领导出差安排

领导出差安排

案例

任务情境

2月18日星期三上午，北京阳光公司总经理薛阳收到一封制鞋业协会发来的邀请函，邀请薛总参加3月22-24日在上海举行的服装行业峰会。看完信后，薛总把秘书黎薇叫进办公室。

对她说：“我准备参加下月在上海举行的服装行业峰会，并与市场部经理和公关经理同行，峰会期间要与当地代理公司品牌厂家的两位经理共进晚餐，然后到苏州、杭州拜访当地客户，两个地方各停留一天，然后从杭州乘飞机返回。”

说完，总经理将邀请函交给秘书，说：“你去给我制作一份去上海参加中国服装行业峰会的行程计划，与客户联系会面时间和地点，并准备好相关的文件资料。后天交给我。

任务分析

领导因公出差之前，往往需要秘书协助做好准备工作，如车票的预订、准备携带资料、与会见单位提前联系、预借差旅费、制作行程表等，有时还需要预订酒店。

知识点：行程计划内容，出差人员食、宿标准及报销规定等。

技能点：出行信息如航班、车次、酒店等的查找及预订，计划及制作出差日程表，与会见方及组委会沟通，资料和信息收集及利用等。

工作任务及要求

为总经理上海出差做好准备工作。

（1）制定出差行程计划。成果为《总经理上海出差行程计划》，要求时间准确、地点明确、事件清楚，经费预算符合公司财务要求。可参考知识链接中表二。

（2）列出携带物品清单。成果为《总经理上海出差资料和物品一览表》，要求将物品进行分类，明细清楚。可参考知识链接中表一。

（3）出差前的准备工作。要求简单陈述上司出差前的准备工作。

实施步骤：

1.制定出差行程计划

【操作流程】

了解上司出行情况→与有关人员沟通→查询相关信息→制定出差行程计划→报请上司批准

步骤1 了解上司出行情况

秘书要清楚上司出差事由、目的地、外出时间、返回时间、随行人员、会见人员、外出期间工作事项等内容。若上司没有交代，则秘书可以向上司询问，并了解上司的意图。再制定合上司心意的行程计划表。若上司没有特别交代，秘书或助理可根据当时的车票、机票价格、旅行时间、出发时间和抵达时间设计一个优化的旅行线路，便于上司选择和确定。

步骤2 与有关人员沟通

秘书要提前与有关人员进行沟通，提前联系好，才好制作具体的行程表。

步骤3 查询相关信息

主要了解出行乘坐交通工具及其票务信息，起程、抵达及运行时间，与主办方联系确认有关细节，住宿地点位置及房价，随行人员联系方式，会晤人员基本信息及联系方式等。

步骤4 制定出差行程计划表

秘书根据上司意图及查询到的相关信息，制定一份上司的出差行程计划表。一般包括以下三个方面内容。

①出行提示。主要是行程出发、到达、返回时间，送、接安排，乘坐交通工具，会见人员的先后顺序，出差地气候特点等出行有关事项。

②出差行程表。将出差期间的事件、日期、时间、地点、有关人员等内容整合在一张表中，简便直观。出差行程表经上司审定后，打印三份，一份公司保留，一份上司及随行人员携带，一份秘书保管。

③所需资料清单及经费预算。经费预算主要有交通费、住宿费、餐饮费、会务费、机动费等项目。

步骤5 报请上司批准

秘书根据查询的出行信息制定的交通工具、出行线路及时间安排等，最终要得到上司的认可，然后才可按计划执行。

2.携带物品清单

上司出差所携带的物品不外乎业务文件和资料、出差资料、办公用品和个人物品四类。

⑴业务文件和资料，如邀请函、讲话稿、公司简介、商务文件、预洽谈单位的资料、通信录、介绍信、名片等。

⑵差旅资料，如目的地介绍、旅行指南、地图、机票、车票等。

⑶办公用品，如产品样品、笔记本电脑、移动存储设备、摄像机、礼品等。

⑷提醒上司携带私人物品，如身份证、现金、信用卡、常备药品等。

3出差前的准备工作

【操作流程】

与对方联系→与陪同人员沟通→预借差旅费→预订机票火车票→预订住宿地点、房号→准备差旅用品→临行前的工作安排

步骤1 与对方联系

接到上司指示，了解出差行程、陪同人员等信息后，如经办事人员还有不明事宜，可与组委会就有关事宜进行联系，还要与上司想要会面的人提前沟通，确认会面的具体时间和地点。

步骤2 与陪同人员沟通

经办人员再给上司做出差准备时，可与陪同人员多沟通，以保证出差圆满顺利。

步骤3 预借差旅费

根据公司规定，清楚上司出差应享受的待遇，根据交通费、住宿费、应酬费以及出差补贴等几项给上司行程作出差旅费用预算，然后根据预算帮上司从财务部门预借差旅费，待上司出差回来之后根据实际费用报销，多退少补。

步骤4 预订机票火车票

在行程确定、清楚出行人员应享受的待遇后，助理人员应及时购票或订票。

步骤5 预订住宿地点、房号

上司出差，安排住宿条件时一般都要根据上司个人的爱好和习惯来决定。如果出差的地方是第一次去，那里有分公司或办事处，可请他们代为联系住处。对于客户或经销商，最好不要麻烦对方，否则对方的热情会令己方再交易条件中处于不利地位。

步骤6 准备差旅用品

出差在外多有不便，可带可不带的就尽量少带。若果上司出差去往多个地方，在为上司出差必备的文件资料时，最好每到一个地方用的文件单用一个大信封装好。

步骤7 临行前的工作安排

如果上司出差时间较长，可通知各部门将一些重要或紧急的请示报告送交。为保证在上司出差期间公司工作的正常运转，上司可能会对秘书或助理部分授权。上司的授权书可在上司出差前一天以复印件或电子邮件的形式发给有关部门和人员。

实训内容

宝洁公司杨总经理今年5月5日周三要从上海出差到北京，预订了浦东机场上午9:50的DH851班机，飞机将在11:00到达，之后他将入住距离机场仅30分钟的皇朝宾馆，当天下午14:00-16:00参观北京天成公司，参考产品质量，天成公司派车接机，之后杨总要应酬一些商场上的朋友。5月6日9:00与天成