文记录控制程序培训PPT课件

文件、记录 控制程序
定义：
• 文件：信息及其承载媒体。其媒体可以是 纸张、磁盘、光盘、照片、样件、电子媒 体或他们的组合。
• 记录：记录管理活动所取得结果或提供所 完成活动的证据的文件。空白表单是规定 性的文件，填写了内容的表单则为记录。
权责：
• 文管中心：负责质量管理体系文件原件的保存、管理，以 及文件分发、回收、废止、销毁等工作。负责公司所有记 录的空白表单的有效性管理及监督各部门记录控制情况。
三级文件：指作业指导书、标准、制度等，包括：工艺技术文件、操作 规范、检验标准、岗位说明书等等，用以详细说明具体的作业步骤和 方式的工作性文件。
四级文件：表单格式，是指用以记录各项管理活动实际运作状况的格式 文件。
外来文件： （1）适用的法律、法规； （2）适用的国家标准、国际标准、行业标准等； （3）客户或供应商提供的与产品或设备有关的标准、说明
• 当文件需进行大幅度修改，或体系有较大变更时，应进行 换版，原版次文件废止。如A/1版在体系换版时直接更新 为B/0版
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2019/6/17
记录的填写
• 记录是按照表单的内容和要求进行填写，填写应 及时、内容真实、字迹清晰、完整，不得随意涂 改和使用铅笔填写。
• 记录及审核过程中如需更改时，用单横线划去原 记录，在原记录的上方写上更改后的数据，重要 数据更改如：日期、数量、金额等，需加签更改 人员的姓名及更改日期
• 质量记录主要包括：产品质量记录和质量体系运行的记录
• 1） 产品质量记录主要包括：进料检验记录、品质异常记 录、样品检验记录、出厂检验记录；首件检验记录、生产 过程检验、不合格品评审处理记录；检验的数据统计分析 记录。
• 2） 质量体系运行记录主要包括：内部质量审核、管理评 审记录；与顾客沟通过程中有关的记录；供方评价选择、 采购过程有关的记录；纠正和预防措施记录；培训、基础 设施有关的记录；检验、测量和试验设备的检定和校准记 录；生产服务运作有关的记录。
• 各车间/部门：负责部门体系文件的创建、更新与废止， 及文件接收、使用、保存等日常管理和控制工作。所应用 的记录的填写、标识及检索、保存、保存期限设置及处置。
内部文件的创建、更新与废止权责
文件类型 一级文件 二级文件 三级文件 四级文件
编制 体系组
审核 体系负责人
批准 总经理
相关部门人员 相关部门负责人 体系负责人保安队BFra bibliotek储运部
C
研发部
Y
体系组
I
总经办
Z
编号说明：
一级文件：一级文件代码-流水号。 M-□□
流水号（由01开始编起）
一级文件代码（M）
二级文件：二级文件代码-流水号。 P-□□
流水号（由01开始编起）
编号说明：
• 三级文件：三级文件代码、部门代码、文 件类型代码-流水号。 D □ □-□□□
流水号（由001开始编起） 文件类型代码 部门代码
相关部门人员 相关部门负责人 体系负责人 相关部门人员 相关部门负责人 体系负责人
管制部门 文管中心 文管中心 文管中心 文管中心
文件分类与分级
文件分为内部文件及外部文件
• 内部文件分级
一级文件：指质量手册，为公司质量管理体系运作规范基本的指导纲要 性文件。
二级文件：指程序文件，是依据各部门间为达成管理要求和目标，依据 质量管理手册所延伸制订的工作流程文件。
• 一、二、三级文件如需修改则先确定编号及版本/修次号，修改、废 止和补发均须由相关单位人员以《文件更新/废止/补发申请表》提出 并说明原因与内容，按权责进行审批，交文管中心进行废止。
• 四级文件的修订按表单制定执行，废止时由相关部门填写《文件更新 /废止/补发申请表》提出并说明原因与内容，依审批权限进行核准， 交文管中心进行废止；若需补发由相关单位人员向文管中心用RTX提 出申请，文管中心进行补发。
三级文件代码
编号说明：
• 四级文件：四级文件代码-引用文件编号。
R-
-□
□ 流水号（从01开始编）
引用文件编号
四级文件代码
工艺图纸：机台编号、工艺代码、流水号-版本/修次，如630030-A/0 。
设备图纸：车间代码-设备名称或编码-部件流水号-单件流水号-版本/ 修次，如A-烘干机-01-001-A/0。
书、技术数据、图纸等文件资料； （4）其它与质量管理体系有关的外来文件。 编号规则： 1、统一编号原则：公司内文件按规定，实施统一编号管理。 2、文件代码由文件编号及版次号组成。
文件级别 一级文件 二级文件
三级文件
四级文件
文件代码
文件类型 质量手册 程序文件 产品标准 作业指导 工艺技术文件 管理制度
文件创建、更新及废止流程图
• 文件的制订：相关部门需提出文件的制订，按要求编号和对文件格式 进行制订。制定完成的文件经讨论后，按要求报相关权责人员批准， 再交由文管中心存档，统一发布。
• 表单的制订：相关部门需提出文件的制订，确定编号及版本/修次后， 于格式背面签名并注明保存年限，依审批权限进行，批准后交文管中 心作统一管制(表单复印不受管制)
练习：请说出下列编号代指的文件级别类型和部门。
• P-13 • DAM-002 • DSW-005 • DCW-010
• M-01 • DLS-063 • DYW-001 • R-DCW006-02
二级程序文件 生产部制度文件（三级） 设备工程部作业指导文件（三级） 储运部作业指导文件（三级） 一级文件（质量手册） 质量技术部产品标准文件（三级） 研发部作业指导文件（三级） 储运部表单（四级）
版次说明
• 文件、表单的版次由版本号和修次号组成。版本号以大写 英文字母A、B…Z表示，修次号以由0开始的数字顺序表示。 文件首版一律为：A/0，即：第A版，第0次修改。
• 文件的初始版次号为：A/0，每更新一次，其修次号顺序 加1，如文件第一次修改，则修改后文件的版次为变为 A/1,依此类推。
• 文件更新次数超过6次，要更换文件版本。更新版本号后， 修次号重新归为0。如A/6版修改后更新为B/0版。
图纸 表单格式
文件代码 M P
D
R
作业性文件分类代码
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S: Standard首字母 W: Work首字母 T: Technic首字母 M: manage首字母
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部门代码
部门
代码
部门
代码
部门
代码 部门
代码
市场营销部 X
生产部
A 人事行政部 H
财务部
F
采购部
G 质量技术部 L 设备工程部 S