订单管理制度

订单管理制度

为加强订单管理，提高工作效率，避免在订单签订和执行过程中的失误和偏差，确保按期交货，提升客户满意度，特制定本制度。

一、订单类别

1.一般订单：指内贸客户交货期合理或延期交货没有罚款规定的订单。

2.特殊订单：指外贸客户订单，以及内贸客户交货期紧急且延期交货有罚款的订单。

二、交货期沟通和报价

1.业务员在洽谈业务时，要与生产基地沟通意向订单的交货期，无法保证时尽可能向客户争取，基本确认时填写《报价申请单》。

2.报价员接到《报价申请单》后，应先与生产单位确认交货期和技术难度，然后根据设计图纸或客户需求报价。《报价单》与《技术文件》经报价员、生技部长签字有效。50万元以上大单需召开技术交底与订单评审会。

三、合同签订与备案

1.合同签订时要采用公司核定的合同模版，如采用国企、央企、上市公司或外贸等大客户的合同模版，必要时要求对方签订补充协议。

2.合同文本要求一式四份，双方各执两份，原件在财务部和营销事业部备案，《销售合同备案表》（销售合同摘要）在生技部、生产单位、供应部和发货部备案。

3.合同签订后，要明确交货期、元器件厂家、技术方案、质量（计量）标准、现场工勘、安装基础、包装运输、卸车验货及特殊事项，重要订单生产事业部要组织召开协调会，并安排专人跟进。

四、生产通知单

1.预付款到账后业务员应及时通知销售内勤，经向财务部核实后制作《生产通知单》，注明订单类别及特别注意的事项，营销经理审核后向生技部签发，交货期紧的订单同时电话通知所属公司。

2.生产基地接到《生产通知单》后，由生技部签字并随《技术文件》分解下达执行，特别重要的订单在总经理办公室备案。

3.各公司接到《生产通知单》与《技术文件》后，生产主管要签字确认交货期，制定生产计划，调整进度偏差，并至少预留一天作为调整期。

4.如果有把握的意向订单交货期较紧，或变压器等常规产品断货，营销总部和生产事业部便可在合同签订之前下达《备货通知单》，《备货通知单》与《生产通知单》同等效力。

五、订单落实

1.供应部可拒收交货期严重偏离的采购单，一经签收就应当及时安排采购，并执行走动式服务，每天与各公司生产主管、仓管员见面，即时反馈采购信息，尽力缩短采购周期，及时化解各种矛盾。

2.正常情况货款到账当日安排发货车辆并做相应准备，次日发货；业务员要将货款到账情况及时通知销售内勤，销售内勤核实后制作《发货通知单》，若客户对到货时间、发货物流等有特殊要求，至少提前一天与发货部联系。

3.发货部接到《发货通知单》，部长签字后复印件回传销售内勤，同时转发所属公司发货组和运输部车辆调度，车辆调度要按照“快捷、高效、节约、安全”的原则安排好车辆的车型、到厂时间，发货组负责验货装车并做好防护措施，发货表单要同步制作；发货部审核发货表单、票据准确性，并对发货数量进行监管。生技部对出厂产品质量进行监管。

4.原则上夜间不发货，特殊情况需经总经理批准。由发货部统一协调，

所属公司、财务部、保卫部等须有专人负责。

6.生技部、供应部、发货部、生产调度、技术主管、绩效主管等，要坚持走动式管理，对订单生产全程跟进，及时纠正失误和偏差，生产副总要通过走动管理随时掌握特殊订单的生产进度。

7.外协代加工的订单，需下达《外协加工通知单》，生产副总组织相关人员对供应商的资质信誉、生产能力作出评定，签订《合作协议》，督查质量和进度，必要时安排驻厂监造；生技部组织供应部、所属公司、发货部、销售部到现场验货。

8.销售经理、业务员及销售内勤要和生技部、所属公司保持经常性联系，掌握进度情况，如延迟发货不可避免，应提前与客户沟通协商。

9.各公司、各部门领导对订单执行，尤其是特殊订单要高度重视，各司其职，协调服务，必要时由生产副总签发《工作督办单》。

10.财务部要始终保留50万元的订单采购预备金，非订单采购开支须经总经理批准。

六、其它

1.企管部绩效主管、生技部工程师对所有订单跟踪考评，对其中的亮点和正能量予以表彰，每项奖励300—500元；对其中的偏差和失误，通报批评，每项罚款300—500元。若因不负责任而造成直接经济损失，则按其60%追加罚款。

2.本制度自公布之日起实施，由企管部负责解释。

2017年3月14日

大单履约承诺书

客户名称：合同编号：

签单部门；签单人员：

订单类别：一般订单口特殊订单口订单执行：生产口外协口订单产品：订单金额：

评审日期：交货日期：

生技承诺：我承诺该订单报价合理、设计规范、选材匹配、责任明确，可保质保量按期完成生产或外协任务。

承诺签字：年月日供应承诺：我承诺该订单材料明确、设计合理，可将主材价格预定在：范围内，并将于年月日前完成材料采购工作。

承诺签字：年月日

生产承诺：我承诺该订单设计规范、材料匹配、标准清晰，且符合本公司产能需求，可自材料到位后于天内保质保量完成交货。

承诺签字：年月日

财务承诺：我承诺该订单价格合理、采购资金约元可依照预算正常支付。或因资金紧张无法预期支付采购款项。

承诺签字：年月日

反承诺签字：年月日发货承诺：我承诺该订单装车方案可行，保证正常发货。

承诺签字：年月日企管承诺：我承诺该订单程序完备、成本可控，并负责监督执行。

承诺签字：年月日