图书物流流程规范

图书入库管理流程

采购入库:

1、采购部在图书入库前,必须提供图书采购订单给仓库作为收货依据。仓库根据已审核的“采购订单”内容准备产品收货,采购部应要求印厂送货前必须至少提前两天通知仓库做接货准备。

2、送货单位将图书送达后,需提供“送货单”给收货仓库管理员。“送货单”应清晰显示送货单位名称、送货单位印章和经手人签名、图书的名称、包装规格、数量、采购订单号。

3、收货仓库管理员将“送货单”上列明的图书品名和对应的“采购订单”图书品名相核对,如品名不符或收货量大于定购量,仓库主管要经过监印部/采购部同意并取得书面通知(传真)后方可收货。对于未提前通知,“送货单”填写不完整或错误的送货厂家,仓库有权拒收。

4、由仓库主管指定仓管员清点无误并经复核员复核后,分别在“送货单”上签收,一联自留,一联交对方。

5、仓库主管开具4联的“图书入库单”:第一联存根自留;第二联财务联连同送货单位的“送货单”交财务;第三联交系统操作员作为入库凭据;第四联对方联交送货单位。

6、仓库主管通知监印部门对该批入库图书进行抽检。

7、杜绝对在途图书提前办理虚拟入库,以避免由此可能带来的账目混乱。

其他入库:

1、已开具“其他出库单”正常出库的参展或其他内部领用的图书,参展完毕后应退仓库进行清理,仓库主管根据清理结果开具“其他入库单”,并在备注栏详细注明入库情况。入库单的第一联存根自留;第二联交财务;第三联交系统操作员作为入库凭据;

2、不管是否为付款购回,作为公司存货资产的一部分,广告宣传品、礼品等都应视同图书纳入系统统一进行管理,入库和出库流程等同图书(因可能涉及成本、营业税等问题,具体需遵循财务意见)。

图书出库管理流程

正常销售出库:

1、运输主管根据经过业务员签字确认,并由营销负责人和财务负责人签字审核的销售出库单,按照到货时间、送货上门、自提等不同发运要求,安排记账员制定当日发货计划表,并传真给指定物流公司做好提货准备。

2、仓库主管根据每张订单的复杂程度和工作量,合理安排分单备货。

3、各仓管员按单备货完毕,在单据上签名并将客户联放置在对应客户的图书包装箱内,并在外箱写字注明,按收货单位的不同,把配好的图书集中码放到待出库暂存区域。配货过程中,复核员必须对包括拆箱零散图书在内的所有图书进行复核,不能遗漏。

4、物流公司提货车辆到达后,运输主管和接货人员按当日发货计划表对图书再次进行核对。核对无误,由接货人员在当日发货计划表上签收,并将开具的托运单交运输主管。

5、市内客户,由运输主管安排司机和随车仓管按客户要求送到指定地点,并要客户提供签收回单存档。

6、如属新书首发,本市客户需同一天送达;其他地区客户则需根据路程远近,按先远后近的原则,合理安排发运顺序,最大限度保证客户到货时间大致相同。

7、图书发出后,记账员及时将已发货信息在QQ群进行公布,由各辖区业务员跟进客户收货事宜。

其他出库管理流程

1、参展、内部领用、赠送等非销售出库的图书,由系统操作员打印出单据后,先由领用人将单据交财务签字,再交公司指定分管领导签字审核方可出库。

2、对于无单出库等紧急出库情况,必须由经办人出具非正常出库原因及图书清单的签名件(传真件),并于2个工作日内到打单员处开具正常出库单据(销售出库、其他出库等)。仓库主管对非正常出库图书必须做好详细记录,并督促经手人尽快补开单据,不得以时间久远遗忘为由推脱图书缺失的管理责任。

3、对于改版图书的出库,必须开具“其他出库单”,并在出库单的备注栏详细注明情况,经财务和分管领导审核后,仓库方可凭单办理出库。图书改版完毕后,

由仓库主管根据出库前的“其他出库单”,核对数量等信息,开具“其他入库单”,如果入库数量少于改版前出库数量,应及时通知采购/监印等部门,对缺失的图书提出处理意见。

退货清理及入库流程

1、仓库主管收到物流公司提取退货信息后,需及时安排人员提取。提取退货时应按照托运单仔细清点件数,并查看包装是否有破损。如破损导致图书外露并存在少数可能时,按托运单上的发货人电话致电客户方,告知包装破损情况并询问是否收货。征得客户明确意见后,方可提货或暂不提货,以避免日后与客户对账产生不便。

2、对于物流公司送货上门的客户退货,参照上条规定执行。

3、对于已收到或提取的退货,妥善保管托运单据,并在统一格式的表格上进行登记。

4、仓管员在进行退货清理工作前,尽量先找到附有退货清单的箱子。根据退货清单逐箱进行清点,如存在废品书或与清单不符情况,在清单上进行标记。退货清理完成后,视情况将图书转移至散书暂存区或打包后归位。

5、如果退货未附清单,仓管员需要根据实际清点情况,在统一格式的表格上进行抄录。并对未附清单的情况及时向辖区业务员反馈,由业务员对客户进行督促,建议营销部将辖区客户退货无清单次数纳入对业务员的工作考核范围内。

6、仓库主管按清点结果在“客户退货登记本”上做好备注,将退货清点单交系统操作员进行“红字销售出库单”的录入。

仓库台账记录管理规定

入库操作:根据仓库负责人签字的入库单,在台账表格内对相应图书进行入库登记。

销售出库、其他出库:营销部每日停止开单后,从系统导出当日出库数据交仓库进行登记。由于可能存在改单现象,营销部发给仓库的当日出库数据可能会与实际出库数据不符。因此,仓库先按营销的出库数据进行登记,再查看当日改单单据,按实际少发数量进行冲减。待次日营销部收回需改单的单据,并重新打印出修改后的销售出库单后,即可使系统发出数与实际发出数相吻合。

红字销售出库(退货入库):仓库台账应该对正常销售和红字销售(退货入库)进行分别记录,数据分别由系统出入库操作员和退货录入员提供。

对账:出入库数据由系统操作员每天提供、退货数据由退货录入员每周提供一次,仓库台账每周与系统进行核对。发现账目不符情况及时查找原因,保证账目的准确性。