大酒店财务部会计电算化管理制度

大酒店财务部会计电算化管理制度

会计电算化是促进会计基础工作的规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施，是提高会计工作质量的一项重要工作。

1、会计电算化工作的组织与实施。

会计电算化是一项系统工程，涉及酒店内部的各个方面。因此财务总监应亲自组织领导会计电算化工作，主持拟定本单位会计电算化工作规划、协调各部门共同搞好会计电算化工作。

计划财务部是酒店会计电算化工作的主要承担者。在各部门的配

合下，计划财务部负责和承担会计电算化的具体组织实施工作，负责提出实现本单位会计电算化的具体方案。

开展会计电算化工作，可根据酒店的具体情况，按照循序渐进、逐步提高的原则进行。在程序上，可先实现帐务处理、报表编制、应收应付帐款核算、工资核算等工作电算化，然后实现固定资产、存货核算、成本核算等工作电算化，再进一步实现财务分析和财务管理工作电算化；在技术上可先用微机并机运行，然后逐步实现网络化，最终实现酒店前后台电脑系统联网，达到数据共享的目的。

2、会计电算化硬件和软件要求。

(1) 硬件要求：

各酒店应根据实际情况和财力状况，选择与本单位会计电算化工

作规划相适应的计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备。因考虑到酒店业务方电算化管理的发展，在选择计算机机种、机型和系统软件及有关配套设备时，应尽量做到统一，为实现网络化打好基础。

(2) 软件要求：

配备会计软件是会计电算化的基础工作，选择会计软件的好坏对

会计电算化的成败起着关键性的作用。配备会计软件主要有选择通用会计软件、定点开发、通用与定点开发会计软件相结合的三种方式，酒店应根据实际需要和自身技术力量配备会计软件。

配备的会计软件应达到财政部《会计核算软件基本功能规范》的要求，具体要求如下：

A、会计核算软件和会计信息的处理应符合会计法、会计准则和有关行业会计制度。

B、会计核算软件应按国家统一会计制度规定划分会计期间，分

期结算帐目和会计报表，并可根据用户需要同时具有提高哦能干找其他会计年度生成参考性会计资料的功能。

C、会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用

中文。

D会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自

身原因造成死机或非正常退出等情况。

E、应用系统必须具有操作密码设置和权限设置功能。

F、系统必须对操作日期严加控制，不得提供对已结清或登帐的会计业务进行重复操作的功能。

G系统必须对录入的会计数据，如制政日期、会计科目的有效

性、借贷平衡、总长明细帐、凭证种类和编号等进行有效的校验。

H、凡是由机内及数据运算产生的中间结果以及最终结果，系统

不得提供人工干预的修改功能；由计算机打印输出的帐表中的数据，凡应取自于机内数据的，不得人工修改或直接填列。

I 、系统必须具有备份及在意外事故时立即恢复工作的功能。

J、系统输出的现金、应航日记帐必须由机器连续打印编号。

3、会计电算化信息系统内部控制。建立会计电化的内部控制系统是通过对引起危害的各种因素的控制来防止或减少各种危害，提供正确、定额、可靠和合理的会计数据，防止违法行为的发生，提高会计信息系统的效率和效益。

（1）组织控制。

组织控制包括职责划分、人事控制等。

A、职责分工。为达到有效控制的目的，需要在两个层次上进行指责的分离，一是尽可能将ED□部门与用户部门（产生原始数据或使用计算机处理所得信息的部门或人员）之间的职责进行划分。二是EDD部门的内部尽可能划分职责。

B、人事控制。不相容职能的分离。一般是将四种基本职能（业务授权、执行、记录、资产的保管）予以分开，即是将软件操作、审核记账、电算维护、电算审查等职务分离。

（2）操作控制。

要建立会议电算操作管理制度，主要内容包括：

A、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，对操作密码要严格管理，指定专人定期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

B、预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。

C、操作人员离开机房前，应执行相应合理化建议退出会计软件。

D根据本酒店的实际情况，由专人保存必要的上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。

（3）硬件与系统软件控制。

A、保证机房设备安全和计算机正常运行，经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，防止意外事故发生。

B、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要保存双备份。

C、对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要有一定的审批手续。在软件修改、升版和硬件更换过程中，要保证实际会计数据的连续和安全，并由有关人员进行监督。

D健全计算机硬件和软件出现故障时进行排队和管理措施，保证会计数据的完整性。

（4）数据安全控制。

要建立电算化会计档案管理制度，主要内容包括：

A、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据和以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式

和计算公式）等数据。

B、电算化会计档案管理地重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由专人负责。

C、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

D采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

E、通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止至该软件停止使用或有重大更改之后的五年。