公司行政管理手册

公司行政管理手册
目录
(一)、人力资源管理规范 (4)
一、前言 (4)
二、员工任职管理 (4)
1、员工招聘录用规定 (4)
2、岗位职位管理规定 (6)
3、员工离职管理流程 (7)
4、人事档案管理规范 (8)
三、员工薪酬体系 (8)
(二)、行政管理规范 (12)
一、前言 (12)
二、办公制度 (12)
1、办公时间 (12)
2、考勤方式 (12)
3、请假 (13)
4、假期及工资规定 (13)
5、工作纪律 (13)
三、员工公务外出管理 (14)
1、目的 (14)
2、适用范围 (14)
3、公务外出请示 (14)
4、细则 (14)
5、注意事项： (15)
6、应用表单： (15)
四、会议制度 (15)
1、会议注意事项 (15)
2、会议禁忌事项 (16)
3、会议记录 (16)
4、议定事项的催办和反馈 (17)
5、会议文件的管理 (17)
五、办公用品及设备管理制度 (17)
1、文具管理 (17)
2、办公用固定资产管理 (17)
3、申领 (18)
4、其它 (18)
六、档案管理制度 (19)
1、档案管理 (19)
2、借阅利用 (19)
3、鉴定、销毁 (19)
4、保密 (20)
七、印鉴管理 (20)
八、保密制度 (20)
九、邮发管理 (20)
十、附则 (21)
(一)、人力资源管理规范
一、前言
为公司业务地顺利展开，必须要有人力资源的开发、管理和利用的保障，本规范的意义和目的在于使公司的人力资源处于有章可依的管理状态，保证任职、考核、薪酬和奖励等管理的合理性，提高员工满意度和忠诚度，同时能面向未来全面提升员工素质，促使其向职业化转变。

二、员工任职管理
1、员工招聘录用规定
第一章总则
第一条：为实现公司销售计划的整体目标和方针，确保录用身体健康、品德优良、具备优秀员工潜质的人员为公司服务，特制定本规定。

第二条：本规定适用于公司财富管理中心员工的招聘工作。

第二章招聘
第三条：招聘原则：公平竞争、择优录用。

第四条：招聘方式：推荐、面向社会登报招聘、参加人才交流会及招聘网站招聘等形式。

第三章应聘
第五条：应聘人员应如实填写《应聘登记表》，并提交学历、简历、身份证、各类职称证书等应聘材料的原件及复印件。

第六条：行政部在收齐应聘者材料后，会同用人部门管理者对应聘者资格进行书面材料初审。

第七条：书面材料初审合格者通知面试或当场面试。

第四章面试
第八条：招聘小组一般由行政部与用人部门领导等人员组成，面试时，小组成员应不少于三人，并且至少有一名主管领导参加。

第九条：面试内容及招聘小组职责：
A．审核应聘者是否具备专业素质及资格。

B．对应聘者是否具备正式录用资格以及综合素质进行评审。

C．对小组成员的意见进行综合分析后，做出初步决定。

第十条：面试评价：
A．小组成员应对面试结果做出书面评价并签名。

B．评价标准见《面试评价标准表》。

第十一条：面试结果审核：
A．面试（加试）结束后，由行政部对面试结果进行汇总，并报总监批准。

B．所有小组成员评价为70分以上者为合格；70分以下者，原则上不予录用。

第五章录用
第十二条：录用名单确定后，对招聘未入选面试及面试不合格者，由行政部在5日内对其本人做出电话或信函婉辞通知。

第十三条：对于确定录用人员由总监进行最终面试。

第十四条：对合格人员，行政部会同用人部门协商其进入公司日期，并确定其职级后报总监审批。

第十五条：被录用者须办理的进入公司的相关手续：
A．按要求提供个人材料，包括身份证、学历证明、经历证明等。

B．提供正式、有效的人事手续，如辞职证明或其他相关资料等。

第十六条：对不能按要求提供有关材料或弄虚作假者，应取消其录用资格并报主管领导。

第六章员工加入公司当日手续
第十七条：员工本人填写详细的《员工登记表》，并开始考勤。

第十八条：签订劳动合同或协议。

新员工试用期为三个月，试用员工如果不符合岗位要求，公司可以解除劳动合同。

试用期届满，经公司考核合格且本人又愿意在本公司工作的员工，可办理转正手续。

第十九条：申领相关办公用品和设备等。

第二十条：行政部组织入职培训。

第七章因录用发生的经济问题
第二十一条：因录用发生的被录用人与相关单位的一切经济问题应自行处理。

第二十二条：应届毕业生的学校培养费问题，由被聘者自行解决。

第八章附则
第二十三条：本规定由北京华富世通投资管理总公司负责解释。

第二十四条：本规定自发布之日起执行。

2、岗位职位管理规定
第一章定义
第一条：职位分析的理论基础是劳动分工理论和科学管理原理。

职位分析是现代人力资源管理和开发的首要基础。

职位分析是指在各级组织中进行收集、分析和整理职务信息的一系列管理活动，目的是建立各职位的职务说明书。

第二章作用
第二条：职位分析能够在以下方面发挥作用：
A．职员选拔：职位分析指出了对各个岗位任职者的具体资格要求，便于对应聘者和被轮换者或被提升者的知识、技能、素质是否胜任、适应该职位的需要进行测试和考核。

B．员工培训：职位分析结果可用于员工培训内容的选择，知其所欠缺才能而有的放矢地进行补课。

C．绩效考核：职位分析可以为绩效考核提供更为精确的标准，易于为考核者和被考核者所接受。

D．职务分类：职位分析有利于将任职资格相似的某些职位归为一类，便于确定同一类职务的工资水平、升迁、培训。

E．职务评价：职位分析的结果可用于评价某一职位在组织中的价值，以确定其工资水平。

F．职务设计：职位分析可以更好地设计某一职务，可以对现有职务进行批判性反思，多余的不合理的取消或合并，实现因事设岗。

G．职务描述：职务描述是职位分析的结果，职务描述给任职者提供了应遵循的原则，使任职者由于明了自己所处特定职位的要求而提高工作效率。

H．效标体系：职位分析有助于建立效标体系，这些效标可用于员工的培训、心理测评的效度分析。

第三章职位分析组织
第三条：公司人力资源部负责职位分析的组织、培训。

第四条：各职能部门负责人负责具体职位分析的操作，动员本部门职员参与职位分析工作。

第四章分析程序
第五条：假设现有部门设置是合理的。

第六条：描述本部门所有业务活动内容（各个环节），工作量的大小，各环节间的牵制关系（是否属不相容环节，需相互制约）。

第七条：根据各环节业务性质和管理幅度，把相类似、相连接、可相容的工作环节集合，组成一项职位。

第八条：确定部门在目前情况下应当设置哪几种职位，各职位分别需要几个职员。

第九条：描述每一项职位的工作活动内容、工作权力、责任和工作流程。

第十条：描述每一项岗位的社会环境：岗位层次（级别）、发展趋向（晋升方向）、上下级关系、关联环节、部门和其他可参与的社会活动等。

第十一条：描述每一岗位的工作条件：工作地点、工作时间长度、是否加班，室内外工作比例（外出时间长短、频率）、接受培训和工作场所的舒适度等。

第十二条：描述每一岗位的薪酬和福利条件：工资（含奖励）水平和工资计算方法、可享受假期、各种保险、住房、交通、通讯条件和其他福利。

第十三条：确定每一岗位的资格要求：年龄、学历、专业、工作经验、业务能力、生理条件、人格特征（性格、气质、兴趣爱好、事业心、合作性、仪表）和领导能力。

第十四条：编制每一岗位的职务说明书。

3、员工离职管理流程
第一条：员工申请离职必须提前一个月提出书面辞职申请，经主管领导同意后报请总监，批准后即确认该员工离职。

第二条：因违反公司制度或工作不胜任等原因给予解聘的，行政部正式通知该员工确认离职。

第三条：对于员工擅自离岗的，由其直接主管领导向上级和行政部报告，经行政部查明原因后，确认离职，并报知总监。

4、人事档案管理规范
（1）行政部必须为公司全体员工建立人事档案，负责档案的设计、填写、更新和管理等。

（2）员工档案将作为公司人力资源开发和管理的基本数据库，是开展员工关怀、职业生涯设计和个性化员工培训的基础。

（3）人事档案的内容必须包括员工基本资料如简历、员工登记表、身份证、相关证件复印件等；员工考核动态情况，如月度考核结果、季度考评结果和薪酬变动情况；员工奖励情况，如年度奖励、其他奖励状况；详见《人事档案用表》。

（4）员工档案必须进行动态管理，及时根据实际情况进行记录和变更，每月10日前必须进行月度检视。

（5）人事档案管理的具体规定详见《档案管理规范》。

三、员工薪酬体系
详见《北京华富世通投资管理总公司2012年营销人员薪酬福利、绩效管理制度》附：
招聘面试评定表
(二)、行政管理规范
一、前言
根据公司实际状况，制定行政管理规范并适时进行补充，做到有章可循，违章必究，奖惩分明，树立正气，促使公司步入正常和快速发展轨道。

二、办公制度
1、办公时间
每周一至周五
上午 9:00——12:00
下午13:30——18:00
午餐及午休 12：00——13:30
2、考勤方式
□上下班打卡考勤
□迟到：一个月内迟到十分钟之内（含十分钟）、忘记打卡及外出未报备者（包括上下班）在4次以内（含4次）免扣工资，超过次数或时间则10元/次，且以10元/次递增。

□矿工：按照矿工天数扣发两倍基本工资，一个月内矿工超过3日（含3日）为严重违反公司考勤制度，公司有权解除劳动合同。

3、请假
□请假流程：填写《请假单》——主管领导批准——交行政人事部。

□员工休病假超过一日的，需提供医院的诊断证明，否则按事假处理。

□假期审批权限：
一般员工请假3天以内由直接主管批准，3天以上由直接主管审核，报总监及以上级别批准；部门主管级以上员工请假由总监及以上级别批准。

4、假期及工资规定
□带薪年假：凡在公司连续工作1年以上的员工均可享受带薪年假，工龄满一年不满5年可休假5天，满5年不满10年可休假10天，满10年可休假15天。

年假可先充抵事假；休年假的员工需要提前半个月提出申请，经上级主管审核、总监批准后执行
□病假：病假按照请假天数扣发基本工资的50%
□事假：事假可用年假充抵，扣发基本工资
□婚假：7天；丧假：3天；产假：正常产假90天
5、工作纪律
（1）正常工作时间应穿戴整齐，仪表端庄，不浓妆艳抹，严禁穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。

（2）接电话声音要轻，要注意电话礼貌，首先向对方说“您好”，当周边的电话响起，而当事人不在时，应主动帮对方接起，并给予妥当回复。

（3）注意办公室工作环境，不要大声喧哗。

不得翻阅与工作无关的书籍，不得利用职务之便拨打私人电话、上网聊天、打印私人文件等与工作无关的事项。

（4）保持自己办公范围的清洁，台面物品摆放整齐，爱护办公室内公有财产，如有损坏造价赔偿。

（5）对公司来访客人要主动问候，礼貌待人。

（6）不得随意动用他人办公用品，如有需要须经本人同意后方可，使用他人电
脑或查阅文案时需有本人在场。

（7）如有事外出须经直接上级许可。

（8）同事之间团结互助，不准讲粗、脏话，不做有损公司形象的事。

（9）下班时关闭所有电源开关及门窗。

三、员工公务外出管理
1、目的
为规范员工临时外出办公请示流程，加强外出办公考勤管理，特制定本管理制度，作为外出之联系及考勤管理使用。

2、适用范围
本制度适用于所有因临时公务外出的员工。

3、公务外出请示
外出前，应事先填妥《员工外出登记表》，交行政部备案。

4、细则
（1）外出前，应至少提前到行政部处登记，并填写《员工外出登记表》，报直接领导签字批准后方可外出办理公司业务，特殊情况不方便办理的，需征得领导口头同意，方可外出；
（2）上班前直接办理公司业务未到单位打卡者，应提前一天到行政部备案；在下班前未办理完公司业务而无法回公司打卡者，需部门负责人签字批准并第二日报行政部备案；
（3）外出办理公司业务员工需严格按照所填登记表办理公司业务，严禁利用外出时间去往其它地点，严禁利用外出时间办理私事。

5、注意事项：
（1）外出办事人员在外要注意公司形象，严禁以公司名义做违反国家法律，法规及道德的事情；
（2）外出办事人员注意个人安全及财产安全，携公款外出人员须保证公司欠款安全；
6、应用表单：
员工外出登记表
注：1、因外出办理公务无法按时返回而影响正常考勤的，应填写本表经部门领导签字确认；2、主管级以下人员，由部门主管签字核准；3﹑主管级人员，由总监签字核准； 4、因特殊原因无法提前填写的，应在事后补填本表。

7、本办法由行政人事部制定，经总监核定后实施，其修正时亦同。

四、会议制度
1、会议注意事项
会议主要包括前台区域工作人员会议、后台例会及各种临时会议；会议通知与会场安排。

（1）行政部应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。

例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天由行政部通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。

会前派专人做好会场安排。

（2）与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。

（3）不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。

参会人员要严格遵守会议的开始时间。

迟到人员记入会议记录。

（4）会议主持人要在会议的起始就议题的要旨向与会人员做简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。

（5）会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。

2、会议禁忌事项
（1）发言时不可长篇大论；
（2）不可一直缄默；
（3）不可取用不正确的资料；
（4）不要只做期待性预测或只谈抽象概念；
（5）不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击；
（6）不可随意打断他人发言；
（7）不可不懂装懂，不入正题；
（8）会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席；
（9）会议期间将手机关掉或调成静音，将信号转接至行政部秘书或部门同事记录。

3、会议记录
（1）会议由行政部制作会议记录。

会议记录必须使用专用记录本。

会议记录应记载会议所议事项。

会议记录应与参会人员的签名册一并保存。

（2）会后要及时撰写会议纪要。

会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。

（3）会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政部审核后，会议纪要送有关领导和部门。

4、议定事项的催办和反馈
（1）会议议定事项由行政部主持分解到相关部门落实办理。

（2）行政部指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。

（3）办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。

（4）重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。

5、会议文件的管理
（1）会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度。

（2）凡需查阅当年会议记录的，必须由行政部批准。

（3）年终由行政部将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。

五、办公用品及设备管理制度
1、文具管理
（1）文具用品分为个人使用类和业务使用类两种。

（2）个人使用类系指个人自己使用保管的用品，如笔类、尺类、橡皮等
（3）业务使用类系指本部门共同使用保管的用品，如胶水、文件夹等。

部门领用时需进行登记，登记册统一由行政部保管。

（4）行政部每月需统计各部门文具用品使用数量。

（5）严禁员工将公司文具用品取回家私用。

（6）正常消耗性文具用品如圆珠笔、钢笔、计算器、文件夹、剪刀等再领用时，需以旧换新。

否则不予核发。

2、办公用固定资产管理
（1）办公用固定资产包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。

（2）行政部每年6月、12月对固定资产进行两次全面盘点（由二人以上参加），核对财产数量。

（3）各项固定资产的质量保证书等资料统一由行政部保管。

（4）各部门配备的所有办公设备由行政部统一管理，使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。

（5）办公用计算机、打印机等办公设备由专人负责使用，定期保养。

财产发生损坏时，需负相应的责任。

主管级以下人员未经允许不能私自使用非已负责设备，不能将游戏光盘及外来软件、磁盘放入计算机内使用，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。

（6）办公室使用计算机的员工在办公时间内严禁进入计算机游戏程序，如发现一次罚款200元。

（7）员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。

（8）任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。

3、申领
各部门需要提出申领计划，行政部汇总后，填写《申领单》，说明用品的名称、型号、规格、数量等。

经总监签字后，报公司行政部。

4、其它
（1）员工离开公司后，需把领用的计算器等悉数交还行政部，若有损坏或丢失，负责赔偿。

（2）办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、衣帽架等的迁移，需经行政部办理迁移手续后，方可执行。

（3）办公用固定资产的报废，经总监批准后核销。

六、档案管理制度
1、档案管理
（1）各部门档案由行政部统一管理，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

（2）归档范围：年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。

（3）行政部负责对档案分类编号、立卷归档。

案卷应符合规范，分类目标识和保存期限，科学地立卷和编目，做到排列有序，卷宗结实整齐。

（4）行政部负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管理。

（5）所管理的档案包括客户档案、基础资料、人力资源档案等。

2、借阅利用
（1）各部门因工作需要借阅档案时，应按借阅规定办理借阅手续。

（2）借出文件须经该部门主管及行政主管批准，重要文件须经总监批准。

借出的文件必须按时归还；如需续借，须按规定办理续借手续。

否则，对借出文件人员进行处罚，与工作业绩考核挂钩。

（3）查阅涉秘案卷，摘抄、复制密级材料，应由部门出具申请报告，经总监批准、档案员查验、经办人签字后，方可进行。

（4）查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。

（5）档案员应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做登录统计。

3、鉴定、销毁
（1）行政部应根据规定，组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。

（2）行政部要定期开展档案清查核对工作，做到目录与案卷相符。

（3）销毁档案要造具清册，提交销毁报告，经总监审批后，指派专人监销，并签字记录备案。

（4）移交档案应按规定办理交接手续，造具清册，并归入卷宗。

4、保密
（1）档案管理人员应严格遵守《档案法》、《保密法》，不得泄露档案机密。

（2）接待查档，不得超出调阅范围。

七、印鉴管理
1、公司印鉴由总监办公室负责保管。

2、公司印鉴的使用一律由总监签字许可后方可盖章，如违反此项规定造成的后果
3、所有印鉴使用，应建立登记制度，注明用印日期、函件内容、份数、经办人、批准人等内容。

4、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明以及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

5、公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，必须经总监签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。

6、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

八、保密制度
第一条：必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。

第二条：不得向他人泄露公司的业务信息秘密。

第三条：不得向他人泄露公司的市场策划方案及秘密。

第四条：不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。

第五条：不得向他人泄露公司的营销策略秘密。

九、邮发管理
所有公发信件、邮件一律不封口，由行政部登记报总监批准后，统一封口，负责寄发。

十、附则
1、本规定如有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交总监批复。

2、本规定自发布之日起生效。

21。