江扬环境资金管理及费用报销制度

资金管理及费用报销制度第一部分总则第一条为了加强公司资金管理，规范公司费用报销行为，提高资金使用效率，合理控制费用支出，降低经营成本特制定本制度。

第二条本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，按照资金使用用途即材料、设备采购、施工安装、经营销售、工资福利、差旅、业务招待、办公用品采购、房租水电、筹融资、资质研发等有关资金形态，制定本制度。

第三条本制度适用公司全体员工。

第二部分关于资金的管理及支付原则第四条资金的管理及支付的原则：按预算安排，按程序支付，领导把关、部门部长负责，先收后支。

使用和支付资金必须事先做预算，财务部门根据预算计划安排资金；支付资金时必须根据资金不同用途的相关规定和流程进行支付；领导按分工和权限负责资金支付的审核审批，部门部长承担资金管控责任，同时在资金预算和支付使用上必须本着先收款后支付和回款大于支付的原则计划和使用资金。

第三部分资金的预算管理第五条资金实行预算管理：1.资金预算分为年度预算和月度预算；年度预算由董事会批准；月度预算由年度预算分解，并根据生产经营活动的实际情况调整编制，由总经理办公会研究、总经理批准执行。

2.月度预算偏离年度预算较大幅度时，其幅度超过全面预算管理办法所规定的允许幅度时应报董事长或董事会审批。

3.月度预算的编制由财务部负责，各资金使用单位按全面预算管理要求在每月25日前编制提交本部门下一月度的资金使用预算。

4.北京市场部所需经营资金单独预算，确定年度预算总额，分解到月，由北京市场部部长按月编制月度资金需求预算。

5.各部门月度资金预算编制完成后报主管领导审核签字，再报财务部。

6.财务部预算管理员于每月26日前汇总各部门资金使用预算，并按年度预算分解的滚动预算复核偏差程度，提出调整意见并编制资金计划表报财务总监。

财务总监于每月29日前将月度资金预算及资金计划表提交总经理办公会研究，总经理批准下发执行。

7.各部门在编制月度资金使用预算时应严格控制年度预算所确定的本部门的定额包干费用和有控降指标规定的成本费用的预算使用，确保全年控降目标的完成。

8.各部门应保证月度资金预算的准确性，一经总经理批准下达财务部将严格按预算审核安排资金。

9.市场部在编制资金使用预算的同时编制回款预算（预算包含北京市场部收款），同时上报财务部。

10.财务部每月末应做月度资金预算执行情况分析，资金预算执行情况分析经财务总监审核后呈报总经理。

如发现未经审批的超预算资金支付则追究相关责任人的责任，并纳入个人绩效考核。

第四部分资金的支付管理第六条资金支付时应按批准的预算并保持与预算一致的原则支付，因特殊原因确需在预算外支付时应由所需部门提出书面申请报主管领导审核签字再报财务总监审核批准，申请的预算外资金超五万元时，由财务总监报总经理批准。

超年度分解的月度预算规定幅度时，由总经理提请董事长或董事会批准。

第七条支付材料、设备（含软件、固定资产）采购、外委工程施工、安装、加工等资金时（含应付账款或其它应付款），应以所签订的合同为依据并与合同约定的支付条款相一致或提供发票、设备入库单等，工程施工、安装、加工等提供《施工进度验收单》。

属月度预算内的，不论金额大小由部门部长及相关管理人员在请款单上签字，涉及施工与安装的由项目经理审核签字、财务部长审核，主分管领导审批，部门部长严格按预算执行，主管领导可以根据部门实际情况调整预算内的资金使用。

属预算总额外的履行【第六条】的审批程序。

第八条销售费用资金的支付。

1．销售费用包括基本销售费用、销售提成、销售佣金。

2．基本销售费用包括销售人员工资、额定差旅费、额定招待费和额定的公共市场开发费。

北京市场部还包括房租费、小车费等。

基本销售费按全年预算总额包干，由公司市场部部长和北京市场部部长承担包干责任。

基本费用中的定额市场开发费主要用于公司项目的开发，由总经理审批使用。

3．销售提成指对销售人员完成销售任务提取的销售奖励，具体提取比例按公司与销售员签订的合同执行。

4．销售佣金是对公司以外人员为公司承揽销售订单所给予的报酬与奖励，销售佣金按所签订销售合同施工后取得的销售毛利总额的15%提取。

公司指定协助跟踪落实的销售人员其提成费包含在销售佣金中。

销售佣金所规定的提取比例不足需扩大提取比例时，提交董事会审批。

5．支付销售费用资金时依市场部和北京市场部月度资金预算支付，由申请人填写《销售经费借支单》，借支单必须对应项目名称，并附《项目立项备案表》，属于销售人员额定的差旅费和招待费由市场部部长审核签字，财务总监审批；超出额定费用的由市场部部长审签，财务总监审签，报主管领导审批，支付时明确使用项目并挂资金使用人员个人备用金。

属公司项目指定的协同销售员使用额定外费用资金时由负责该项目的公司领导审批，支付时明确使用项目并挂协同销售员个人备用金。

属负责公司项目的公司领导需要使用销售费用资金时，由总经理审批，支付时明确使用项目并挂项且负责领导个人备用金。

6．支付销售提成、佣金按项目回款进度比例的70%计算应付提成或佣金，销售提成和佣金支付由市场部提出，财务部制表，审计部审核，财务总监审签后报总经理审批。

7．预算外支付销售费用，在符合上述规定的同时履行【第六条】的规定。

对所发生的费用超过基本包干费用的部分在销售提成中核销。

借支该笔费用时在销售员本人备用金中列支。

对年内没有承揽销售订单所发生的该项费用由销售人员本人承担，在下一年工资中扣除。

第九条零星采购资金的支付：零星采购是指金额较小不易招标采购、签订合同、或批量采购遗漏的数额金额较小、或临时追加的数额金额较小的采购。

由采购部提交采购清单，财务部长审核，主管领导审批后支付。

能够纳入月度预算的纳入月度预算，未纳入预算的按【第六条】执行。

第十条招待费用资金的支付（包括礼品费）：1.招待费用纳入预算，原则上事先不借支，确需借支的，按程序报主管领导或总经理审批。

2.在公司本地发生的招待，由总经办统一安排。

2000元以内标准的由招待需求部门主管领导批准并通知总经办，2000元以上的由主管领导提请总经理审批。

3.在公司本地外的发生的招待费2000元以内主管领导批准，2000元以上总经理批准。

第十一条差旅费用资金的借款：出差人员借支差旅费，部门部长和主管领导批准出差天数，财务部依出差天数、乘座交通工具、住宿补助标准等计算审核借支差旅费额度，七天以内的由部门部长审批，超出七天的由主管领导审批。

各主管领导借支差旅费，由总经理审批；总经理借支差旅费由董事长审批；董事长借支差旅费由总经理在借款单上签字。

能够纳入月度预算的纳入预算，总经办在编制月度预算时征询各领导和部门的出差计划。

第十二条办公用品采购资金的支付：由总经办统一管理、统一预算、统一采购，采购支付时按月度预算额编制采购清单，报财务总监审批。

第十三条房租、水电、物业、小车、电话费、人员招聘费、保安服务费、绿化费、排污费、资料费、邮寄费等费用支付：房租费、物业费、保安服务费、人员招聘费依合同付款期由经办部门提出付款申请，水电、小车、绿化费、排污费、资料费、邮寄费等费用由经办部门按实际消耗审核单据，财务部审核，财务总监审批。

电话费依标准报销，事先不借支。

第十四条中介机构、资质认证费的支付：中介机构费依合同约定的付款期，由经办部门提出申请，主管领导审批。

资质认证费由经办单位提出申请，财务部审核，主管技术的领导审批。

超出年度预算额度的，报总经理审批。

第十五条技术协作或合作费用、资质费、专利申请费、研发费用支付：按批准的技术协作或合作协议以及研发项目立项书，研发项目由技术部项目经理依据研发进度和研发内容编制资金使用表，技术部部长审核签字，财务部审核，主管领导审批付款。

第十六条工资、奖金、保险金支付：由经办部门制表并复核，总经理审批支付。

第十七条财务费用、税款资金的支付：由财务部根据贷款合同、银行收费单、税务部门缴税通知单等提出付款申请，财务总监审批支付。

第十八条安检措施费的支付：由安全质量部编制计划提出申请，财务部审核，主管领导审批支付。

第十九条员工节日慰问金支付：由办公室编制全年安排和年、月度预算，支付时提交请款单，总经理审批。

第二十条企业文化建设、品牌宣传费用及培训费支付：由经办部门编制全年计划和年、月度预算，用款时提交请款单，财务总监审批支付。

对超出基本定额费用的借支应严格控制，由经办部门部长严格审核把关，应填报《项目立项备案登记表》，按项目管理，报总经理审批。

第二十一条以上各项资金借支，单笔资金支付超过5万（含）的由财务总监审签。

第五部分资金的报销核销第二十二条资金支出使用以后必须尽快报销核销，报销时由经事或经手人本人提供报销单据、凭证，所在部门部长按请款时批准事项审核单据、凭证并签字，本人再到财务部交审核会计进行审核。

(一)日常费用报销应取得合法票据，发票上的公司名称、开票日期、货品内容、单位、数量、单价及金额必须填写完整；发票必须加盖对方的发票专用章；住宿发票必须为机打发票且注明入住日期及住宿天数；车票时间应和当地住宿发票时间同步；办公用品发票金额超过2000元的必须附明细清单；餐饮发票必须为机打发票。

(二)采购发票报销应将采购合同、发票、验收入库单等凭证附后,报销单据应由经办人签字、经项目经理或部门部长审核、财务部审核、主管领导审批；外包安装、工程发票报销应将外包合同、施工进度验收单、发票等凭证附后，报销单据应由经办人签字、经项目经理或施工经理审核、项目部长审核、财务部审核、主管领导审批；软件及固定资产报销应提供资产验收（软件应安装调试）单、发票、入库单等，报销单据应由经办人签字、经办部门部长审核、财务部审核、主管领导审批。

(三)审核报销会计审核的主要内容是：是否与请款审批事项一致；单据、凭证是否合法；是否符合公司的规定和规定的标准；是否符合公司所签订商务合同的约定等。

审核发现问题拒绝报销，属于不合法不合规或本人弄虚作假的，向财务总监及主管领导汇报；属于标准不符或超标的，应由本人找主管领导审批。

(四)市场部销售费报销的规定：1.在个人备用金上挂账的销售费借款，必须在项目合同签订并回款后从计提的销售提成及销售佣金中冲抵核销，核销不完的仍然挂账，在下一次计提的销售提成与佣金中继续核销。

挂账的备用金全部核销清后，剩余的销售提成与佣金经手人可用未报票据继续核销，剩余支取的销售提成与佣金应缴纳个人所得税。

未能签订合同的销售人员的备用金由销售员本人负责偿还，否则在其工资中扣除，离开公司未清的，公司将通过法律手段追偿。

2.本规定所规定的销售佣金具体比例及办法只适用于2015年起新签订的公司项目。

2014年12月31日之前已完工或正在施工的项目的销售费用及提成结算按原制度执行。

3.公司项目指定协助跟踪的销售人员借支的资金，经由具体负责该项目的领导签字。