应用文写作(王首程)第二章

本章的重点难点
·会议策划案 ·会议记录 ·会议讲话稿
（2）稿本
（1）标题
格式
（3）正文
Click to add （ 4）题注 Text
2.2 会议规则与议程
会议议程与日程的区别
会议议程是对会议讨论议题的 确定及安排 ，而会议日程则是 指每天的各项会议活动按单位 时间的具体落实安排。会议日 程不仅细化议程框架内的全部 议题性活动，还要具体安排会 议过程中仪式性活动，有时还 可以包括其他的辅助活动，如 参观、考察、娱乐等。
四、腹稿的特点和构思方式
腹稿是仅仅在头脑里酝酿一下，考虑个大概，到时即席讲话，然后
根据别人的记录整理成书面的东西。
“三定”
快速确定话题 快速确定观点 快速确定范围
“四问”
问清楚是什么场合 问清楚有哪些听众 问清楚讲话时间 问清楚别人已经讲过 什么内容，然后自己 避旧从新，找到突破 口
“五借”
借题发挥 借事发挥 借景发挥 借地发挥 借话发挥
应用文写作
本课程选用国家级规划教材、教 育部精品教材《应用文写作》，该书 由王首程主编，高等教育出版社出版 发行。
第二章 会务文书
阅读提示：
1.熟读案例 2.归纳会务文书种类 3.学会作记录与纪要 4.掌握讲话稿的写作要领
第二章 会务文书
第一节 会议策划案
本 章 主 要 内 容
第二节 会议规则与议程 第三节 会议记录 第四节 会议简报
3.形式上
会议纪要基本上按照行政公文 的规范格式；会议记录没有统 一的格式，多是各单位自定。
4.功能上
会议记录一般不公开，无须传达 或传阅，只作资料存档；会议纪 要通常要在一定范围内传达或传 阅，要求贯彻执行。
2.4 会议简报
概念
会议简报是简报的一种，是会议期间为反映会议
进展情况、会议发言中的意见和建议、会议议决事项 等内容而编写的简报。会议简报一般由会议秘书处或 主持单位编写。
9.制定可行性预算或按既定 预算安排有关工作 10.确定各项工作的时间安排 11.视察选定的场所和设施 12.与各有关方面进行接洽 （运输公司、旅行社、视听 服务公司） 13.确定印刷公司 14.安排食品、饮料有关事宜 15.讨价还价 16.同会议发言人和各位贵宾 进行联系
2.2 会议规则与议程
标题
完善会议 备忘录的方法
3.处理细节，轻描淡写。无需记 录会上所说的每一句话。重点应 放在事实、要点和重要决定上。 就会上分配的新任务提醒相关人 员，包括到期日、负责人。
2.6 会议讲话稿
一、会议讲话稿的文体特点及写作要求 讲话稿是讲话人为出席会议、典礼等场合发言而准备的文稿。 文体特点
1.权威性 2.思想性 3.鼓动性
在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体 内容如实地记录下来，就形成了会议记录。
2.3 会议记录
名 词 定 义
会议纪要是记载、传达会议情况、
议定事项和主要精神，要求与会单位 共同遵守、执行的一种法定行政公文。 它是在会议以后，根据会议的宗旨和 要求，对会议的基本情况、讨论的事 项和主要结论，加以归纳整理，以通 报会议精神，指导工作而形成的文件。
2．篇幅特别简短
3．限于内部交流
2.5 会议备忘录
2.5 会议备忘录
会议备忘录是描述会议过程
的简短记录，是由会议秘书作出 的关于讨论内容的书面记录。 备忘录简短，并写成笔记形式 ， 备忘录应能让缺席者完全理解会 议内容。
2.5 会议备忘录
会议备忘录与会议记录、会议纪要的异同
会议备忘录
侧重记录的是与会者提出的全 部项目（但不必包括讨论的细 节）以及作出的全部决定、协
基本内容
稿本
会议规则 会议议程 格式 正文 题注
制定机关和日期
2.2 会议规则与议程
基本内容
会议规则是指为实现会议的目标而依法制定的供 主办者、与会者共同遵守的各项规章制度的总称
1.总则 2.会议的举行 5.议题和议程 6.发言
3.会议的组织机构 4.会议的成员 7.表决 8.会议文件
2.2 会议规则与议程
（4）会议的起讫时间、报道时间 （5）会议的地址、规格和布置要求 （6）拟设立的会议组织机构
（10）会议经费的预算以及筹集经 费的渠道和方式
（11）其他应当说明的事项
2.1会议策划案
会议筹划者的任务 1.制定计划，确定必须要做 的事项以满足会议的需要并 达到会议确定的目标 2.制定会议议程 3.了解可供使用的场所和设 施情况 4.选择或提供会议合适的场 所 5.检查并比较各项设施 6.安排交通事宜 7.协调会务工作人员的活动 8.招收、培训会务人员和广 告人员
2.3 会议记录
会议的基本情况 会议的内容
这是会议记录的主 要部分。包括会议 议题、会议发言、 会议结论等。 写明会议名称，开会的时 间、地点，出席人（按规 定必须参加会议的成员）、 缺席人及原因、列席人 （不是会议成员，因工作 需要而参加会议的人）、 主持人、记录人。
会议记录
记录人、主持人的签名
2.6 会议讲话稿
讲话稿和发言稿的区别
“讲话”和“发言”本是同 义语，但由于约定俗成的原 因，现在多数是把领导和主 持人的发言称为“讲话”， 其他个人或与会人员所说的， 统称为“发言”。
2.6 会议讲话稿
起草讲话稿必须处理好的三个关系
(一)权威与平易的关系 一篇好的讲话稿， 总是权威性与平易性相 结合的产物。领导讲话 无疑要具有权威性，立 场坚定，原则性强，严 肃认真、鲜明有力地展 示自己的观点，起到应 有的强调、号召作用。 同时也要具有亲和力。 (二)庄重与幽默的关系 因为领导者讲话要 严肃、认真、准确地传 达上级的指示精神，阐 明自己的思想。当然， 如果整个讲话自始至终 处于一种非常严肃的氛 围中，将会使听众产生 敌对情绪，使讲话的效 果大大降低。这时，讲 话者就必须做好幽默这 一点，适时地活跃一下 现场的气氛。 (三)深入与浅出的关系 领导讲话时一定要 注意好深入与浅出的关 系处理。因为听众的水 平参差不齐，讲话者讲 话的目的就是要通过阐 明一定的道理来说服人、 教育人，“以理服人” 可说是讲话者必须遵循 的一条原则，将深奥的 道理通俗化便也成为了 一种必需。
二、会议讲话稿的结构
1.标题
一种是由单位名称或 讲话人、事由、文种 组成；也可由事由加 文种组成；也可根据 讲话的内容确定讲话 稿的标题，让人一听 就知道讲话的主题。
2.签署
在标题下方 注明讲话人 的姓名及日 期，也可将 日期写在文 末。
3.称呼
要注意泛指性、 次第性等。泛指 性是指称呼要有 包容性，将与会 人员全部包容进 去。次第性是称 呼要按主次排列。
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4.正文
一般由开头、 主体、结尾 组成。
2.6 会议讲话稿
要起草好会议领导讲话稿，除了要熟悉本部门、本单位的业务情况外， 在具体写作中还应注意以下四方面： 三 、 代 拟 讲 话 稿 的 写 作 要 求
把握主题，突出重点
了解对象，定位准确， 有的放矢
准确运用政策，提高 指挥效能
突出风格，避免雷同
2.6 会议讲话稿
2.5会议备忘录
秘书编发会议备忘录要做的事包括：
1.确保会议主持人批准备忘录。 会议结束一两天内分发备忘录。 一旦做好备忘录，应迅速将其分 发给有关人员。如果会上取得一 致的决议没有进一步实施，汇编 备忘录就毫无意义。 3.利用备忘录就一个正在进行 的事项编一个情况报告，与下 次会议的议程一起传阅。 2.在两个会议之间跟踪那些要采取 的行动。备忘录应清楚地指出每个 项目应完成的最后期限以及由谁负 责执行。在适当的时间（但必须在 下次会议之前），追踪备忘录上记 录项目的进展情况，并且将最新的 情况呈报给领导。
会议记录
机关、单位内部用于 记录会议发言、描述 会议过程的简短记录， 是一般性事务文书。
会议纪要
在写作形式上要 遵照行政公文的 规范格式。 在内容上侧重的 是经过整理加工 的会议上达成的 一致认识，而且 要求与会单位共 同遵守、执行。
议和任命，关键是将会议上确 定的事项或布置的任务写清楚， 会上没有确定的会后确定的也 会议发言的原始记录， 要写。 基本上要做到有言必 录。 迅速分发到相关人员的手中， 仅作为内部资料，一 既能使缺席者完全理解会议内 般不公开，无须传达 容，又能使相关人员快速实施 或传阅。 会议决议。
结 构 是 个 筐 ， 啥 都 往 里 装
正文不是“写”出来的 是策划出来的
2.1 会议策划案
会议策划案正文写作要求
（1）会议的目标、指导思想和会议 名称 （2）会议的议题、议程和日程安排 （7）会议的方式和技术手段 （8）会议的后勤保障措施以及辅助 活动的安排 （9）会议的宣传方式
（3）准备邀请的相关领导、贵宾、 出席和列席会议的人员，会议规模
第五节 会议备忘录
第六节 会议讲话稿
2.1会议策划案
名 词 定 义
会议策划案
将会议活动的策划意图以书 面的形式加以表达的各种策 划文件的总称。
2.1 会议策划案
会议策划案
主 体 策 划
宣 传 推 广 策 划
策会 划议 公 关 活 动
划会 ︑议 媒的 介形 策象 划策
2.1 会议策划案
会议策划案的结构及写作要求
会议简报 的格式
(三)报尾 在简报最后一页下部， 用一横线与报核隔开， 横线下左边写明发送范 围，在平行的右侧写明 印刷份数。
简报与新 闻的区别
1．内容专业性强
2.4 会议简报
公开的报纸新闻，一般是综合性的，内容广泛，各方 面的新闻都有。会议简报就有所不同，它一般由有关 单位、部门主办，专业性十分明显。 虽然所有报纸篇幅都有限，文章都较简短，但比较起来， 公开的大报，一般都有4版，有4万多字；地方小报，每 期也有2万多字。会议简报姓“简”，“简”是它区别 于其它报刊的最显著的特点。一期会议简报甚至只登一 篇文章，几段信息，或一期几篇文章，总共一两千字， 长的也不过三五千字。 一般报纸面向全社会，内容是公开的，没有保密价值。 会议简报则不同，它一般在编报机关管辖范围内各单 位之间交流，不宜甚至不能公开传播，特别是涉外机 关和专政机关主办的会议简报更是如此。有的会议简 报往往是专给某一级领导人看的，有一定的保密要求， 不能任意扩大阅读范围。
成文日期通常写在标题之 下，位置居中，并用括号 括起。也可在文末右下角 标明日期。
2.3 会议记录
会议记录与会议纪要的区别
1.性质上
会议纪要是法定行政公文；会 议记录是机关、单位内部用于 记录会议发言的事务文书。
2.内容上
会议纪要是经过整理加工的会议 上达成的一致认识，是会议内容 的要点；会议记录是会议发言的 原始记录，基本上应该做到有言 必录。
2.4 会议简报
(一)报头 由简报名称、期数、编发机关、日期、保 密提示等项目组成。 (二)报核 1．编者按 必要时可加编者按，主要内容是工作任务来 源、本期重点稿件的意义和价值、征稿通知、 征求意见等。 2、正文 会议简报正文的写法，要根据具体情况来定， 通常大致有三种： 第一种为综述法。 第二种是重点报道法。 第三种为摘要法。
2.3 会议记录
1.标题 3.正文
单标题：由会议名称和文种 组成。 双标题：这种标题带新闻性， 正题阐述会议的主旨、意义， 副题交代会议名称、文种。
2.文件日期
会 议 纪 要
（1）在开头部分应扼要地叙述 会 议概况。（2）主体部分主要写 会 议研究的问题、讨论中的意见、 作出的决定、提出的任务要求等。 （3）结尾的内容通常是提出希 望、号召，要求有关单位认真贯 4.落款 彻执行会议精神。 一般会议纪要不需要署名。 会议纪要可以不加盖公章。
2.6 会议讲话稿
一、会议讲话稿的文体特点及写作要求
写作要求
①了解情况：了解听众、讲话人、会议性质、会议进程等。 ②情理交融：晓之以理，动之以情。 ③语言贴切：尽量用口语来写。 ④避免歧义：避免使用同音词。 ⑤篇幅合适：避免冗长。
2.6 会议讲话稿
二、会议讲话稿的结构
打腹稿也要善于结构
2.6 会议讲话稿
4.每次会议上，批准上次会议的 备忘录并与出席者一起核实它的 正确性。
2.5 会议备忘录
提升会议备忘录的价值
2.把会议中的活动 分为“信息分享”、 “讨论事项”、 “决策制定”，这 会使人们浏览备忘 录时更容易。还要 加上一条“遗留事 件”。 1.不要把开场句浪费 在记录会议的日期和 时间上。这些信息可 以放在副标题中，开 场句应着眼于主要结 论。