浅谈学校档案的信息化管理

浅谈学校档案的信息化管理

摘要：随着计算机互联网技术的普及与进步，信息化已经成为新形势下学校档

案资料管理的明确方向。学校的档案管理部门为了能够便于管理，提升管理的效率，大部分都已经开始档案信息化建设。通过将计算机技术与档案信息管理工作

进行有机结合，使得档案转化为数剧资源储存在计算机管理系统中，进而简化了

学校档案管理工作的程序与方式，提升了管理效果。

关键词：学校；档案；信息化

学校档案作为学校发展历史的原始记录，见证了自身成长发展的历史过程和特色形成过程，对学校的发展起着不可忽视的作用。学校档案不仅包含党群、行政类，还包含教学、校

本教研等类别的材料，是学校高品质的物质文化。信息时代重要的特征之一是信息资源共享

和利用。面对社会对信息资源共享的需求，学校档案事业必须跟随时代发展的脚步，通过信

息技术将沉睡在档案盒中的档案信息唤醒，全面推进学校档案信息化建设的步伐和深度，更

好地为学校发展和社会需求提供有效的服务。

一、学校档案信息化建设的内涵与意义

学校以往的档案建设呈现出显著的封闭性管理特征，不仅管理效率低下，而且对于档案资源的价值无法实现充分的利用。随着我国学校办学规模的跃升，档案管理的工作职责与职

能均发生了相应的改变，人们对于档案管理的需求呈现出多样化的特征。因此，亟需一种具

有科学性与合理性的管理手段来实现学校档案管理的综合发展。通过信息化的建设能够转变

以往低效的管理模式，使得档案管理工作中的查询、分类以及管理等工作能够在互联网上自

动化完成，为人们提供快速、便捷以及精准的档案管理服务。通过计算机信息技术与校园网

络的有机融合，能够深入挖掘出学校档案资料中的潜在价值，使得学校的师生都能够自行查

找到其权限范围内的档案资料。因此，档案管理信息化建设既能够借助于信息化技术实现学

校档案管理工作的科学性以及系统性，还能够将档案管理工作需要花费的人力以及财力降到

最低，有效地控制学校档案工作的管理成本，使得学校的经济效益与发展进步得到同步提升。

二、学校档案信息化建设的现状及困境

1.档案信息化基础设施建设投入较低

与同属于以信息为客体服务于公众的图书馆相比，学校档案管理部门无论是在人员的配备上还是在基础设施建设上都落后于图书馆。据调查，现在仍有不少学校没有建立档案馆，

只设置了学校档案室，档案室人员配备一般2-3名，无法满足学校档案事业发展需求。长期

的备受冷落，经费划拨的不足，阻碍了档案信息化基础设施的建设。档案信息化建设需要配

备容量比较大的服务器、购置计算机、建立数据库以及局域网，具备完善的硬件条件，同时

也要对专门用于档案管理的软件进行开发，对网络进行维护与管理，这些工作都要花费大量

的费用。一些学校档案信息化建设基础设施一再从简、一再将就，严重阻碍了档案信息化建

设的发展。

2.档案管理软件较落后

以计算机为核心的数字技术和网络技术的发展，学校行政办公越来越追求效率和便捷，使用的管理软件类目众多，如校本教研、教学、人事、行政、学生、党建等管理软件，而档

案管理软件很少完善，面对每年剧增的档案量，很多档案软件已经无法满足用户的需求。学

校档案管理软件主要存在以下几个问题，第一，外界软件开发公司对学校档案管理软件的开

发较少，学校的选择性很小；第二，开发软件的人员对档案工作不熟悉，致使开发的软件并

不能满足学校档案事业的需求；第三，软件与软件之间缺乏统一标准，很难相互对接。

3.学校档案电子文件管理缺乏统一标准体系

中华人民共和国国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》明确提出：“对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。”尽管有

相关的标准来规范电子文件的归档，但是在实际工作中，学校档案管理部门把重心放在电子

文件的真实性的鉴定上，并没有对后期归档花费较多功夫，很多只是对电子文件进行粗线条

的归类，存贮在光盘、移动硬盘上放入消磁柜中，并没有对电子文件进行精细化的目录编排

和科学归档。导致以上情况的原因，主要是因为缺乏学校电子文件归档的统一标准，也没有严格的电子文件归档的考核标准。因此，需要针对电子文件档案制定新的标准，促进档案工作的顺利进行。

三、加强学校档案信息化建设的对策

1.加强硬件设施建设

经济原因是阻碍学校档案信息化建设的最主要原因，且经济投入的程度与学校领导层对档案信息化建设重视程度之间有着直接的联系，因此要实现档案信息化建设的顺利实施，就需要学校的领导层能够对信息化建设给予大力支持。硬件设施的建设应与学校的实际情况相符合，学校在进行信息化建设时最好综合考虑学校对档案管理的实际应用需求、经济能力以及发展前景等多个方面的因素，制定出具有操作性的信息化建设方案，分阶段进行并对建设情况进行评估，用以指导后续的信息化建设的发展。

2.加强档案信息资源建设

档案信息资源建设是学校档案信息化建设的重要组成部分，对于优化最终的建设成果以及功能的充分发挥至关重要。信息资源建设包括对现有的纸质档案通过扫描等方式将其输入到计算机中使其变成数据资源，对档案数据资源及时合理处理。做好档案信息资源的建设，档案管理工作人员要对现有档案做好机读目录建设工作，与档案管理工作有直接或间接联系的管理部门应当及时通过机读目录的形式将本部门的归档文件目录及时地传递给档案管理工作人员进行处理。

3.加强电子文件库的管理

以纸质为载体的档案管理规范和流程已经很成熟，随着时代的发展，电子文件的产生，给档案部门带了新的挑战。电子档案的鉴定、安全、归档的规范是难点，但电子档案使用的便捷性是其最大的优势，值得我们去研究和推广。电子文件形成部门应担负起电子文件的鉴定工作，档案部门应担负起电子文件归档的范围、要求、方法、程序等工作。档案部门最好建立电子档案库，与电子文件产生部门的管理系统对接，大大提高电子档案的利用便捷性，提高学校工作效率。

4.做好档案信息化人才建设

档案信息化建设通过更新管理方法、设备、技术以及观念等以实现优化与完善档案管理的模式与管理步骤等方面。要保证信息化建设的长远性，实现档案信息化建设的目标，需要建立一支具有综合专业素养的档案管理人才队伍。学校的档案管理人员要能够及时地更新自身的工作理念，培育信息化思维能力，既能够胜任档案管理工作的实际职责需要，还能够全面地精通计算机技术以及信息化建设技术，延伸自身的知识领域，加强计算机专业知识、数据库管理、信息化技术以及操作技能的训练与学习，成为具有综合素养的信息化档案管理人才。

参考文献:

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