如何做好项目管理的前期工作

如何做好项目管理的前期工作
2010-5-13 11:6【大中小】【打印】【我要纠错】项目开始阶段是一个最重要的阶段。

项目经理在接手一个新项目的时候，首先要尽可
能地多从各个方面了解项目的情况，如：
1. 这个项目是什么项目，具体大概做什么事情，是谁提出来的，目的是解决什么问题。

在国内很多客户都很不成熟的情况下，千万不要根据项目的名称望文生义地去想象项目的目标。

一个名为"办公自动化"的项目很有可能在你进场以后一个月才发现客户其实需要的是一个计算机生产管理辅助信息系统。

你前期了解情况的工作越详细，后面的惊讶就越少，
项目的风险就越小。

2. 这个项目里牵涉哪些方面的人，如投资方、具体业务干系方、项目建成后的运营方、技术监督方等等，很多项目里除了业主单位的结构很复杂以外，还有一些其他单位也会牵涉进来，如项目监理公司、业主的行业主管机构等。

项目经理需要了解每个方面的人对这个项目的看法和期望是什么。

事先了解各个方面的看法和期望，可以让你在做项目碰到问题的时候，就每件事情分析哪些人会在什么方面支持你，哪些人会出于什么目的反对你，从而提前准备联合朋友去对抗敌人，让事情向你所希望的方向发展。

没有永远的朋友，也没有永远的敌人，只有一致的利益，这句话作为项目经理是一定要记住的。

就像二战时候的英国首相邱吉尔，他是个典型的反苏反共分子，但是在苏联进行几大保卫战的时候，他冒着德国潜艇的炮火，忍受路途运输损失一半的代价，把大量的坦克、飞机、军用卡车送到了苏联军队的手中，因为他那时候最主要的任务就是打击纳粹德国。

所以，在项目的最初阶段，根据各个方面的情况，经过平衡后得出一个项目大致目标并获得其他人的认可，这个是一个成功项目的第一步；
3. 基本了解了客户的情况后，下面的事情就是了解自己公司各方面对这个项目的看
法。

首先是高层领导是否重视，这个决定了你在需要资源的时候，公司是否会根据你的要求提供最有力的支持。

一般说来，领导口头肯定是说支持的，你需要做的是了解公司对这个项目的实际期望，是想把项目越做越大还是想赚钱？是想做样板工程还是干脆想敷衍了事，公司领导对项目的态度决定了你做这个项目的战略，而这个战略方针将对你做项目计划产生直
接的影响；
4. 在做整体项目计划前，还要大致计算一下你手上的资源。

首先是时间，现在市场竞
争激烈，往往很多项目要求在几乎不可能的时间范围里完成。

对于这一点，你在做项目的风险控制计划的时候要充分考虑。

其次是人员，根据项目预算和已往经验，大致计算一下未来的项目小组有多少种角色，每个角色目前公司是否有人，是否能完全归这个项目使用，是否需要另外招聘一些人员，招聘的准备工作要尽早启动。

最后就是一些设备的准备，项目所需大件关键设备要尽早预定，以后不管发生设备等人还是人等设备的情况，浪费的都是你的时间。

所以，项目经理不仅要和客户有很好的沟通，熟悉自己公司内部的各种办事流程，知道如何和人事、财务部门打交道，也是一个很重要的方面；
5. 现在是做项目说明书的时候了。

一份好的项目说明书不仅将要做的事情描述得很清楚（主要是讲做什么，而不是说怎么做），而且把如何检查也说明得很透彻。

也就是说它不仅说明白了要做哪些事情，也让客户的业务人员（一般不懂技术）知道项目做成什么样就算完成了。

简单地说，项目说明书描述项目做哪些事情和每件事情做到什么程度以及如何检查每一个结果。

6. 是到做总体计划的时间了吗？
不，你现在已经知道了客户的目标和你手上的资源，那么做计划以前，你还需要和你的经理和客户充分沟通资源的问题。

因为很多资源是还不明确的，你需要写一份报告，详细分析这个项目的风险以及对资源的需求情况。

如果一些问题不能得到解决的话，将发生什么样的后果。

如果资源不够，就要高层改变策略，增加对这个项目的投入。

甚至在条件许可的情况下，有些公司会放弃这个项目。

总之，没有人能完成一个不可能完成的任务，如果项目经理不能尽早发现风险，做出对策，那么就只能去当烈士了。

7. 明白了要做哪些事情和你手上的筹码以及你做这个项目的总体策略，现在是成立项
目小组的时候了。

很多项目经理都没有自己选择组员的权利，那么，就尽量发挥你的影响力去寻找那些你想要的人吧。

成员的组成根据项目不同，相差较大，很难有什么具体要求，但是，一定要有精通客户业务的人，很多小项目里，这个人就是项目经理本人，大项目里会配备行业专家（Industry expert），这样和客户沟通起来才不会鸡同鸭讲，双方才可以相互理解。

我经常看到的情况是我们的技术人员和客户交谈时满口的专业术语，结果搞得客户一头雾水，反过来，他还指责客户不懂技术。

其实，明白自己想做什么的客户已经是很好的客户了，不知道自己要做什么，更不懂怎么做还要指手画脚的客户到处存在，但是要明白，是客户选择了你，而不是你选择了客户，有了客户你才有工资拿，心平气和一点吧；
8. 现在你要面对三群人：
你的领导、你的组员和你的客户，和这些人沟通，让他们知道你打算怎么做，什么时候要他们做什么准备这些事情将是你的主要工作。

既然沟通这么重要，那些事先定义一下沟通的原则也是一件很要紧的事情。

很多沟通原则都是潜规则，如果你在一个部门时间做长了，对这些规则的运用觉得是一件理所应当的事情，但是，你现在面对的是多个部门甚至多个单位，不把沟通规则说清楚，你以后就会吃亏。

下面的东西看起来无聊，其实还是很管用的：第一个是规定信息的流动方式和介质，是推还是拉。

推的意思就是项目经理将主动发布信息，不管通过电话、邮件还是书面方式，保证将信息传达到每个人。

这种情况适合小项目，人少；拉的意思就是项目经理就是一个类似web服务器，你自己需要什么信息就去问他。

当然，没有项目经理把自己搞得那么累，他会用发布信息到公共介质的方式公布信息，简单的是白板，复杂一点的是项目的公共信息交互区，潜规则就是我发了你没去看就不要说我没告诉你。

说这些看似很无聊，其实里面牵涉信息传达不完全的责任问题。

当然，这些都是指一般的方式，而且不要绝对化，一般情况下，主动沟通和被动访问是同时存在的，尤其是对领导，项目经理更加应该主动去和领导沟通。

第二个问题就是文档问题，很多人怕写文档，但是项目经理一定要牢记"好记性不如烂笔头"的道理。

有理有时候为什么会说不清呢？就是因为没有
证据。

所以项目经理开始就要和客户说清楚有些文档是必须签字的，比如项目经理的项目日志，每个星期至少让客户签字，另外所有达成共识的东西，比如会议纪要，甚至领导的讲话记录，都要写成文档，双方签字，这样以后扯皮的时候，就能做到有据可查。

记住：说了的就和没说一样，只有写下来大家签字后才算真正认可了的。

还有一些问题，比如你提交的报告，给领导（包括本方领导和客户领导）做一个选择题，结果领导压住不批，让你无所适从，结果拖延了进度。

这时候，你可以等，但是注意要留记录，标明是谁的责任；另外，如果你在开始阶段就和领导商定：如果批示提交三天后没有得到领导答复就算对方同意，这样你就会主动很多。

再比如不同事件的审批流程问题：什么等级的事情记录在项目日志里、什么等级的事情要双方项目经理专门签署备忘录、什么等级的事情要双方领导出面签署合同附件等
等。

事先想得越周到，以后的工作就越主动。

施工班组管理办法（试行）
为规范我公司工程项目行为管理，提高施工质量，节约项目成本，树立公司品牌，利于公司发展，促进施工班组和公司互惠互赢，特制订本管理办法，本管理办法适用于园林工程的所有人员、班组。

内容如下：
一、施工班组的选定原则：
1、参与公司项目的施工班组必须具备的条件：
①施工班长为人正直、诚实，遵纪守法，品行端正，有敬业精神；
②施工班长精通业务，有施工经验，业务素质较高；
③有足够的人力资源和一定的经济实力；
④施工过程必备的简易工具。

2、所有施工班组必须与公司签订劳务承包合同，合同必须包括以下内容：施工内容、施工单价、施工工期、单位成本考核、安全责任要求、质量保证措施。

3、施工班组必须服从项目经理（主管）管理，令出即行。

二、工程部职责：
三、安全管理细则：
1、严格执行《建筑施工安全技术规程》；
2、
3、
4、
5、
6、工地用电严禁私拉乱接，用气等明火作业注意防火措施；
7、安全隐患及时整改，杜绝事故。

四、质量管理细则：
1、严格按照施工规范、施工图纸及合同进行施工，施工班组对施工质量负责；
2、有序施工，严格执行“三检”制度（检、复检、交接检），明确质量责任；
3、现场搅拌、计量、材料配比符合质量要求和产品特性，杜绝掺假或掺和其它类似产品；
4、在保证质量、安全的前提下，提倡节约材料，加快进度；
5、做好现场成品、半成品、材料、机具设备的保护工作；
6、遵守现场作息制度，不允许擅自停工；
7、施工现场整洁规范，做到工完料净场地地清。

五、对以上所有管理办法实行奖惩制度，实行优胜劣汰制，项目主管（施工员）对有权施工班组奖惩，
安全文明施工管理协议书
甲方：
乙方：
为贯彻“安全第一，预防为主”的方针，明确甲乙双方的安全管理责任，切实做好____________________________工程的安全生产，根据相关法律、法规、规章要求，同时依据甲乙双方施工合同要求，特签订本补充协议。

一、说明：
1、安全责任区的划分：乙方与甲方签订的施工合同内容所涉及的所有作业面、材料存放场地以及乙方人员进出工作面所必经的施工区域，乙方人员生活区间。

2、甲乙双方应根据施工合同及本协议要求，分别认真做好各自的安全管理工作，最大限度减少和杜绝各类伤亡事故发生。

3、甲乙双方安全责任划分原则：
甲方侧重解决“物的不安全状态”隐患；
乙方主要负责“人的不安全行为”隐患；
甲乙双方同时注意“环境不良因素”隐患。

以上隐患甲乙双方有共同义务提出、协商、解决、消除隐患。

二、甲方责任：
1、甲方负责制定施工现场安全文明施工管理的各项制度，规范现场安全管理，协调双方之间和其它单位之间的关系。

2、甲方尽可能以书面形式告知乙方安全责任区，并签字确认，无法书面明确的安全责任区，按上述说明中1条“划分原则确定”。

3、甲方根据施工合同要求，为乙方提供符合安全要求的机械设备、临时用电设施、居住住所以及用于脚手架、临边、洞口、交叉作业处的安全防护设施。

由此存在缺陷造成的人员伤亡事故，甲方承担主要责任。

4、甲方负责现场安全技术措施的交底。

具体交底范围包括：工程工艺安全要求，现场楼板、屋面、阳台等临边防护，通道口防护、预留洞口防护、梯边防护、垂直方向交叉作业防护。

甲方未履行上述责任造成的伤亡事故由甲方承担责任。

5、甲方负责组织现场安全检查、安全验收，消除安全隐患，督促并对乙方进行安全教育，但甲方对乙方的安全教育并非本协议要求甲方必须履行的责任。

6、甲方有权对乙方不服从安全管理要求的人员进行制止。

同时，因乙方违法或违反合同、协议，对甲方造成的损失有权索赔。

三、乙方责任：
1、乙方必须有现场安全负责人，如有而发生伤亡事故时，乙方承担主要责任。

2、乙方必须对进入甲方施工现场人员签订合法劳动合同，并提供准确的施工工人花名册，临时调整人员及时告知甲方。

乙方施工工人发生伤亡事故，若事故者未与乙方签订劳动合同或事故者与名册不符，不论哪方原因造成的事故，均由乙方承担责任。

3、乙方保证施工工人身体条件符合从事工作的要求，不得使用未成年工或童工，不得招用有不宜作业病种的人员，由此发生的伤亡事故由乙方承担主要责任。

4、乙方不得将工程再次转包，发生在非法转包后的伤亡事故，乙方承担全部责任。

5、乙方进入现场后，必须服从甲方关于现场安全管理的各项规定，因不服从造成的事故由乙方承担主要责任。

6、乙方应合理组织施工，不按甲方施工安排及技术措施方案施工，自作主张，盲目施工，
私自更改施工程序，造成的伤亡事故由乙方承担主要责任。

7、乙方检查发现安全隐患，能自己解决的必须及时解决，方可施工；若需甲方协调解决的，及时汇报，否则对上述因素造成的伤亡事故承担主要责任。

8、乙方对甲方提供的设备不按操作规程，擅自私拉乱接电线造成的伤亡事故，由乙方承担主要责任。

9、乙方不得擅自拆除变动所有现场防护措施，由此造成的伤亡事故由乙方承担主要责任。

10、乙方负责为施工工人提供合格的安全帽、手套等各类安全防护用具，并督促施工工人自觉穿戴好防护用品，由此发生的伤亡事故乙方承担主要责任。

11、乙方自带施工用具，设施应符合安全生产要求，因为存在缺陷而造成的事故乙方承担主要责任。

12、乙方负责食、宿安全，对发生在工人住所的中毒等事故乙主承担责任。

13、以下伤亡事故，乙方承担主要责任：
（1）非工作时间突然伤亡，2米以下非高处作业摔倒导致伤亡等；
（2）生活区吸烟、违章用电、用火等造成的伤亡等；
（3）非允许施工时间造成的伤亡。

四、其它事宜：
1、本协议作为甲乙方施工合同的补充，具有同等法律效力，内容如有和国家、地方法律法规不符者，按国家和地方规定执行。

2、本协议一经签订，双方共同遵守，施工现场发生人员伤亡时，本协议作为区分甲乙双方责任的主要文件，未尽事宜，依法协商。

3、本协议一式四份，双方各执两份。

4、有效期_____年___月___日至合同任务结束。

甲方：乙方：
现场负责人：现场负责人：
电话：电话：。