监理竣工文件编制及管理制度

沈阳铁道勘察设计院有限公司

监理竣工文件编制及管理制度

沈阳铁道勘察设计院有限公司监理所

目录

1. 目的 (1)

适用范围..........................................................................................

12.

职

责.3. (1)

编制及管理规定4. (2)

4.1 监理资料归档要求 (2)

4.2 归档资料内容及卷册划分和编目 (2)

4.3 竣工文件的组成 (8)

4.4 竣工文件的质量要求 (9)

4.5档案装订要求 (12)

5. 资料的收集和日常管理................................................................

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6. 处罚................................................................................................

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7. 其他................................................................................................

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1.目的

规范项目监理站编制工程监理竣工文件的内容、方法，确保监理竣工资料顺利交接及归档，以满足委托人的需求、公司监理竣工文件的归档要求和积累监理经验、提高监理水平。

2.适用范围

适用于公司所监理的工程项目。

3.职责

3.l 公司监理所负责本制度的编制、修改和归口管理。

3.2 综合管理部负责监理资料接收、建档、保管。

3.3 项目监理站总监理工程师负责监理竣工文件编制的组织工作，并应指定专人负责日常的资料收集、保管工作。监理站其他机构及专业监理工程师、监理员参加编制。

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4.编制及管理规定

4.1 监理资料归档要求

4.1.1 监理竣工文件资料的收集、整理，建设单位有归档要求的，应按建设单位要求进行整理、归档，报公司监理所备案；建设单位无要求的，应按照本制度及公司《档案管理制度》执行。4.1.2 监理资料分现场监理站和分站（组）及现场两级收集和归档。

4.1.3 现场项目监理竣工文件资料编号为STJL-B-03

4.1.3.1 铁路工程监理项目STJL-B-03-××(T)；

4.1.3.2 房建工程监理项目STJL-B-03-××(J)；

4.1.3.3 市政工程监理项目STJL-B-03-××(S)；

4.1.3.4 ××表示项目工程名称的汉语拼音第一字母缩写。

4.2 归档资料内容及卷册划分和编目

4.2.1档案分类和涵盖内容

科学技术档案分类和涵盖内容汇总表

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20 工程测量控制标段竣工测量贯通成标段测量贯通成果资料 2.1. 果归档资料组卷细目及排列顺序4.2.2 4

监理档案组卷细目及排列顺序

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4.2.3 监理档案资料交付建设单位或建设单位指定档案馆的，应将所有交付的档案资料目录填写在总说明的案卷目录内，并在备注中注明交付的单位名称及时间。

4.2.4 有条件的项目监理站应积极收集监理档案资料的完整电子版，对于图片资料应有电子版。

4.3 竣工文件的组成

4.3.1 竣工文件按监理项目为单位进行编制。竣工文件形成后，按文件材料形成的规律，保持文件之间有机联系，合理的组成保管单位。一般要求是：

4.3.1.1 一般监理项目按照竣工文件的内容，根据案卷题名分别组成若干个保管单位（即档案盒），一盒为一个保管单位。

4.3.1.2 大型监理项目在组成保管单位时，先按内容，然后区分专业或监理分站（组），按标段或单位工程组成若干个保管单位（即档案盒）。

4.3.1.3案卷厚度在不打乱类别的基础上，按不大于2cm控制（1.5㎝为宜），超过2cm厚的做分卷处理，分卷时注意控制同类和相关材料节点，方便今后查阅为原则。

4.3.2 竣工文件在组成保管单位时，应对文件进行装订，对图纸进行折叠和装订，案卷要编号，填写案卷封面、卷内目录、备考表。组卷要求按照《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》的规定执行。建设工程项目组卷要求按照《建设工程文件归档整8

理规范》(GB/T50328-2001)的规定执行。

4.4 竣工文件的质量要求

4.4.1 竣工文件的内容及其深度必须符合国家有关技术规范、标准和规程。竣工文件的内容必须真实、准确，与过程实际相符。

4.4.2 工程文件应采用耐久性强的碳素、蓝黑墨水书写，不得使用易褪色的红色、纯蓝墨水、圆珠笔、双面蓝色复写纸、铅笔等书写。竣工文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。

4.4.3卷内目录放在每卷文件的首页，在保持案卷内文件类别相同的基础上，以卷为单位编制目录，卷内目录填写要求如下：

4.4.3.1顺序号：采用阿拉伯数字从1开始，按文件排列顺序逐份登录。

4.4.3.2文件编号：填写文件的文号、报告编号、报检单编号，没有编号可不填。

4.4.3.3责任者：合同为甲、乙方。其它填写文件出处，以公章为依据，工程报检单写沈阳铁道勘察设计院有限公司或监理工程师名字均可，取其一或按业主要求填写。

4.4.3.4文件材料题名（也称标题）：不得简化，填写文件标题全称，一行填写不下可回行，文件题名不能反映文件主题的，采用文件主题做案卷题名，例如；监理通知的文件题名应填写“关9

于XXX……的通知。

4.4.3.5日期：填写文件形成时间，如果一份文件发生两个以上日期，填写最后的日期，填写格式为2012.02.06。

4.4.3.6页次：填写每份文件的首尾数。

4.4.4备考表放在每卷文件的最后，备考表填写要求如下：4.4.4.1文件中的插图、照片算文字材料，页码尾数为总页数，如有漏、加页，将其与页码尾数相加、减即为总页数，并在备考表中注明。

4.4.4.2备考表中的图样是指竣工图，照片是指工程照片档案。

4.4.4.3文字材料件数的确定，一般每份文件算一件。