公文管理规定

公文管理规定

1．公文管理规定

第一条公文定义：指与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及内部各单位相互传送的各类文件（包括会议纪要）、制度规范（不含合同类文件）。

第二条公文种类主要有：

（1）命令（令）

适用于依照有关制度和规定，宣布施行重大强制性执行行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（2）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项、人事任免。

（3）公告

适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。

（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（5）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项、人事任免。

（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者反映重要情况。

（7）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问（包括审计报告）。

（8）请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

（9）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（10）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要在会议结束后一个工作日内整理完毕，并分发相关领导及部门。

第三条公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第四条公文处理的主要工作：包括发文、收文、传递、批示、承办、跟踪催办、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文协调处理部门：各级单位的行政人事部门是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作并指导下级单位的公文处理工作。

第六条各级单位除公文处理管理机构以外其他部门不得对外正式行文。

公文格式

第七条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、联系人员、联系方式、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（1）涉及集团秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“紧急”、“加急”。

（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文的，主办单位排列在前。

（4）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章、制度名称加书名号外，一般不用标点符号。

（6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。

（7）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（8）印章：公文应加盖公章，公章加盖在成文单位和成文日期之上；公文以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由各上报单位分别加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（9）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（10）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（11）公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

（12）抄送单位指除主送单位外还需抄送执行或知晓公文的其他单位、领导，应当使用全称或者规范化简称。

（13）份数指需要发送及归档的文件份数。

（14）文字从左至右横写、横排。

（15）各单位发文（包括传真件）参考格式见《广东××投资有限公司公文格式》（略）。

行文规则

第八条行文应当确有必要，注重效用。

第九条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十条属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第十一条向下级单位的重要行文（包括通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等），应当同时抄送直接上级单位、领导及相关单位。

以地区公司名义发出的重要公文（包括通知、会议纪要、人事任免、生产销售计划、总结等）应同时抄送集团总部、地区公司审计部及相关单位。

集团重要行文应当同时抄送董事会、集团领导、集团监事会及相关单位。

第十二条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

发文办理

第十三条发文

（1）发文单位须注明经办部门和联系人及联系方式，行政人事部门做好发文登记、存档工作；

（2）以公司名义或部门名义发出的文件，由经办部门按公文管理规定要求拟定文稿及办理发文审批；发文前，经办部门将文件、电子文档、发文审批依据交行政人事部门，行政人事部门核对、登记后进行发文。

经办部门必须指派专人对文件的错别字、语法表达、称谓、文种等方面把关，保证公文质量。

第十四条发文程序

第十五条拟稿

集团各部门、地区公司、二级公司根据其职权范围或集团（地区公司）领导指示，可就相关事项拟稿，稿件格式按本规定第七条执行。

如有关事项涉及多个部门、地区公司、二级公司，各单位可联合拟稿。

第十六条核稿

公文草拟完毕后，由拟稿单位负责人核稿，具体负责核查文稿数据的准确性、时间的真实性和所提建议是否切实可行，问题是否阐述清楚，并在草拟稿上签名确认。

第十七条会签

（1）以下公文经核稿完毕后，如无特别指示，原则上所有会签文件及其附件由经办部门人员在行政人事部门盖骑缝章后，按以下规定使用“拟文稿纸”进行会签；

1）如公文有关事项涉及拟稿部门以外的其他管线、地区公司、二级公司职权，按以下规定会签：

2)如公文有关事项不涉及拟稿部门以外其他管线、二级公司职权，原则上不需会签，在管线领导审签后发放；如公文涉及重大事项，由拟稿部门主管领导决定，上报相关管线领导或总经理、董事会会签。

（2）会签时限

1）“普通”公文应在8个工作小时内会签完毕；“紧急”类公文应在4个工作小时内会签完毕；“加急”公文应随到随签，必要时可以集体商榷（紧急程度由拟稿单位确定、管线领导审定，并说明理由）；

2）如公文涉及事项复杂，行政人事部门可适当延长时限，但不得超过本条第1款所规定时限的两倍。

第十八条签发

（1）签发权限：

1）涉及集团管理制度、办法及规定性文件，由总经理签发；

2）集团重要对外文件（如对政府函件），由总经理签发；

3）地区公司重要对外文件（如对政府函件），由地区公司总经理签发；

4）集团总部各职能部门间知会性函件，由该部门负责人签发；

5）地区公司/二级公司对内发文，由该地区公司/二级公司第一负责人签发；

6）人事任免通知，按人事管理权限签发。

（2）对会签有不同意见者，经整理后再送签发人，文件一经签发，不