就高来确定保管 期限扣10分。 ⑷组卷能保持文件之间的有机联系满分20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：10分钟。