浅谈会计电算化的基础管理工作

浅谈会计电算化的基础管理工作

一、会计基础工作在电算化核算下的重要性

会计电算化核算和原始的手工核算相比，从工作量、准确性和时效性等方面，都有大幅度的改进和提高，使会计人员有更多精力从事管理和监督工作。但是会计基础工作的源头也显得尤为重要，因为电算化系统完全按会计人员填制的会计凭证，根据设定的程序由计算机及时抽取数据，不厌其烦地计算，自动生成记账凭证，并自动对账，生成会计报表，所有工作都在此基础上自动完

成，使复杂的会计核算工作不仅变的简单，迅速，而且大大提高了会计资料的准确性，它可以采用手工条件下无法采用的复杂，精确的计算方法，从而使会计核算工作做得更细、更深、更精确，能更好的为企业服务。但同时也突出了基础工作的重要性。

二、电算化下，会计基础工作在内部控制方面的新要求

会计电算化后，手工条件下的一些纠错方法都被取消，如对账簿记录错误的划线更正法将不再适应，取而代之的是修改权限，修改标志，凭证冲销等方法，对于经过审核，记账，甚至结账后发现的错误记录，还可以利用电算化系统提供的反结账，反过账，取消审核等功能进行修正，它将手工条件下的一部分内控制度转化为计算机程序控制，因此电算化也给内控制度提出了新的要求。

1、确保原始票据的审核及核算后操作的准确性

在电算化核算中，最初的工作是由会计人员，先审核原始票据的合

法性和业务的真实性后，对其业务按会计要素进行会计处理，也就是会计凭证的录入，这个过程完全由人工操作，对数字的准确性和会计科目使用及现金流向都要求仔细、认真处理，因为会计记账、对账、分析及编制报表等工作均在计算机程序控制下自动进行完成，一旦原始数据在输入时发生错误，计算机无法识别，因此要确保原始数据的准确性，加强原始数据的复核力度，才能保证会计信息的质量，从源头上确保会计信息的真实性和可靠性。

2、加强会计人员职能的控制，并按会计人员的工作岗位合理的设置权限

在手工操作会计中，对于一项经济业务的每个环节都要经过具有相应权限人员的审核和签章，但会计电算化后，职能划分发生了很大的变化，业务处理全部都是以电算化系统为主，会计人员的职能开始从核算型转向管理型，操作人员既可从事数据的输入又可负责数据的输出和报送，如不加强内控管理，就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修改，从而加大了出现错误和舞弊的风险，因此必须要加强操作人员职能的控制。我们必须制定相应的组织和管理制度，明确职责分工，加强组织控制，将系统中不相容的职责进行分离，即在系统操作过程中的人员进行明确分工，并配以相应的规章制度，其目的在于通过设立一种相互稽核，相互监督和相互制约的机制来保障会计信息的真实，可靠。如：出纳人员不能上机输入凭证，输入记账凭证的人员不能做稽核，每个环节都有授权范围等，通过内部职责分离，减少发生错误和舞弊的风险。

3、做好帐薄打印装订及各种数据的备份

在手工操作会计中，会计资料是以账、证、表等形式存储在各种纸质上的，增、删、修改了的会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任，实行了电算化后，数据的载体不同了，信息来源于数据库和程序，并且从一开始就存储在计算机上，只要依靠计算机才能了解这些数据，而且数据改动后又不留任何痕迹，如果计算机故障或受损，就有数据丢失或毁损的危险，所以要及时做好数据的备份，同时也要将存储在电脑中的会计凭证、账簿、报表等按时打印在纸质上，以防不测。对会计帐套一般要求每月备份数据一次，逐月备份，备份在外存储器上，如：移动硬盘等，确保数据的永久性。帐薄的打印按年度打印，并按会计档案的要求，装订并保管，在移交档案时，它不仅要移交纸质的会计核算资料，而且还要移交，保管好各种备份的会计数据以及其他会计资料。

4、做好内部控制制度和稽核制度

会计稽核是会计内部控制制度的重要组成部分，是会计机构本身对于会计核算工作进行的一种自我检查或审核工作。会计机构通过会计稽核，可以及时地对日常会计核算工作中出现的疏忽、错误等予以纠正或者制止，达到提高会计核算质量的目的。会计稽核是规范财务管理和保证会计信息真实、完整、可靠的重要手段。会计稽核与内部审计、纪检监察均为监督体系和内控体系的重要组成部分，相互既有分工，又有协调。因此必须完善并有效执行内部控制制度和稽核制度及岗位责任制，及时发现和纠正会计工作中的错误，防止违法乱纪行为，

维护企业财产的安全，保证会计信息的真实、会计报表的准确，以及库存物资、经营成果的真实准确。而且对稽核工作提倡事前的监督稽核，拓展稽核内容。因此我们要完善会计稽核制度，以预防为主，减少企业经营和财务风险。

如本公司在实际操作中，设置相应的操作权限，权限中明确地按财务人员的分工规定了各操作模块的用户权限。同时系统还明确划分系统管理员、操作员和信息使用员的职责。系统管理员不能使用操作员和信息使用者的权限，操作人员不得随意更改数据库，也不能自行设置系统参数，而信息使用员则只能进行信息的查询。这样可以通过岗位间的牵制防止舞弊情况的发生。其次，要对财务数据输入输出的过程进行控制。数据输入控制首先要求输入的数据应经过必要的权限，同时还要求输入的数据应经过必要的审核。在输出控制中，要验证输出数据是否与输入数据相一致，输出数据是否完整，输出结果是否正确和是否处于最新状态，以便为公司领导随时提供最新准确的会计信息作为决策参考。同时，数据的发送对象、份数也有明确的规定，建立了标准化的报告编号、收发、保管工作等。此外，还对会计电算化人员进行计算机风险意识教育，加强防病毒意识，采用有效的杀毒软件，并指导电算化操作人员及时更新杀毒软件，按时对电脑进行安全扫描。

随着网络技术的快速发展及电算化信息系统的普及和运用，对会计基础工作提出了更高的要求，我们在切实加强会计基础工作规范的落实时，还应该加强网络安全的控制，根据本企业的情况，设置网络安