Excel表格的基本知识与基本操作 ppt

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根据模板创建Excel文档
Excel提供了一些常用的模板
模板的扩展名是.xlt 用户可以建立自己的模板,另存为模板即可
数据类型(1)
数值型数据
常规格式:100,3.14,-2.7818 科学计数格式:2.1E-5,3.52E+10
日期和时间格式:2011-2-23 3:00 PM
文本
相邻的两行或两列做移动插入,即可实现数据
交换
插入行/列/单元格
插入行/列
选定行、列或单元格(选定的数量与将要插入
的数量是等同的) 插入菜单行(列),或者右键插入
插入单元格
选定单元格区域(选定的数量与将要插入的数
量是等பைடு நூலகம்的) 插入菜单单元格,或者右键插入
命名行/列/单元格区域
命名的好处
体的命令。 快捷键:例如Ctrl+F用于激活查找“查找”命令
快捷菜单
当右击时,在当前鼠标指针处弹出此快捷菜单 不同位置右击弹出不同的快捷菜单
工具栏
常用工具栏是Excel编辑过程中最常用的工具集。 格式工具栏供用户设置字体、字号、字形、对齐 方式、编号、项目符号、增减字号、增减缩进量、 字体颜色等等。 工具栏的每个小图标对应一个命令,单击图标将 执行相应的命令,使操作更加简捷。 当鼠标指针指向某个图标达到3/4秒时,会自动显 示按钮的名称。 单击工具栏最右侧的倒三角形的按钮可以添加或 删除按钮,还可以进行自定义。
数据类型(数值型、文本型、逻辑型)及其
数据的输入方法 数据序列填充(等差序列、等比序列和日期 序列)、自定义序列
Excel简介
Excel是微软公司的Office系列办公软件中 的一个组件。 是一个电子表格软件,可以用来制作电子 表格。 可以完成许多复杂的数据运算,进行数据 的分析和预测。 具有强大的制作图表功能。 是管理和维护电子表格的有效工具。
指针设备:Microsoft Mouse或兼容指针设备。
我们的课程的环境:Windows XP、Excel 2003
Excel的启动
开始所有程序Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003 双击表格文件(一般是.xls作为扩展名)的图标。 双击桌面上的Microsoft Office Excel 2003图标。 快速启动栏Microsoft Office Excel 2003 开始我最近的文档相应的Excel文件 文件夹空白区域点鼠标右键新建Microsoft Excel 工作表双击新建的Excel工作表
数字串的输入
身份证号码、学号、职工号等
只需在数字串前面加一个单引号“ ’ ”(英文)。 设置单元格格式为文本类型
逻辑型数据与输入
TURE(真)、FALSE(假) 输入“=3<4”,显示的结果是TRUE
输入相关的操作
输入方法
双击单元格,直接在单元格中输入 单击单元格,在编辑栏输入数据
通过名字引用单元格区域,要比用地址引用更
编辑菜单清除(全部、格式、内容、批注)
自动填充序列
用填充柄填充数据序列
等差数列:开始的两个单元格数据,然后拖曳
用菜单命令填充等差或等比序列
编辑菜单填充序列
自动填充文字序列 自定义序列
工具菜单选项自定义序列
复制/移动数据
用鼠标移动/复制数据
移动数据:左键移动 复制数据:Ctrl+左键
任何字母、数字和符号的组合 每个单元格最多可包含32000个字符
数据类型(2)
逻辑值
True(真)和False(假) 逻辑值常用于书写条件公式
一些公式也返回逻辑值
出错值
在使用公式时,单元格可显示出错的结果 例如在公式中让一个数除以0,单元格中就会
显示出错值#DIV/0!
数值型数据的输入
1900年与1904年日期系统
1900年1月1日的数字序列号是1
2006年10月9日的数字序列号是38999 Excel默认是1900年日期系统,此外还支持1904年日期系统 工具菜单选项重新计算1904年日期系统
文本型、逻辑型数据的输入
文本型数据与输入
汉字、字符串、数字串组成 可以进行字符串运算,不能进行算术运算
编辑栏
由名称框、命令按钮和编辑输入框三部分组成。 名称框显示当前活动单元格的位置或者名称。 命令按钮有3个
红色“×”按钮是取消按钮,用于取消编辑框键入的内
容。 绿色“”按钮是输入按钮,用于确认编辑框键入的 内容。 黑色“x”按钮插入函数按钮,用于插入函数。
编辑栏是输入或编辑数据、公式的地方。
用剪贴板移动/复制数据
移动数据:剪切粘贴 复制数据:复制粘贴 编辑Office剪贴板
用填充柄复制数据 选择性复制数据
编辑菜单选择性粘贴
转置
移动插入/复制插入/交换数据
移动插入
Shift+左键 右键拖曳
复制插入
Ctrl+Shift+左键 右键拖曳
交换数据
工作表标签栏
此工作簿内有3个工作表,名称 默认为Sheet1,Sheet2和 Sheet3。 Sheet1处于选定状态,称为 “当前工作表”,用户的各种操 作都是对该工作表进行的。 标签栏的4个箭头形状的按钮可 以在工作表较多时左右移动工作 簿中的工作表标签,称为标签滚 动按钮。
保存数据
移动到下一个单元格
向下:“Enter”或者“”
向左:“Tab”或者“”
工具菜单选项编辑按Enter键后移动方向
确认/放弃输入
确认输入:编辑栏绿色“”按钮;
放弃输入:编辑栏红色“×”按钮;
撤销操作:常用工具栏中的撤销按钮,或者快捷键Ctrl+Z。
在一个单元格区域输入相同的内容
系统需求
所有2003版的Office产品具有相同的最低系统需 求。
处理器:Pentium 233MHz 操作系统:Windows 2000或者Windows XP
内存:64MB
磁盘空间:245MB 显示器:VGA (800×600),256色
光盘驱动器:CD-ROM驱动器
全选
Ctrl+A
单击行号列号交叉位置
取消选定的区域
单击任意单元格,或按任意光标键
修改/清除数据
修改数据
单击单元格,再单击编辑栏,在编辑栏修改数据 双击单元格,直接在单元格修改数据
清除数据
Delete键 编辑菜单清除内容 鼠标右键清除内容
清除单元格的内容、格式或批注
菜单按钮
还原工作簿
关闭 工作簿
菜单的操作
用鼠标单击菜单
将鼠标指针移到相应的菜单按钮上单击,此时会显示下拉菜单,
再单击其中的命令即可。 如果想清除下拉菜单,只要再单击菜单名称或工作表格区即可。 单击下拉菜单最下面的双箭头来展开下拉菜单。
用键盘选取菜单
Alt+菜单后面的英文字母键,然后用命令后面的英文字母选择具
Excel的退出
菜单文件退出 单击窗口左上角的Excel图标,单击下拉菜单中的 “关闭” 双击窗口左上角的Excel的图标 在Microsoft Excel是当前窗口时,按Alt+F4 单击窗口右上角的×形按钮 当Excel没有响应时,Ctrl+Alt+Del弹出任务管 理器应用程序选择Microsoft Excel 结束任 务(结束没有响应的程序可能丢失数据)
Excel的功能
数值处理:创建预算、分析调查结果和实施用 户能想到的任意类型的财务数据分析。 创建图表:创建各种类型的图表。 组织列表:使用行与列的形式高效地存储列表。 访问其它数据:可以从多种数据源导入数据。 自动化复杂任务:使用Excel的宏功能只需单 击鼠标一次就可以执行一个复杂的任务。
第一章 Excel的基础知识与基本操作
参考书目
1.主教材:《Excel2007公司管理表格设计 范例精解》机械工业出版社 张军翔 2.参考书:
《Excel商务应用全能手册》 中国铁道出版社
启典文化 单英为 李宇娇
3.参考资料:
帮助菜单 网上资源
本章内容
课时:2学时 本章重点内容
单元格与单元格区域的表示方法
当建立一个工作表或对工作表进行更新操 作后,需要把新的数据或更新后的数据保 存起来。 保存的目的是将内存的数据存入硬盘(或 优盘、移动硬盘等)。 在进行输入过程中,为了避免意外事故 (例如突然断电)造成数据丢失,也要经 常进行数据的保存。
保存数据的方式
使用常用工具栏上的“保存”按钮保存文件。 使用“文件”菜单的“保存”命令保存文件。 使用“文件”菜单的“另存为”命令把当前工作 簿保存到另外的文件。 如果试图关闭未保存的工作簿,Excel会提示用户 是否保存。 加密保存
日期和时间的输入
当前日期:Ctrl+;(分号) 当前时间:Ctrl+Shift+;(分号) 12小时制输入时间:1:15 p 设置单元格格式数字分类日期(时间)类型 简捷输入
6/10/9,可以输入2006年10月9日 50/10/9,输入的是1950年10月9日
选定行/列、单元格区域(1)
选定一个单元格区域
鼠标拖曳; Shift键配合鼠标选定;
在名称框输入要选定的单元格区域;
选定单元格后,区域左上角第一个单元格正常
显示,其余反显。
选定不相邻的多个单元格区域
Ctrl键配合鼠标选定
选定行/列、单元格区域(2)
选定行/列
一行或一列:单击行号或列号 选定相邻的多行/列:沿行/列拖曳,或者Shift 选定不相邻的多行/列:Ctrl
程序控制 Excel窗口中的各种元素 按钮
控制 菜单 图标
菜单栏 常用 工具 栏 工作表格 区 格式 工具 栏
标题栏
求助框
编辑栏
PDF工具栏
工作簿 控制按钮
垂直滚动条
工作表标签
水平滚动条
状态栏
标题栏
程序名称 文件名 最小化按钮 最大化按钮 关闭 按钮 下拉 菜单
菜单栏
菜单控制按钮 最小化工作簿
文件菜单另存为工具按钮常规选项 工具菜单选项安全性
打开文件
双击要打开的工作簿文件 单击常用工具栏上的“打开”按钮 选择“文件”菜单的“打开”命令打开文 件 “文件”菜单下部列出了一些最近使用过 的工作簿文件。
关闭文件
使用“文件”菜单的“关闭”命令关闭文 件 使用工作簿控制按钮中的关闭按钮关闭文 件 使用标题栏上的关闭按钮关闭全部文件。
工作簿与工作表
一个工作簿由多个工作表构成。
工作簿的扩展名是.xls
工作表
一张二维表,256列,65536行
两种显示方式 二维表中的每个方格称为一个单元格 快捷键Ctrl+箭头,End+箭头 工作表标签,即工作表的名字
单元格区域
多个单元格构成单元格区域 冒号
一块连续的单元格区域,通过左上角坐标和右下角坐
选中单元格区域,输入内容,然后Ctrl+Enter
单元格内输入/显示多行文本
如果单元格内输入的内容过长,则
如果相邻的右侧单元格没有数据,向右延伸; 如果相邻的右侧单元格有数据,被隐藏。
解决方法
自动换行:单元格格式对齐自动换行 强制换行:输入数据时,Alt+Enter 合并单元格:单元格格式、或工具栏按钮 加宽单元格:拖动或双击分隔线
标标识; <左上角单元格地址:右下角单元格地址>
逗号
两个单元格区域的“并集”,即包含两个单元格区域
的所有单元格
空格
两个单元格区域的“交集”,即包含两个单元格区域
的公共单元格。
文件的建立
新建空白文档
系统默认新建的Excel文档(工作簿)包含3格
工作表; 工具菜单选项常规新工作簿内工作表数 新建方法:工具栏按钮、文件菜单
默认情况下,数值型数据在单元格中右对齐,有 效数字为15位; 如果显示为“######”,说明单元格的宽度不够, 增加单元格的宽度即可; 分数的输入:先输入零和空格,然后再输入分数 (负的分数要先输入负号); 货币符号的输入:
美元($)、人民币(¥)、日元(¥ )、欧元(€)、
英镑(£)、分币字符(¢) 设置单元格格式数字分类货币货币符号
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