公务接待管理规定

福建省莆田新美食品有限公司

公务接待管理制度

文件现行版号：A

首版生效日期：2015年10月1日

本版生效日期：2015年10月1日

发放编号：（盖受控章处）

文件编号： XM/A005-2015 总页数： 8

编制：编制日期：_____________

审核：审核日期：_____________

批准：批准日期：_____________

文件更改记录

本文件根据实际需要作如下更改，已经相关部门会签并呈报核准，签核意见及变更具体内容，见附页[文件更改通知单]。

公务接待管理制度

一、目的

为树立集团品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则。

二、范围

本标准适用于集团各种接待工作。

三、公务接待基本原则

1.对口接待、热情服务、节俭高效的原则。本着提高办事效率，加强及业务

部门联系的原则，实行对口接待，提倡节俭，杜绝浪费。

2.领导审批、严格标准、严格控制的原则。公务接待必须严格按照公司规定

的标准安排，对各类公务接待实行领导审批制。

3.公司所有接待均要符合工作需要。非公务接待活动，包括出差期间的餐费

及部门内部或部门之间的互相宴请、馈赠不属于公务接待范围。

4.公司所有接待均由行政中心负责安排，按照标准执行，其它部门无权安排。

5.招待费属公务性开支，严禁私客公待、无客自请。

四、职责

行政中心为集团公务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，并做好后续重要信息的传递及存档工作；集团各部门在接到客户来访预约后，应提前1到2天告知，应填写《接待申请单》及时把信息传递到行政中心，并协助其拟定接待计划，由行政中心统筹协调，无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。

五、计划及准备

1、行政中心在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时，应充分及申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。

2、行政中心根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。

3、行政中心根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。

4、行政中心根据情况计划安排客户用餐、娱乐项目。

5、如有会议，需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备，大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。

6、根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政中心接待人员协调安排，统一调度。

7、如有需要行政中心应根据情况提前为客户购买车票或机票。

六、接待标准

一级接待标准

1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，遵守介绍时的先后次序。要先介绍主人，后介绍客人。在介

绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次介绍。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在3秒内。

2、座谈：确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于会议室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。

会谈结束，董事长及各及会人员陪同对方参观我集团办公环境，并由专员负责讲解介绍。参观完毕，我方全体人员配合送客，董事长送至电梯口，其他人员陪同对方送至停车场。

3、用餐标准：行政中心根据集团标准预定饭店，一般为大型高级饭店（本地特色也可）。

4、下榻宾馆标准：行政中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星/五星级酒店，商务套间。

5、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。

二级标准：

1、细则参考一级接待标准。

2、用餐标准：行政中心根据集团标准预定饭店，一般为大型较高级饭店。（本地特色也可）。

3、下榻宾馆标准：行政中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星酒店，商务大床房。

4、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。

三级标准：

1、细则参考一级接待标准。

2、用餐标准：行政中心根据集团标准预定饭店，一般为较高级饭店（本地特色也可）。

3、下榻宾馆标准：行政中心根据集团标准预定酒店，一般为四星级/准五星级酒店，大床房/标准单人间。

4、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。

七、公务接待就餐管理细则

1.公务接待对象：上级单位检查指导工作的领导及随从人员；公司重要客户

及招商投资人员；及公司有业务往来、工作交流的兄弟单位人员；来公

司参加相关活动的外部人员以及其它必须安排的公务用餐等。

2.公务接待地点：原则上统一安排在公司指定的餐馆就餐。但必须先经公司

领导批准，就餐后，按程序报销，否则全部费用自理。

3.公务接待就餐标准：公务接待及就餐标准应严格控制，普通工作餐标准为

80元/人；一般公务接待用餐标准为100元/人，特殊公务接待用餐标

准为200元/人。若没有超过标准,按实报实销;因特殊情况超过上述标准

的，须经董事长/总裁批准。

4.公务接待陪餐人数：公务接待用餐实行对口接待，严格控制陪餐人数，原

则上不超过来客人数，陪餐人数不得超过3人。无故超标准增加陪餐人

员或虚报公务接待人数的，视情节轻重，对公务接待单位负责人罚款

100-200元，并通报批评。

5.公务接待就餐时间：午餐时间应严格控制在15点30分前结束，晚餐时

间应控制在22点00分前结束。超过规定就餐时间的应由相关单位负责

人向行政办公室汇报说明情况。无故超时就餐的对接待单位负责人罚款

100元，并通报批评。

6.公务接待就餐原则上中午不得饮酒，晚餐酌情适度饮酒，坚决杜绝醉酒；

除公务接待就餐之外，不得单独领取烟、酒等，确有外事活动需要领取

的，必须统一由行政中心安排并做好记录。

八、接待礼仪：

1、仪表：面容清洁，衣着得体。