从利用角度看如何推进地方高校干部人事档案工作

从利用角度看如何推进地方高校干部人事档案工作

作者：徐洁

来源：《办公室业务》 2018年第2期

文/浙江大学宁波理工学院档案馆徐洁

【摘要】如何进一步提高干部人事档案工作的水平，是所有高校干部人事档案管理工作者思考的问题。本文结合笔者所在地方高校近年来档案提供利用情况，提出若干建议，旨在使干部人事档案工作能够更好地发挥作用。

【关键词】地方高校；人事档案；利用；推进

便于社会各方面的利用，是档案工作的根本目的所在。从这句话我们可以看出，提供档案利用服务，是档案工作的归宿，也是衡量一个单位档案工作开展情况的标准之一。那么，从本单位档案利用角度来分析本单位档案工作中存在的问题或者尚有待改进的方面，对提高本单位档案工作有更为直接且有效的参考意义。现就笔者所在地方高校的干部人事档案利用情况谈几点体会和思考。

一、干部人事档案的利用情况

（一）利用概况及方式。综合本校近5年来（2013年-2017年）的干部人事档案利用登记情况，可以看出，除遇到例如全党信息核对、“三龄两历”审核等大规模工作外，每年学校对干部人事档案的日常利用率基本保持在一个较为稳定的水平，上下起伏不大。而对人事档案的利用目的，也基本集中在人事或入党考察、工龄工资审核、晋升学历或职称、办理退休或落户手续这几方面，主要涉及到干部人事档案中第四、五、六、九类。利用干部人事档案的方式可归纳为以下四种：1.复制服务：是指干部人事档案工作者以提供所需档案材料复印件的形式满足档案利用者的需求，其中以攻读研究生所需提供的本科期间学习成绩表、论文评阅书和以办理落户所需提供的调入市区审批表为主。2.查阅服务：是指档案利用者在档案馆所设的专用查阅室内现场翻阅档案原件来获取所需信息，其中以教职工工龄核算、人事调动前政治审查、工资核对、教师30年教龄核查及党员资格审核为主要目的。3.借出馆外服务：是指档案利用者因办理教职工退休、党员发展事宜等特殊需要，将干部人事档案借出档案馆。4.口头服务：是指干部人事档案工作者不需直接提供人事档案原件或复印件，只需以口头形式将信息回复给档案利用者从而满足其需求，是一种提供某一简单信息的服务方式，其中以提供入党或转正时间、晋升职称时间及提升职务时间为主。

（二）现状与问题。根据干部人事档案利用需求与实际提供服务情况，有两方面相对比较直观的问题显现出来：1.档案材料收集的及时性、完整性不够直接影响了档案利用的质量和效率。档案材料收集的不及时性表现为已经办理完毕的归档材料没有及时移交档案馆而造成归档滞后。比如在党员发展完毕后，办理完毕的党建材料长时间保存在组织部或各学院党总支。档案材料收集的不完整性则表现为档案内材料的不连续。比如缺少职称评审材料或干部任免材料中的某一份。无论是收集的不及时还是不完整，都首先需要档案馆追查到材料不齐的原因和原件具体所在地后才可提供利用，从而直接导致档案利用者的需求无法在第一时间得到满足。2.档案信息的综合处理度不够既间接影响了档案利用的效率，又不利于档案原件的保存。一般来说，对于单纯只需要获取某个信息的简单需求，档案利用者会选择口头咨询。此种情况在我校干部人事档案利用中所占最大比例的就是询问各类具体日期。而眼下不少高校尚不曾对人事档案里的信息进行提取和汇总，结果只能满足档案利用者当前一次的需求，而在之后又遇到同样

需求时，就面临必须重复地查阅档案材料的情况。比如去年全党开展的党员信息核对，就有不

少对于自己入党和转正时间有疑问的教职工党员提出从档案中确认具体日期的需求，而在三年前，学校组织部就曾要求档案馆提供过其中大部分教职工党员的入党及转正时间。再比如，某

位教师于一年前咨询过确定讲师的时间，在一年后又需要档案馆提供晋升副教授的时间。类似

此种对同一类别内容反复查阅档案材料的情况，不仅耗费时间降低了工作效率，同时也不利于

对档案的长期保存。

二、改进干部人事档案工作的若干建议

以上提到的两个问题在高校中并不少见。对于如何改善上述问题，从而进一步推进干部人

事档案工作，笔者认为至少需要做到以下三点：

（一）重视相关部门干部人事档案知识的宣传。不同于综合档案的材料来源于全校各部门、各学院的广泛性，干部人事档案材料的最主要、最大量来源于学校人事处以及组织部这两个部门。干部人事档案中的年度考核、职称晋升、工资审批、岗位等级变动等材料都由人事处产生；政治审查、干部任免等材料由组织部产生，因而对人事及组织两个部门的宣传显得尤为重要。

宣传的重点应集中在移交材料的及时性和准确性上。及时，是指要严格按照人事档案相关要求

在材料产生后的规定时间期限内移交档案馆。准确，则要求移交的材料不仅要信息无误而且归

口要正确。对于仅有一份的材料应优先确保人事档案完整，在此基础上，如有多份再归入综合

档案保存乃至部门或个人留存，主次不可颠倒。

（二）增强干部人事档案工作者的主观能动性。档案工作者是档案工作的主体，想要做好

这项工作必须在最大限度上发挥档案主体的敏感性和积极性。一方面要求人事档案工作者密切

关注学校各项工作动态，改“坐等相关部门移交材料”为“主动提醒相关部门及时移交材料”；另一方面则要求人事档案工作者密切关注利用情况，改“坐等外借档案材料部门归还材料”为“按时提醒外借档案材料部门及时归还材料”。变被动为主动，充分发挥档案工作主体的作用，是推进干部人事档案工作进步相当重要的一点。

（三）注重干部人事档案信息的整合。这里的整合，是指将每份档案里相互关联的信息进

行提取，按一定顺序梳理后录入电脑，以达到方便利用的目的。比如工作经历、职称晋升、职

务变动、党团信息等。整合的方式不拘一格，可以建立一个详尽的人员信息库、可以做成各类

编研材料、也可以只做成简便的信息卡形式。对于那些人手比较紧缺，同时还身兼部门其他大

量工作的人事档案工作人员，笔者建议以信息卡的形式优先整合日常查询率相对较高的党团、

职称及职务变动信息。如此一来可以利用计算机技术提高档案利用效率，促进电子化水平。二

来可以起到保护档案实体的作用。三来还可以在梳理过程中发现是否存在缺少材料的问题，查

漏补缺，以便及早补救，维护档案的完整性。

三、结语

干部人事档案工作，是高校档案工作中的一项重要内容。推进干部人事档案工作不仅需要

档案工作者的专业及主动，也需要分管领导的重视和各相关部门的积极配合。在三方的共同努

力下，笔者相信，地方高校干部人事档案工作必然会走出一个新的高度。