浅析企业合同风险防范与内部控制策略

浅析企业合同风险防范与内部控制策略

发表时间：2018-02-26T11:06:34.570Z 来源：《基层建设》2017年第33期作者：舒文珍

[导读] 摘要：企业有效的合同管理是法律风险得到有效控制、管理成效不断扩大、维护企业权益和信誉、依法依规经营发展的管理关键。

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摘要：企业有效的合同管理是法律风险得到有效控制、管理成效不断扩大、维护企业权益和信誉、依法依规经营发展的管理关键。本文具体分析企业合同管理存在的主要风险，并提出通过系统、动态、全过程的内部控制措施来有效防范。

关键词：合同；内控；系统；动态；全过程

一、企业合同管理风险问题描述

企业合同管理的目的是为了维护企业自身合法权益、降低企业经营风险，促进企业健康的发展。有效的合同管理应覆盖合同的全过程，在企业合同管理中有以下三方面风险成因：

（一）合同文本的法律风险。合同文本是固定合同签订各方权利义务的法律文件，是交易的重要依据。合同文本不仅是指在前期合同谈判、拟定、签订的环节中生成的合同文本，同时在履行过程中，变更、确认交易方权利义务的货物验收单、收付货物凭证、对帐单、结算单、工程签证、补充协议等都是合同的重要组成部分，也是合同文本不可分割的内容。在实践履行合同过程中，因企业人员擅自出具验收单、承诺函，合同变更不进行书面确认等问题，常常导致合同纠纷案件的发生。

（二）管理流程中各部门合作存在割裂。合同管理内部控制过程通常涉及合同谈判、审查、签署、履行、归档等多个环节流程，同时也涉及业务、财务、法务等多个部门，合同风险存在于对应的整个业务流程中。企业合同管理不仅仅一个部门的事情，有效的合同管理需要企业内部各部门的密切衔接与分工配合。当履行管理存在割裂，法务、业务、财务及其他相关部门之间不能实现有效地信息共享和传递，致使合同法律风险的整体防范失效。

（三）缺少动态的全过程的风险防控。重审查签订、轻履行监督的合同管理理念普遍存在，当前企业日益重视合同审查签订环节，风险已大为减少。但是合同签订后需要通过履行才能实现交易目的，合同签订得现完美，若得不到履行人员严格、有效的执行，也只是一纸空文。同时除人为因素外，对一些履行期限较长的合同，可能发生履行部门不一致、人员交接不到位造成合同履行出现断档等情况，都是合同纠纷案件发生的重点原因。

二、合同内部控制管理的理念和策略

企业合同内部控制理念是实现合同谈判、起草、审查、签订、履行、变更、解除的闭环管理，确保合同管理全过程性、系统性、动态性。

（一）合同管理全过程性

全过程性管理是指从合同对方的确立、合同起草、谈判、审核、订立、履行、变更到解除等全过程进行严格管控。不仅要强化严格审核对方资质资信、合同的会签审核、用印管理等签订前的过程管控，还要通过完善履约情况记录、建立履行过程台账管理等强化签订后的管理；并在全过程管理中实施痕迹化管理，使合同管理工作全过程都可以有效管控。

（二）合同管理系统性

通过建立分层审核的架构，采用系统性合同审核管理模式，明确合同审批、审批范围和各部门职责、分工及具体管理内容，由归口部门主导，将每个涉及合同条款内容的各部门系统地组织起来，对合同中涉及的条款内容采取会签的方式逐一审核，对合同履行、变更等进行整合处理，同时制定职责履行考核标准，避免因部门管理失效、工作内容缺失而导致的法律风险。

（三）合同管理动态性

动态开展合同文本差异化分析，确保合同条款适应企业实际需要。对合同履行管理实施动态跟踪，包括合同的变更、解除、终止等法律行为。合同的变更是合同纠纷发生主要风险因素，合同的主体和内容变更的处理必须动态、系统、痕迹化，内部控制时要求合同的变更参照合同新签合同审批手续实施。

三、合同内部控制管理具体措施

（一）设定合同内部控制专业管理指标并考核

通过设定合同管理专业指标，加强合同内部控制的执行力。设定合同审查会签率、合同档案规范率、合同履行规范率等内容作为内部控制考核标准，发现并整改问题，保障合同内部控制管理各项要求落地执行。

（二）科学匹配合同内部控制管理流程。

按照统一授权、统一管理、统一归口把关、统一审查负责的集中管理要求，严格落实“技术、经济、法律”审查要求，科学匹配合同内部控制管理流程。

1.合同准备阶段

指定合同专人承办，负责合同立项、确认合同事项经相关程序批准并提供依据、确定合同对方当事人并审查其主体资格和资信情况，按照业务部门要求采取招投标、竞争性谈判、询价、单一来源采购、拍卖、履行法律法规或企业规章制度允许的决策程序确定对方当事人，做好标的、信息、资格、信誉、合同履行能力、授权委托等的审查，法律部门全程接受咨询、配合、监督程序的合规性。

2合同起草与谈判阶段

承办人组织合同的起草，按照国家或地方有关政府部门制定并强制适用的文本、企业的统一合同文本、行业参考性示范文本使用顺序选择范本，合同文本按照企业法律部门提供的填写注意事项和使用说明规范填写内容，条款内容完整，表述严谨准确；出现标的额较大、影响重大、涉及专业技术或法律关系复杂等情形的，组织财务、法律、技术等人员参与合同起草或谈判，必要时聘请外部专家参与相关工作，谈判过程予以记录妥善保存。

3.合同审核与签署

按照应审必审的要求，根据合同涉及事项送相关业务、财务、法律管理部门审核会签，各部门各负其责，对所审核业务及内容承担有关责任，会签通过后按照授权范围签署。合同主体的资质审查主要包括营业执照、授权委托书、权属证明等资格证明文件、特殊类型的合同还需要政府部门的相关批文。合同内容的合法性审查包括条款、订立程序、格式条款、附生效条件的合法性，其中对特殊条款担保、知

识产权、违约责任、免责约定作重点审查。

4.合同履行阶段

合同承办部门组织合同履行，及时跟踪、动态反馈合同履行信息，同时企业应开展财务、法律督、审计和监察监督。对合同运转情况实施月度、季度监控，动态调整监控主题，对异常或普便性问题多分析，及时提出改进措施。

合同履行过程中对已生效的合同发生变更、转让、解除事宜时，必须经各有关专业同意。一旦发生合同争议，企业先行采用协商方式解决，协商不成的，法务等有关部门立即介入，及时按合同约定采取调解、仲裁或诉讼方式解决争议；合同履行完毕后，承办部门负责合同文本、履行过程台帐等相关资料的收集、整理、归档。档案部门对其资料的完整性进行指导及考核。

5.合同检查与考核阶段

由法务部门牵头组织相关业务、物资、财务、审计监察等主管部门对本企业合同管理工作进行检查考核，对合同检查发现的问题进行整改和责任追究。

（三）开展合同专业管理评估、

合同评估工作围绕合同承办风险、合同审查风险、合同项目违规风险三个方面开展。

1.在合同承办风险方面重点评估合同文本、合同承办质量、合同审批流程执行情况；包括文本条款的准确性；对方缔约的资格、履约能力、授权委托书、签订依据的资料的完备情况；合同审批流程完整情况等。

2.在合同审查风险方面重点评估合同审查意见的出具及落实情况；包括各审核人员不得使用的模糊性的词汇，对条款中的异议要求修改的落实情况。

3.在合同项目违规风险方面重点评估补签合同、招投标应用、合同变更等落实情况。包括招投标文件要求与文本约定情况，是否存在倒签合同的现象，合同变更、解除、终止的原因是否合法合规等问题。

作者简介：

舒文珍（1981-1）女，国网江西省电力公司景德镇供电分公司；研究方向：企业法制管理。