公务接待管理规定
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公务接待管理制度
文件现行版号:A
首版生效日期:2015年10月1日
本版生效日期:2015年10月1日
发放编号:(盖受控章处)
文件编号: XM/A005-2015 总页数: 8
编制:编制日期:_____________
审核:审核日期:_____________
批准:批准日期:_____________
文件更改记录
本文件根据实际需要作如下更改,已经相关部门会签并呈报核准,签核意见及变更具体内容,见附页[文件更改通知单]。
公务接待管理制度
一、目的
为树立集团品牌形象,扩大对外联系和交流,本着“热情礼貌、服务周到、规范接待,标准管理,成本控制”的原则。
二、范围
本标准适用于集团各种接待工作。
三、公务接待基本原则
1.对口接待、热情服务、节俭高效的原则。本着提高办事效率,加强及业务
部门联系的原则,实行对口接待,提倡节俭,杜绝浪费。
2.领导审批、严格标准、严格控制的原则。公务接待必须严格按照公司规定
的标准安排,对各类公务接待实行领导审批制。
3.公司所有接待均要符合工作需要。非公务接待活动,包括出差期间的餐费
及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。
4.公司所有接待均由行政中心负责安排,按照标准执行,其它部门无权安排。
5.招待费属公务性开支,严禁私客公待、无客自请。
四、职责
行政中心为集团公务接待工作的归口管理部门,负责接待工作的安排和管理,拟定重要客户的接待计划,协调相关部门落实接待任务,并做好后续重要信息的传递及存档工作;集团各部门在接到客户来访预约后,应提前1到2天告知,应填写《接待申请单》及时把信息传递到行政中心,并协助其拟定接待计划,由行政中心统筹协调,无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。
五、计划及准备
1、行政中心在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时,应充分及申请部门沟通,详细了解客户的基本情况:客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划,编制日程安排表,酌情安排接待标准。
2、行政中心根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政中心根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店,酌情安排酒水、用餐标准;需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。
4、行政中心根据情况计划安排客户用餐、娱乐项目。
5、如有会议,需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备,大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员,并安排现场摄影摄像等。
6、根据情况安排接待所需车辆,保证车辆清洁,安全性能良好,接送人员负责协作行政中心接待人员协调安排,统一调度。
7、如有需要行政中心应根据情况提前为客户购买车票或机票。
六、接待标准
一级接待标准
1、迎接:注意把握迎候时间,提前等候于迎接地点。接待人员引见介绍主宾时,要注意顺序,遵守介绍时的先后次序。要先介绍主人,后介绍客人。在介
绍各方人士时,通常应当由尊而卑,按照其职务的高低,依次介绍。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时,待客人先伸手后,主人再相握。初次见面时,时间一般控制在3秒内。
2、座谈:确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适,将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于会议室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌,调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
会谈结束,董事长及各及会人员陪同对方参观我集团办公环境,并由专员负责讲解介绍。参观完毕,我方全体人员配合送客,董事长送至电梯口,其他人员陪同对方送至停车场。
3、用餐标准:行政中心根据集团标准预定饭店,一般为大型高级饭店(本地特色也可)。
4、下榻宾馆标准:行政中心根据集团标准预定酒店,一般为准五星/五星级酒店,商务套间。
5、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。
二级标准:
1、细则参考一级接待标准。
2、用餐标准:行政中心根据集团标准预定饭店,一般为大型较高级饭店。(本地特色也可)。
3、下榻宾馆标准:行政中心根据集团标准预定酒店,一般为准五星酒店,商务大床房。
4、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。
三级标准:
1、细则参考一级接待标准。
2、用餐标准:行政中心根据集团标准预定饭店,一般为较高级饭店(本地特色也可)。
3、下榻宾馆标准:行政中心根据集团标准预定酒店,一般为四星级/准五星级酒店,大床房/标准单人间。
4、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。
七、公务接待就餐管理细则
1.公务接待对象:上级单位检查指导工作的领导及随从人员;公司重要客户
及招商投资人员;及公司有业务往来、工作交流的兄弟单位人员;来公
司参加相关活动的外部人员以及其它必须安排的公务用餐等。
2.公务接待地点:原则上统一安排在公司指定的餐馆就餐。但必须先经公司
领导批准,就餐后,按程序报销,否则全部费用自理。
3.公务接待就餐标准:公务接待及就餐标准应严格控制,普通工作餐标准为
80元/人;一般公务接待用餐标准为100元/人,特殊公务接待用餐标
准为200元/人。若没有超过标准,按实报实销;因特殊情况超过上述标准
的,须经董事长/总裁批准。
4.公务接待陪餐人数:公务接待用餐实行对口接待,严格控制陪餐人数,原
则上不超过来客人数,陪餐人数不得超过3人。无故超标准增加陪餐人
员或虚报公务接待人数的,视情节轻重,对公务接待单位负责人罚款
100-200元,并通报批评。
5.公务接待就餐时间:午餐时间应严格控制在15点30分前结束,晚餐时
间应控制在22点00分前结束。超过规定就餐时间的应由相关单位负责
人向行政办公室汇报说明情况。无故超时就餐的对接待单位负责人罚款
100元,并通报批评。
6.公务接待就餐原则上中午不得饮酒,晚餐酌情适度饮酒,坚决杜绝醉酒;
除公务接待就餐之外,不得单独领取烟、酒等,确有外事活动需要领取
的,必须统一由行政中心安排并做好记录。
八、接待礼仪:
1、仪表:面容清洁,衣着得体。