文件控制程序(含表格)

文件控制程序

（ISO22000：2005）

1 目的

确保本公司所有食品质量安全系统有关文件、资料与记录均能随时随地保持其适用性及有效性，并能有系统安全的管制与使用。

2 适用范围

与本公司食品质量安全管理体系有关的文件与资料均适用（包括外部提供的有关文件和资料）。

3 职责

3.1品控部负责文件和资料的发放、回收、销毁、原稿的保存及作好相关记录；

负责编制并及时更新“受控文件清单”。

3.2管理者代表负责文件发放范围的审批。

3.3各部门负责相关文件的编制和使用保管。

3.4管理者代表负责组织对现有质量手册、食品安全手册和程序文件的定期评

审。

4 定义

4.1 质量手册：本公司实施质量制度与落实质量政策最基本的参考资料。

4.2 程序文件：为质量手册内容要项所含各项程序的管理运作资料。

4.3 作业标准文件：为确保各项作业质量与高效率的详细资料。

4.4 表单：质量系统中各项作业程序或作业标准等文件所衍生的各种报表单据。

4.5 记录：文件经由各项业务执行动作中所产生的书面资料。

5 作业程序

5.1 文件编码系统

5.1.1 各类文件的制订、修订均由行政部依文件系统编号管理。

5.1.2 质量手册、食品安全手册、程序文件、作业标准文件编码系统如下：

其中为文件类别——质量手册为M，程序文件为P，作业标准文件为S，XX为流水号。

5.1.3 表单记录编码系统如下：

R/）- XX

其中为所属文件编号，XX为流水号。

5.2 文件的制订、修订与废止

5.2.1 文件的制订作业：质量手册、程序文件由管理者代表组织编制、审核，总经理批准；作业标准文件、表单、记录由各有关部门承办，部门主管审核，管理者代表批准。所有文件均由行政部依编码系统进行编号。

5.2.2文件修订作业：文件若有不合现状需修订时，得由起议单位填写“文件

制订、修订、废止申请表”，提出修订原因，交原制订单位研议修改。修改完成后文件之审核、批准、发行同5.2.1。

5.2.3修订标识：本公司所制订受控文件的初始版本均为A0，若对文件的内容变更升版，则文件版本号分别以A1、A2、A3…….A9表示；当文件更改次数超过9次后，版本号以B0、B1、B2……B9表示；依此类推。文件修订后，在文件前所附修订履历上填上修订内容提要，修订处，修订者等变更信息。

5.2.4 文件废止作业：文件若因不合时宜或不合现状时，可由文件制订单位填写“文件制订、修订、废止申请表”，提出文件废止原因，并经相关部门主管核准后，始得废止，文件废止后，原文件之编号不可重复使用。

5.3 文件的分发与收回作业：

5.3.1 经颁布发行之文件，行政部以“受控文件清单”登录管理，并视需求拟定分发单位及数量，影印适当份数加盖“受控文件”章后发行，发放时请收文单位签收并记录于“文件发放回收记录表”。

5.3.2 修订及废止时，应依分发记录回收旧版文件销毁，回收时注意数量、内容的完整性，并记录于“文件发放回收记录表”。

5.3.3 分发给公司外的文件，得由适当之对外部单位代签收，分发时应加盖“非受控文件”章，失效文件不予收回。

5.4 文件保存销毁作业

5.4.1 文件保存

5.4.1.1 经颁布发行的质量手册、程序文件、作业标准文件及各式表单、记录