项目档案管理作业指引
(现场管理)RFGCZY项目文档管理作业指引
项目文档管理作业指引编制日期审核日期批准日期一、作业指引目的统一项目文档管理标准，规范项目文档的管理工作。
二、适用范围各个项目文档收集、分类、编号、登记、流转、存档、借阅、移交、作废及销毁。
三、定义3.1项目文档：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，由工程部负责保存及管理的各类文书、图纸档案及上墙资料文档。
项目竣工验收后，将按规定移交城建档案馆、物业公司、公司档案管理部门。
四、职责4.1工程部4.1.1负责按照本指引执行本部门文档的管理工作：4.1.2负责对外发放的项目文档及对内重要信息文档的审核、批准；4.1.3负责按照相关文件的规定进行过程管理活动。
4.2相关部门4.2.1按照公司相关文件的规定提供项目各阶段的必要文件及相关配合。
五、关键活动描述5.1项目文档分类5.1.1项目文档的分类（具体参见《项目文档分类对照表》）5.1.2工程部上墙资料5.2文档登记与流转5.2.1工程部发文1)工程部发文分为“以公司名义发文”和“以工程部名义发文”两种。
以公司名义发文即“公司发文”，具体要求及程序见《公文管理制度》。
以工程部名义发文即“工程部发文”，工程部发文统一以工作指令、联系函两种形式下发，相关规定如下：➢工作指令工作指令是技术经济类文件，分为设计变更类和非设计变更类。
设计变更文件应按照“设计变更审批表”、“工作指令单”、“设计变更确认单”、“设计变更统计表”的顺序装订，应单独存一份作为竣工图变更文件移交城建档案馆。
非设计变更类指令单包含现场签证、奖励或违约扣款等，应按照“非设计变更审批表”、“工作指令”、“相关附件”的顺序装订。
工程文员应跟踪工作指令的审批过程直至下发、存档。
并定期对工作指令下发的情况进行清查，保证文件及时下发、避免漏发重发等现象。
➢联系函联系函是工作指令以外的其他发文，如工程部对垄断部门工作联系往来的文件；工程部直接对施工单位来函回复的文件；表扬信、确认函等。
2)发文流程：经办人根据部门发文模板拟稿，经部门负责人或授权人审批同意后，由工程文员加盖部门公章后发出，并保存原件并进行台账登记、归档。
《档案管理作业指引》测试题
《档案管理作业指引》测试题
1、什么是企业档案？ [填空题] *
_________________________________(答案：企业档案是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件材料总称,是企业各项工作活动的真实记录和历史见证,是企业资产的重要组成部分。
)
2、企业档案的价值？ *
A.法律凭证、决策研究(正确答案)
B.总结经验、工作日常查考(正确答案)
C.以备相关部门检查
D.企业发展记录、编史修志(正确答案)
3、档案管理有几类人员，分别负责什么职责？ *
A.档案工作负责人：档案管理工作规划和统筹(正确答案)
B.集团专职档案管理：档案收集、鉴定分析、档案培训、规范整理、目录汇总、数字化、提供利用、集团库房管理、档案保护(正确答案)
C.各城市专职档案管理：档案收集、鉴定分析、规范整理、目录汇总、数字化、提供利用、城市公司库房管理、档案保护(正确答案)
D.公司其他人员：档案收集、初步整理、档案移交、数字化(正确答案)
4、档案分类表里，工程图纸分为几大类？ *
A.方案图(正确答案)
B.报建工规图(正确答案)
C.施工图(正确答案)
D.竣工图(正确答案)
5、简述批量移交流程。
*
A.汇总基础台帐后导入(正确答案)
B.汇总文件移交即可
C.修改扫描件名称并上传扫描件(正确答案)
D.无需修改扫描件
6、批量移交扫描件命名格式？ [单选题] *
A.临时档案号＋空１格＋文件题名(正确答案)
B.正式档案号＋空１格＋文件题名
C.公司名称＋档案分类＋年份＋文件题名
D.档案分类＋文件题名＋档案号。
工程现场文件管理作业指引
a) 如收到的文件已有版本标识，则照实登记。
b) 无版本标记的，按以下编号规则标识：根据文件不同版本的产生时间及内
工程现场文件管理作业指引
编号： 版号：A/0 生效日期：
容标识，修订状态从 0、1 到 9 依次递增，版本由 A 到 Z 依次递增。实例 “A/0”。 5.3. 工程文件的发放、回收与失效文件销毁 5.3.1. 文件登记标识后，项目经理部内业管理员填写《文件发放回收记录表》，
6. 支持性文件 6.1. 《文件收发控制程序》
工程现场文件管理作业指引
编号： 版号：A/0 生效日期：
7. 相关记录 7.1. 《文件交接登记表》 7.2. 《文件利用登记表》 7.3. 《文件销毁审批清单》 7.4. 《文件发放回收记录表》
编号方案
备注
文[__]-TZ文[__]-GK文[__]-GZ文[__]-JY文[__]-JH-__文[__]-ZD文[__]-GS文[__]-ZF文[__]-ZL文[__]-GF文[__]-SG文[__]-ZB-__文[__]-LX-__-
1、前一个空格为项目 代码，新项目参照公 司统一代码，分期开 发项目在项目简称后 加阿拉伯数字表示； 2、后一个空格为专 业，区分为 T（J 土建）， DQ（电气）、SB（设 备）； 3、之后为流水号，从 001 开始标识。
项目名称缩写 (小写数字表示期数)
文件分类缩写
例：文[**1]-**-TJ-001
专业分类缩写
文件流水号
附表一：工程文件类别及代码对照表
序 文件属类
号
1. 施工图纸 2. 顾客变更联系单 3. 工作联系单 4. 会议纪要 5. 施工计划 6. 各种指导书 7. 公司内部往来文件 8. 向政府部门的申请报告 9. 政府部门来文 10. 公司规范 11. 施工组织设计/图纸会审纪要 12. 招投标资料 13. 工程招投标履行表
项目工程档案管理制度
项目工程档案管理制度第一章总则第一条为规范项目工程档案管理工作，提高工程项目管理水平，保障项目工程档案的完整性、真实性、准确性和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有工程项目档案管理工作。
第三条项目工程档案管理的目标是确保项目工程档案的安全保存，便于查阅和利用，促进项目成果的维护和传承。
第四条项目工程档案管理工作必须遵守国家有关法律法规和政策规定，严格执行工程建设相关规范标准。
第五条项目工程档案管理实行“责任明确、分级管理、全员参与、监督有力”的原则。
第二章档案管理机构第六条项目工程档案管理机构设立档案管理办公室，负责项目工程档案的管理工作。
第七条档案管理办公室设立档案管理人员岗位，明确档案管理人员的职责和权限。
第八条档案管理人员要具备相关专业知识和技能，具备一定的工程实务经验和管理经验。
第九条档案管理办公室负责制定和修订档案管理制度、规章制度，监督和指导项目工程档案管理工作。
第十条档案管理员要做好档案管理工作的日常监督和检查，及时发现问题并进行整改。
第三章档案的分类和归档第十一条项目工程档案根据内容和形式的不同，分为设计文件档案、施工文件档案、质量检验档案、工程变更档案、竣工验收档案等类别，进行分类管理。
第十二条档案管理人员要严格按照规定的流程和标准进行档案的整理、装订、登记和归档工作。
第十三条档案管理办公室要定期清理、整理和更新档案，确保档案的及时性和准确性。
第四章档案的保存和保管第十四条档案管理办公室要制定档案保存和保管制度，明确档案的保存期限和保存地点。
第十五条档案保存期限根据档案的不同内容和形式而定，要按照规定的时间进行归档和盘点工作。
第十六条档案的保管要采取物理保管和电子保管相结合的方式，确保档案的安全性和完整性。
第十七条档案管理人员要做好档案的防火、防水、防震等安全保管工作，防止档案损坏和丢失。
第五章档案的利用和传承第十八条档案管理办公室要制定档案利用和传承制度，便于工程项目相关人员进行查阅和利用。
项目部资料文件流转作业指引
项目部资料文件流转作业指引1.目的有效明确项目部各种资料的流转环节，同时对项目部文件的收、发、归档进行明确规定，以利于项目部各种资料文件的管理。
2.范围项目部的资料、文件范围包括但不限于如下内容：工程指令、联系函、图纸、变更、报告、签证、预结算、备案资料、技术资料、申请等。
3.管理职责3.1 项目经理作为项目资料文件的最高管理者，负责监督、管理项目部各项资料文件的收发、归档管理工作，同时负责项目部行政联系函、报告等的签发及代表项目部文件的签署。
3.2 项目技术总工负责对所有图纸、变更、技术资料进行归档、签发、分派，所有原件资料均由总工备案。
1.1 3项目预算员对所有预算资料如：指令、签证、预结算进行登记、备案。
3.4 项目文员负责所有跨部门及对外施工单位的文件（如联系函、图纸、变更、签证、预结算等）的收集、积累、立卷归档和相关档案移交工作。
3.5 项目资料员对所有图纸、变更、技术资料、备案资料、竣工资料的归档及保管。
4.项目部文件流转流程：1. 1联系函内部流程：施工单位及其它部门联系函交由文员签收登记--项目经理分配--由文员发放到各经办人（文员同时存档）4. 2签证及工程结算的内部流程：施工单位交单-一文员签收\编号\登记-一经办人【签证1〜2天,结算3〜7天审完】--预算员【签证1天，结算2〜5天复审完】--技术总工--分管经理-一项目经理--再交由文员统一登记分送其它部门；注：从经办人-一项目经理的流程由经办人负责跟踪完成。
5. 3图纸及设计变更内部流程：工程中心下发的图纸及设计变更一由文员签收登记-一资料员签收登记归档备案--总工分配一由资料员发放各经办人（资料员同时存档）6. 4工程指令单及扣款、处罚通知单内部流程：经办人到文员处领取表单一-由经办人填单一-项目经理签名确认一■■施工单位签名确认--（扣款\处罚单）七日后施工单位如无疑议再交由文员提交成本部、财务部（同时经办施工员存档一份）注：扣款单需经被扣款单位签字确认，如被扣款单位拒绝签字确认应向工程总监汇报，如经办人未完成该手续不能递交签证单，否则处罚经办人。
工程项目现场档案管理制度
工程项目现场档案管理制度第一章总则第一条根据国家有关法律法规和工程项目管理的要求，为保障工程项目的顺利进行，提高工程项目管理效率，制定本制度。
第二条工程项目现场档案管理是指对工程项目实施过程中产生的各类文件资料进行规范管理，确保工程项目顺利进行和资料安全保密。
第三条工程项目现场档案管理应当遵循便捷、安全、有序和全面性原则，确保工程项目相关资料的及时性、准确性和完整性。
第四条工程项目现场档案管理贯穿于工程项目的全过程，包括规划、设计、施工、验收、竣工等各个阶段。
第五条工程项目现场档案管理责任单位为项目经理，并由专门负责档案管理的工作人员具体执行。
第六条工程项目现场档案管理应当建立相关程序文件，明确工作职责，加强教育培训，强化监督检查，及时总结经验教训，不断完善机制。
第二章管理规定第七条工程项目现场档案管理涉及的文件资料包括但不限于项目计划、设计图纸、合同协议、报告资料、检验报告、竣工图册等。
第八条工程项目现场档案管理应当分类存放，根据资料的内容、性质和重要程度进行分区，采用数字化管理手段。
第九条工程项目现场档案管理工作人员应当按照管理文件规定的要求进行资料的整理、归档和检索。
第十条工程项目现场档案管理应当建立档案流转记录表，记录档案的流转情况，保证档案的安全性和完整性。
第十一条工程项目现场档案管理应当定期进行清理工作，剔除过期、无用的文件资料，确保档案管理的有效性和实用性。
第十二条工程项目现场档案管理应当建立档案管理的绩效评估机制，定期进行评估，不断提升管理水平和效率。
第三章工作职责第十三条项目经理是工程项目现场档案管理的主要责任单位，负责制定相关管理规定和文件、组织实施管理、监督检查和评价工作效果。
第十四条专门负责档案管理的工作人员应当负责具体的档案整理、归档和检索工作，确保档案管理的规范和有序。
第十五条各部门、各岗位的工作人员应当配合档案管理工作人员的工作，积极参与档案整理、归档和检索工作。
第十六条项目成员应当严格遵守工程项目现场档案管理制度，不得私自篡改、损毁文件资料，确保档案的安全性和真实性。
工程项目档案管理制度范文
工程项目档案管理制度范文一、引言本工程项目档案管理制度旨在规范工程项目过程中的档案管理工作，确保项目档案的完整性、准确性和可靠性，提高档案管理效率，保护项目信息的安全和机密性。
该制度适用于本公司的所有工程项目，涉及到所有与项目相关的档案材料的管理工作。
二、档案管理职责1. 项目负责人项目负责人负责制定和实施项目档案管理制度，并监督项目团队按照制度要求进行档案管理工作。
2. 项目档案管理员项目档案管理员负责具体执行项目档案管理工作，包括档案的收集、整理、归档和存储等。
3. 项目团队成员项目团队成员应积极配合项目档案管理工作，按照制度要求及时提供相关档案材料，并及时向项目档案管理员反馈项目进展情况。
三、档案管理流程1. 档案收集项目团队成员根据项目进展情况，及时将相关档案纸质材料和电子文件整理完善，并提交给项目档案管理员。
2. 档案整理项目档案管理员负责对收集到的档案材料进行整理归类，确保档案的完整性和准确性。
对于纸质档案，应按照一定的分类标准进行归档；对于电子档案，应进行文件命名和文件夹分类管理。
3. 档案归档经过整理的档案材料应按照制度要求进行归档，纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存放在网络服务器或云存储中。
4. 档案借阅项目团队成员需要查阅档案材料的，应向项目档案管理员提交申请，并经过批准后进行借阅。
借阅期限一般不超过7个工作日，过期需要重新申请。
5. 档案销毁档案管理负责人应定期对长时间未使用的档案进行审核，确认是否需要销毁。
对于需要销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁，并记录销毁情况。
四、档案管理规定1. 档案材料的分类标准应明确，以方便后续的查阅和管理。
2. 对于重要的档案材料，应采取多重备份的方式进行存储，以防止意外丢失。
3. 项目档案管理员应保证档案的安全性和机密性，不得私自泄露档案信息。
4. 项目档案管理员应定期对已归档的档案进行盘点和整理，确保档案的完整性。
五、档案管理评估公司应定期进行档案管理评估，对各个工程项目的档案管理情况进行评估，及时发现问题并加以解决。
(完整版)项目档案管理制度
项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。
第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。
”的原则。
第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。
第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。
第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。
第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。
2.2附表第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。
交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。
第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。
项目工程设计档案管理制度
项目工程设计档案管理制度一、总则为了规范项目工程设计过程中的资料管理和档案保管工作，提高设计质量，确保设计文件的完整性和安全性，特制订本制度。
二、适用范围本着严格遵守相关法律法规的原则，适用于项目工程设计阶段的所有资料管理和档案保管工作，包括但不限于设计文件、勘察报告、设计说明、施工图纸等。
三、文件流转管理1.所有项目资料均应通过仿真网络平台进行流转，人员不得擅自外传或使用非授权的社交软件进行资料沟通。
2.每一份涉及项目的设计文件流转时，应有明确的传阅范围和传阅目的，并及时报告项目负责人备案。
3.传阅资料应设置传阅记录，记录传阅人员、时间和内容，确保信息的准确传达和保密性。
四、资料归档管理1.项目设计过程的所有文件应按照文件类别、项目名称和日期进行分类归档存储，并标注编号。
2.设计文件的归档应分为电子文件和纸质文件两种形式，确保备份和存档的安全性。
3.归档的文件必须经过项目负责人或相关部门的审核确认后方可移交至档案管理部门进行长期保管。
五、保密管理1.设计文件属于项目工程的重要资料，设计人员应当妥善保存，未经授权不得擅自外传或泄露。
2.设计文件的传阅和处理应注意保密，对于涉及商业秘密或专利技术的内容，应设置相应的权限控制。
3.严禁将设计文件带离公司办公室，如有特殊情况需要带出，应经相关领导批准并签字确认。
六、档案利用管理1.设计档案应定期进行利用评估，检查档案完整性和准确性，并对不需要保留的档案及时进行销毁处理。
2.设计档案的利用范围应限定在项目工程设计、审图和验收等相关工作中，禁止私自利用档案涉及非项目工作领域。
3.设计档案的利用应经过档案管理部门的书面申请，经过审核批准后方可提取档案进行使用，使用过程中应及时复印或扫描存档。
七、档案交接管理1.项目设计完成后，设计文件应按照相关规定移交至业主单位或相关部门，确保设计文件的安全存储和有效利用。
2.设计文件的交接应建立档案交接清单，包括档案名称、数量、交接人员等信息，并由双方进行签字确认。
房地产公司工程图纸与档案管理作业指引
5.1.5.工程图纸电子版本要求：
1)施工图和竣工图要求移交CAD电子文件，图形电子文件必须为DWG格式，电脑建筑效果图应为JPG格式。
2)施工图和竣工图电子文件目录表要求采用Word、Excel或txt文本软件编制，样式示例如下：
5.6.工程档案管理
5.6.1.工程管理部应根据项目管理过程活动要求，及时建立有关工程档案记录，涉及的档案记录应按照城建档案建设综合资料的有关要求执行。
工程图纸与档案管理作业指引
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修订内容
修订人
审核人
批准人
1.目的
为了确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性，及时对项目管理提供信息资源，提供有效的单位工程竣工结算或分项工程竣工结算资料。
2.适用范围
适用于项目工程图纸与竣工档案资料的管理。
3.术语及定义
无
4.职责
3)由于修改较大而使在原图上杠改后图面不清、辨认困难的应将修改部位框出，在本张图的空白处或增页绘制。
4)竣工图的绘制工作，由绘制单位工程技术负责人组织、审核、签字、并承担技术责任。由设计单位绘制的竣工图，还需施工单位技术负责人审查、核对、签字盖上竣工图章后才能作为竣工图。
5)竣工图的绘制，必须依据在施工过程中确已实施的图纸会审记录、设计修改变更通知单、工程洽商联系单以及隐蔽工程验收或对工程进行的实测实量等形成的有效记录进行编制，确保图物相符。
k)照明系统图S1-3DQ1.dwg
工程项目管理档案制度
工程项目管理档案制度一、前言工程项目管理档案制度是指在工程项目管理过程中，对项目资料、文件、资料等进行管理、归档、保护和备份的一套制度和规范。
在工程项目管理中，各种文件和资料是非常重要的，它们记录了项目从立项到验收的全过程，是对工程项目管理过程进行总结、回顾和评估的重要依据。
因此，完善的工程项目管理档案制度对项目管理的顺利进行和总结具有重要意义。
二、管理范围1. 工程项目的可行性研究报告、初步设计方案、施工图设计、施工实施方案等文件资料；2. 工程项目的工程款支付、资金保障等文件资料；3. 工程项目的竣工验收、结算以及验收备忘录等文件资料；4. 工程项目的技术资料、图纸、规范标准等文件资料；5. 其他与工程项目管理相关的文件资料。
三、归档管理1. 归档管理单位工程项目管理档案的归档管理单位为项目管理部门或者由专门的档案管理人员负责管理。
2. 档案分类根据工程项目管理的不同阶段和内容，将档案分为项目前期资料、设计资料、施工资料、竣工验收资料等不同类别。
3. 归档程序（1）接收档案：对归档的档案进行确认接收，并将其编号、日期、存放位置等进行登记。
（2）整理档案：整理档案包括对档案内容的核查、分类、排序，并进行绑带、装订。
（3）封存档案：封存档案时应将档案放入密封袋或档案盒中，并在外部标注档案名称、存放位置、封存日期等信息。
（4）档案登记：将归档的档案登记在档案管理系统中，包括档案编号、存放位置、归档日期、归档人员等信息。
四、保护措施1. 档案存放档案应存放在专用档案室或专用柜中，保持干燥、通风、防潮、防尘等环境条件，并定期进行清理和整理。
2. 防火防盗档案室应安装防火、防盗设备，保证档案的安全。
3. 档案备份对重要的档案资料，应进行定期备份，并保存在不同的地点，以防档案遗失或损坏。
五、档案利用1. 归档管理系统建立完善的归档管理系统，方便对档案的查询、检索、利用。
2. 档案借阅对需要借阅的档案，应填写借阅申请单，经相关负责人批准后方可借阅，并限定借阅时间。
CB-WI-CB-4 成本档案管理作业指引
成本档案管理作业指引编制日期审核日期批准日期修订记录1、指引概况2.工作程序2.1总则2.1.1 成本档案是指公司在项目开发过程中形成的与工程成本有关的且有保存价值的工程预结算、工程合同、工程变更及现场签证、招投标、相关管理制度、成本数据库、成本管理软件内容、付款台帐、图纸等应归档保存的各种纸张书面文件资料、电子文档以及其他与成本管理有关的图表、照片、录相录音、当地工程造价定额、造价信息等资料的总称；成本档案管理的工作内容包括对成本档案的收集、分类、编制、存档、查阅、保密及作废等方面的管理。
2.1.2成本档案必须具备真实性、统一性。
成本档案必须真实、准确地记载公司成本管理活动过程中形成的内容；成本档案的各组成部分必须统一，不同载体（书面纸张资料、成本数据库、成本管理软件电子文档）上的同一文件资料的名称、编号、内容、数据等应完全一致。
2.1.3 成本档案（书面纸张资料）分为三类，即工程成本类、规范制度类、其他文件资料类；其中工程成本类又分为工程合同类、工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标采购类；工程成本类在分类时，还要按不同的竣工项目、在建项目以及不同的建设项目、开发期数进行区分。
2.1.4 成本档案应具备可追溯性，对每项工程，以合同为主线进行存档。
对于每份《工程合同文本》，必须把其项目可研资料、公司立项资料、规划阶段相关资料、《评定标审批表》（或《议标、直接委托审批表》）、《工程合同审批表》、《工程预、结算审批表》直接作为其附件，并合在一起存档，同时做好相互对应的编号链接标识；隶属该合同的其他有关工程预结算类、工程变更及现场签证类、工程招投标类文件资料也须依次附后存档。
2.1.5 成本档案必须具备安全性及对外保密性。
成本档案实行统一归档、集中存放，不得将公司、部门的成本档案以个人名义保存在个人手中；严禁任何人未经公司、部门的批准，就以个人名义超出公司的范围私自外借（复印或邮件发送等方式）公司的成本文件资料或泄露成本管理方法、成本数据等行为；如有关人员的换岗或离职，则必须及时做好资料的移交、回收及登记工作。
(完整版)项目档案管理制度
项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。
第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。
”的原则。
第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。
第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。
第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。
第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。
2.2附表第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。
交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。
第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。
严格工程项目档案管理制度
严格工程项目档案管理制度第一章总则第一条为规范工程项目档案管理，依法保护工程项目档案的安全性和完整性，保证工程项目档案实现科学、规范的管理，特制订本制度。
第二条工程项目档案管理应当遵循主体责任、程序合法、数据真实、安全可靠、利用便捷等原则进行操作。
第三条工程项目档案管理应当符合国家有关法律法规、规章制度的规定。
第二章档案管理的组织与人员第四条工程项目档案管理应当设专门的工程项目档案管理部门，负责工程项目档案的全程管理工作。
第五条工程项目档案管理部门应当配备有专业的档案管理人员，具备较强的档案管理能力和专业知识。
第六条工程项目档案管理部门应当建立健全档案管理制度，明确工作职责，保证档案管理工作的顺利进行。
第三章档案目录和分类第七条工程项目档案管理部门应当建立工程项目档案目录，将工程项目档案按照类别、年代、内容等进行分类编制。
第八条工程项目档案应当按照以下基本原则进行分类：（一）按照工程项目的类型进行分类，如水利工程、建筑工程、道路工程等；（二）按照工程项目的时间顺序进行分类，确保工程项目档案的时序性和完整性；（三）按照工程项目的区域位置进行分类，方便查阅和利用。
第九条工程项目档案管理部门应当定期对工程项目档案进行整理、归档，保证档案的及时更新和完整性。
第四章档案管理流程第十条工程项目档案管理的流程包括档案的收集、整理、归档、存储和利用等环节。
第十一条工程项目档案的收集应当按照工程项目的实际情况进行，将相关的文件、资料纳入档案管理系统。
第十二条工程项目档案的整理应当按照档案目录和分类的要求进行，确保档案的准确性和完整性。
第十三条工程项目档案的归档应当按照档案管理部门的规定进行，将档案存放在指定的档案库中。
第十四条工程项目档案的存储应当采取安全可靠的措施，保证档案的完好无损和安全性。
第十五条工程项目档案的利用应当遵循档案的保密原则，依法进行查阅和利用。
第五章档案管理的监督与考核第十六条工程项目档案管理部门应当加强档案管理的监督，确保档案管理工作的规范性和完整性。
项目档案管理制度三篇
项目档案管理制度三篇篇一：项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。
第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。
第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。
”的原则。
第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。
第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。
第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。
第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。
2.2附表动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。
交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。
第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。
第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司综合部，并按规范编制文件移交清单，双方签字认可，各执一份。
工程项目档案如何管理制度
工程项目档案如何管理制度一、工程项目档案管理的重要性工程项目档案是记录工程项目全过程的重要资料，包括工程设计文件、施工合同、变更通知、质量检测报告、竣工验收资料等。
这些档案记录了工程项目的整个过程，是工程项目管理的重要依据和证明。
因此，工程项目档案管理对于工程项目的合规性、质量管理、风险控制等方面具有重要的意义。
首先，工程项目档案管理对于工程项目的合规性具有重要作用。
只有对工程项目的关键资料进行有效管理和归档，才能确保项目的全过程符合相关法律法规的规定。
在工程项目的审计、验收等过程中，档案是不可或缺的凭证，只有有效管理档案，才能证明项目的合规性。
其次，工程项目档案管理对于工程项目的质量管理具有重要作用。
工程项目档案记录了工程项目各阶段的设计、施工、监理等工作，可以帮助项目管理人员了解项目的实际情况，及时发现问题并加以解决。
只有对档案进行有效管理和保护，才能确保工程项目的质量得到有效控制。
再次，工程项目档案管理对于工程项目的风险控制具有重要作用。
工程项目档案中记录了项目的各项约束条件和规划设计，可以帮助项目管理人员识别项目中存在的风险，并加以应对。
只有对档案进行有效管理和归档，才能帮助项目管理人员有效识别和控制风险，确保工程项目的顺利实施。
综上所述，工程项目档案管理对于工程项目的合规性、质量管理和风险控制具有重要意义，是工程项目管理的重要环节。
二、档案管理制度的建立为建立健全的工程项目档案管理制度，需要以下几个方面的工作：1.明确管理机构和责任人员。
应当明确工程项目档案管理的主管部门、责任人员和权责关系，确保档案管理工作的顺利开展和运行。
2.建立档案管理组织规定。
应当制定档案管理工作的组织机构和职责划分，明确各职能部门的档案管理职责和权限。
3.制定档案管理规定。
应当制定档案管理规定、操作流程和工作程序，明确工程项目档案的管理要求和操作规程。
4.建立档案管理制度。
应当建立档案管理的具体制度和流程，包括档案的分类、编号、归档、保管等方面的规定。
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1目的
规范工程系统的信息管理，统一编号、统一分类和归档，实行台帐管理。
明确文件处理的流程，保证项目档案的安全、完整、可追溯。
2适用范围
适用于工程管理中心、各项目部文件的收集、标识、审核、发放、回收、销毁及归档。
3术语和定义
3.1项目档案：指相关政府部门、公司内部、监理单位、施工单位及相关合作单位在工程建
设过程中产生的与工程建设相关文件资料的总称。
3.2标识文件：对文件编号，并对其版本及修订状态进行标记的工作。
4职责
4.1项目部：负责信息的接收、标识、登记、发放、回收、归档及移交。
4.2总经理办公室：负责接收项目部移交的信息及竣工档案。
5工作程序
5.1办文
5.1.1发文
5.1.1.1各经办人拟文打印后，交由项目秘书统一编号，交项目部负责人签字审核。
由
项目秘书填写【文件发放回收记录表】，由接收人签名确认。
5.1.1.2对于传真和邮寄文件须及时电话确认是否收到，保留相应书面凭证，并在【文
件发放回收记录表】上进行登记和备案。
文件编号规则：
K—
☐
字段解释：
a.SHVK——上海万科
b.发文部门或项目分期，用汉语拼音的第一个字母缩写。
后2位为所在项目的开发期号。
工程管理中心：GC，春申项目部：CS，城市花园新区南块项目部：CN
如城南3期——CN3Q，春申4期——CS4Q，浦东蓝山示范区——PDSF，浦东1期——PD1Q，金丰1期——JF1Q。
春申三期广场公寓：CS3Q（GC），括号处内容由项目部根据需要加注，要征得其他部门和单位的认同，一般可省略。
春申项目通用文件：CSTY
c.文件类别——代码参见下述内容：
ZD：制度类、规定类文件及管理办法
BG：请示及报告类文件
LX：对内对外的工程联系单、工作联系单或指令文件
BX：图纸、设计变更及修改文件
JB：各类工程月报、简报
JH：各种计划、关于工程计划的文件
JY：各类会议纪要
QZ：工程签证单及工程造价变更指令性、承诺性、备忘性文件
YS：工程预（结）算文件、补充预算文件，每月工程款请款报告
HT：各类合同、协议、委托书（注）
QT：其它文件
说明：HT——各类合同、协议、委托书暂沿用总办的编号。
统一编号中有相互冲突的，协商后由项目负责人批准统一。
各部门和项目部在试行中认为有必要增加其它分类或代码，请随时提出。
d.收文单位——为主送单位的两位汉语拼音缩写，代码应明确的表达所有与本项目有关的外
部单位名称，如有重复应予区别。
如通州建总——TZ，南通四建——NT，上海三建——SJ。
发公司内部或物业公司的文件，该项编号略去不编。
e.文件流水号——以文件夹为单位，从001开始编制。
若顺序号超过999，则重新开始编号。
对外单位发文时，流水号按主送单位流水编制。
对于发公司内部或物业公司的文件则以统
一流水号依次编制，不按接收部门不同而流水编号。
5.1.1.3文件有效版本标识
a.如收到的文件已有版本标识，则照实登记。
b.项目秘书负责对发放文件的登记标识，每份文件均要标注编号及版本标识。
c.当文件发生版本变动时，为确保文件的适用与有效性，项目秘书要统一回收作废版本的文
件，同时发放新生效版本，回收情况填写【文件发放回收记录表】，并签名确认。
d.编号在首页文件名下一行右侧直接书写。
对于撤回重发的文件要先收回已发文件，再将修
改后的文件使用原编号下发，杜绝产生重号或误用。
e.每个文件夹第1页设【文件目录表】，任何人对文件编号后应同时在文件目录上登记，避免
出现文件重编号。
每月15日检查文件清单目录，防止遗漏。
f.文件名需完整表达文件主题内容，以方便查阅。
5.1.2收文
5.1.2.1项目秘书负责对外来文件接收、登记，并在文件第1页右上角处加盖办文章
后，第一时间报项目负责人。
5.1.2.2项目负责人签署处理意见，指定处理责任人和时间要求。
附：办文章样式：
5.2落实封闭
5.2.1责任人工作完成后2个工作日内交项目秘书直接存档，及时登在文件目录内，并做
到封闭。
5.3文件归档
5.3.1项目部日常工作中产生的文件由项目秘书登记归档。
移交到项目秘书的文件要求是
签字盖章手续完备的正式文本。
5.3.2工程信息在标识清楚完备后，由项目秘书按分类编号存放，要有固定的文件夹，放
入编有序号的资料柜中妥善保管。
5.3.3属于项目报批报建的申请文件及政府批文及合同原件，一律由报批报建人员移交项
目秘书，由项目秘书将原件移交总经理办公室，项目部复印备查并提供给相关项目，
归档范围按【文件目录表】执行。
5.3.4项目部/部门建立“文件夹目录”，由项目/部门秘书管理，并在文件柜门处张贴，以
便于查阅。
文件夹侧面标识文件夹分类编号和名称。
每个文件夹第1页建立【文件
目录表】，包括序号、文件编号、主题内容、日期、处理人、备注。
5.3.5工程系统各部门建立统一的文件夹分类管理目录，分类目录由秘书负责管理。
其中
图纸管理参见【工程图纸管理作业指引】。
5.3.6【文件目录表】如下：
A册：管理规范：
项目部职责及人员架构表（A1）
B册：合同文件：施工合同文件（B1）
监理合同文件（B2）
材料采购合同文件（B3）
零星工程委托单（B4）
设计合同（b5）
C册：公司来往文件:
发文：（C1）
收文：（C2）
D册：监理公司往来文件
【监理人员登记表】及证明资料（D1）
监理规划（D2）
监理细则（D3）
监理例会纪要（D4）
监理备忘录及专题报告（D5）
监理月报及审核意见（D6）
与监理单位工作联系单（D7）
监理工程师通知单及回复（D8）
E册：与施工单位来往文件及评审批准记录
施工组织设计（E1）
施工方案（E2）
与施工单位工程联系单（E3）
防渗漏资料（E4）
实测实量资料（E5）
专题会议纪要（E6）
安全文明检查及整改记录（E7）F册：设计变更和工程签证
设计变更（F1）
技术核定单（F2）
工程签证（F3）
图纸会审纪要（F4）
G册：计划管理
总进度控制计划（G1）
施工图纸交付计划（G2）
甲供材料进场计划（G3）
总进度计划（施工单位）（G4）
月计划（施工单位）（G5）
周计划（施工单位）（G6）
资金计划（G7）
H册：作业指导书
工程管理策划书（H1）
Ｉ册：材料设备管理
封样登记一览表（I1）
收（调）料单（I2）
设备调试验收记录（I3）
I4合同交底单
J册：进度款支付
扣款通知单（J1）
奖/罚款通知单（J2）
K册：会议纪要
（K1）
公司现场工作协调会纪要（K1）
甲方召集专题会议纪要（K2）
项目部会议纪要（K3） 约谈记录（K4） L 册：后勤管理
项目部固定资产登记表（L1） M 册：其他文件（M1）
5.3.7 合同、付款、扣款采用公司电子文档系统管理，可登陆 ”
上查阅。
月资金计划、月进度计划、周例会纪要、专题会议纪要以电子文件形式存档，由项目秘书统一管理。
5.3.8 项目部需建立重要项目部大事记录本（由项目经理指定专人记录）、值班记录本（由
值班人员在当日下班前填写完成），并在项目部办公室上墙悬挂。
5.3.9 部门和项目秘书对所保管的全部资料，每半年核对清点一次，发现破损档案应及时
修复或复制。
存放档案排列整齐，保持档案柜内外清洁卫生。
5.4
移交与作废
5.4.1 工程竣工时，所有工程信息要移交相关部门永久保存。
5.4.2 项目秘书协助项目工程师向上海市城建档案管理部门移交工程竣工档案资料。
5.4.3 向物业管理处移交一套工程竣工文件资料，移交物业管理处的资料需要报项目总经
理批准。
5.4.4 所有移交均要填写【文件交接登记表】，由双方签字确认，同时将原件交由总办存档。
5.4.5 项目秘书回收失效文件后，如需要存档备查，要在首页及骑缝加盖“作废”印章，
其余复本销毁，销毁文件要填写【技术文件销毁审批清单】。
附：作废章样式：
作 废
年 月 日
6 支持文件
6.1 【项目工程管理程序】 6.2 【工程图纸管理作业指引】
7 相关记录
7.1 【SHVK-QR-PR094文件发放回收记录表】
SHVK-QR-PR094文件
发放回收记录表.doc
7.2 【SHVK-QR-PR096文件利用申请表】
SHVK-QR-PR096文件利用申请表.doc
7.3 【SHVK-QR-PR097文件交接登记表】
SHVK-QR-PR097文件
交接登记表.doc
7.4
【SHVK-QR-PR095技术文件销毁审批清单】
SHVK-QR-PR095技术文件销毁审批清单.doc。