浅谈现代化档案管理

业道德 ， 办事细心的工作态度， 乐于奉献的工作精 神， 又要有扎实 的 档案管理的理论知识、科技知 识。 档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识 ， 开 拓视野 ， 优化知识结构 ， 提高综合素质 ， 才能做好 新时期的档案管理工作。只有运用现代化科技手 段和先进的管理方法管理档案的基本技能，才能 有效地解决新形式下 出现的新问题。新时期档案 管理现代化是—个相对的、 运态的、 发展的概念范 以加强现代档案管理是提高工作效率和工作质量 畴 ， 在不同时期都被赋予不同的杨 内容。 新时期 的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工 档案管理现代化是在 息时代背景下产生的档案 作。 理论与实践 ，以档案资源信Ｊ 息化为核． 内容的新 １ 具有现代化档案管理的素质 时期档案管理现代化理论和工作体系正逐渐形成 当今世界信息爆炸式增长 ， 档案管理也 由过 和发 展 。
献。 责 任 编辑 ： 宋义
一
７ ５—
，
化 的发 展。 ２ 档 案管理 标准 化 ． ４ 档案管理标准化也是档案管理现代化的一项
重要基础， 档案管理现代化是建立在先进的技术 、 严密的分工和广泛协作的基础上的 ， 档案标准化 通过制定和贯彻各种标准、 规范， 使技术应用和分 工协作有了统一的科学准则和依据 ， 保证了档案 各项工作能够有机地联系起来，并且在档案的管 理中得最佳的效益。 在信息时代， 信息的共享与网 络和沟通更ｆ赖于统一的标准与规范 。如各种档 衣 案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共 享、 网络平台的 链接等等， 都需要通过建立一系列 的标准 、 规范来实现 ， 必须通过制定和建立各类档 案管理标准 ， 形成档案管理标准体系， 来确保档案 管理现代化各项工作的有效实现。
２ 档 案管理 现 代化 ｌ 掌握现代化管理技能， 提高综合素质。以前 ，
去 的劳 动 密集 型工 作转 为现 在的 以现 代化 的办公 设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管
理 者具 有很 强 的分 析能 力 ，对一 些 专业性强 的 档 档案材料的形成从文件的起草、 修改、 删减到定稿 案要做到精确把握 ；另一 面要根据利用者的要 打 印 、 阅 、 传 整理 、 档都 是以手工 抄写为 主 。而电 归
改革开放以来我国的档案管舡 作无论从技 术上还是从水平上都有 了全方位的突破式发展 ， 但同时我们也应当清醒的看到，在档案管理方法 和手段方面与世界先进水平相比还有一定 的差 距 ，不能更好地满足新形势对档案管理工作提出 的要求 。因此 ， 要采取各种措施 ， 加快档案管理工 作现代化的步伐 ， 更好的适应现代社会发展的要 求， 为我国的经济发展和社会进步做出更大的贡
求提供大量的数据档案信 息。这些都要求具有高 素质、 高技能的现代化信息 管理 ＾ 才能胜任。 员 高素质复合型档案人掌握现代档案管理技 能， 在档案法制建设、 息 信 资源开发利用和服务上 做出开捃ｌ 生工作 ，为档案事业的发展作出显著成 绩的人。至少应具备以 Ｆ 特征： 一是政治敏锐性。 具有较高的政治觉悟和理论素养 ， 坚持四项基本 原则 ， 在思想上和行动上与党 中央保持高度一致 ， 能以辩证唯物主义的立场 、 观点和方法来观察 、 分 析问题 ，对政治上的不同倾向和观点有敏锐的观 察和识别能力。 二是意志坚定性。 要有对党的事业 的坚定信念和理想 ， 严守党和国家机密， 具有爱岗 敬业 、 私奉 献 、 苦干 、 真求 实 、 默无 闻 的 无 埋头 存 默 奉献精神和高尚情操。作为档案管理人员应 当从 开始就有意识地培养和磨练自己的心理素质和 意志力 ，这样才能在平凡 岗位的工作中创造出有 价值的工作业绩来。要做到想利用者之所想， 急利 用者 之 所急 ， 要有 “ 人找 档 ” 为档 找 人 ” 服 为 与“ 的 务精神 ， 满腔热情地为利用者和社会服务。三是开 拓创 新性 。 具有 超前 的创 新意 识和思维 ， 紧随档 案 载体、管理体制等的发展变化及时调整工作思路 和服务 手 段 ， 来实 现档 案工 作为领 导 决策 、 以此 为 改革开放和现代化建设提供全面、 主动、 及时、 有 效服务的目的 四是专业知识和专业技能的综合 性。 不仅应具备扎实的相关的专业知识 ， 还应具备 熟练使用现代化办公设备和熟悉掌握信息网络技 术的技能 ， 如具有较高的文字表达能力、 较强的现 代化信息工具运用能力等。 ２现代化档案管理的工作内容 随着现代信息技术的不断深入和发展， 档案 管理面临着许多亟待解决 的问题 ， 诸如档案数量 越来越多， 数量的庞大给保管和提供利用带来困 难， 管理方法手段的落后直接影响档案的质量。现 代化的档案管理是～门专业性很强的工作 ，他要 求管理人员既要有高度的工作责任感，良 好的职
现代化各 项工作的有效实现。 针对 当前档案管理现代化中存在的重复开 发、 标准不统—等问题 ， 应重点加强对档案计算机 管理的总体规划， 制定档案现代化管理的大政方 针， 集中技术力量联合攻关 ， 加强部门间的交流、 推广 ， 避免低水平的重复劳动。对于国家已有标准 的， 应该执行国家标准 ， 暂时没有国家标准的参照 执行国际标准。 向国际标准靠拢， 既可以提高我国 档案工作标准化水平，又是标准国际化发展 的必 然趋势。 ２ 档案管理信 皂 ’ ３ 化 在信息时代， 信息化 已 成为各行各业现代化 的与主导 ，以信息化推动现代化是今后国民经济 与社会发展的方向。档案资源信 息化作为信息技 是将档案资源和 档案各项管理过程，通过信息和系统加工 和计算 机网络和传输 ， 实现档案资源的合理配置与有序、 有效开开利用 ， 实现档案信息资源的社会共享。 信 息化将成为各项档案工作的重要管理平台和技术 支撑， 是新时期档案管理现代化的杨 内容， 其主 要包括： 一是档案信息资源建设 ， 即通过数字化 、 网络化技术手段， 建立起各类规范化、 标准化、 可 共享的目录数据库和内容数据库 ； 二是档案基础 平台建设，包括档案网络建设和管理系统开发应 用， 建立档案作息资源共享的技术支撑平台， 实现 档案信息传输的网络化和档案信息资源 的共享 化。档案管理现代化的出路在于信息化 ， 可以预 见， 在未来 ２ 年， Ｏ 档案资源信息建设作为档案管 理现代化的核Ｊ 内容 ，将不断推动档案管理现代
一
子计算机技术在档案管理 中的运用，可以把档案 的记录、 存贮、 整理、 加工、 查找、 交流 、 传递等用先 进的科学技术装备起来， 系统地完成文件的 起草 、 修改 、 删减、 检索、 打印、 登记、 汇集统计等工作， 使 文件的形成 、 运行、 转换等各个环节与 自动化办公 衔接起来 ， 实现工作手段现代化 、 管理数字化 、 资 源信息化。实现档案工作现代化是当前档案工作 的要求 ，同时如果要实现档案管理的信息化就要 求档案部门能迅速、准确地提供现代化所需的档 案材料 ， 而传统的管理方法则无法满足这种需要 ， 档案管理部门只有采用现代化手段才能在较短时 间内迅速查阅到利用者所需要的档案材料 ，实现 档案工作现代化。 另外 ， 实现档案管理工作现代化 也是我国档案事业发展的需要， 同时 ， 档案利用者 也对档案工作提出了更高的要求 ，他们希望档案 部门能及时地无遗漏地 向其提供所需要的档案材 料， 并迅速传递到每一 嚅 要利用的 地方。 通过借 鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法 ，形成 行之有效的档案科学管理理论 ，这些理论与档案 工作实际相结合 ， 不断地指导档案管理实践 ， 在实 践中加以总结和发展 ，最终形成档案管理现代化 的理论体系。 要不断地将当代先进的技术设备、 技 术手段和技术成果引人档案管理中 ，实现档案管 理 的专业 化 、 自动化 。 ２ ． 案管理 规 范化 ２档 档案管理现代化是建立在先进的技术 、严密 的分工和广泛协作的基础上的 ，档案标准化通过 制定和贯彻各种标准、 规范， 使技术应用和分工协 作有 了统一的科学准则和依据 ， 保证了档案各项 工作 能 够有 机地 联系 起来 ，并且 在档 案 的管理 中 得最佳的效益。在信息时代 ， 信息的共享与网络和 沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数 据的交换 、 档案信息的传递、 档案资源的共享 、 网 络平台的链接等等，都需要通过建立一系列的标 准、 规范来实现 ， 必须通过制定和建立各类档案管 理标准 ， 形成档案管理标准体系， 来确保档案管理
管ｉ ｆ ｆ 理 科 学
科
浅谈 现 代化档案管理
蒋 春荣
（ 依安县广播 电视局有线台， 黑龙江 依安 １ １０） ６ ５ ０
摘 要： 改革开放以来我国的档案管理工作无论从技术上还是从水平上都有 了全方住的突破式发展 ， 但同时我们也应 当清醒的看到， 在档案管理方法 和手段方 面与世界先进水平相比还有一定的差距， 因此， 要采取各种措施， 加快档案管理工作现代化的步伐， 为我国的经济发展和社会进步做出更大的贡献。 关键词 ： 档案管理 ； 工作 内容 ； 措施 档案工作从狭义上讲 ，就是档案业务工作 ， 它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业 务工作 ， 是利用科学 的原则和方法管理档案， 为社 会各项事业服务的工作。档案是过去工作和历史 情况的记录 ， 它可以为工作提供备查的依据。 档案 是历史的真凭实证 ， 是第—手的参考材料。它是在 社会实践活动中直接形成的， 而非后人编造的， 这 就客观地纪录了历史情况， 具有最可靠的凭证。所