安全社区档案管理制度

安全社区档案管理制度

1、文件复印管理办法

一、复印文件、资料应履行批准、登记和交接手续。

二、复印涉密性文件，须按秘密文件管理的要求管理，严格控制份数，发生时复印单位要进行登记，阅办后应按规定立卷、归档或清退、销毁。

三、“四大文件"(中央、国务院、省委、省府文件)原则上不得复印，特殊情况须按保密规定请示领导批准。

四、有关业务往来单位需复印文件资料，应经有关领导批准，并收取成本费用。

2、立卷归档制度

一、归档范围

参照国家《归档范围及保管期限表》的规定，制定出本单位不同门类档案的归档范围，将归档的文件材料收集齐全。

二、归档时间

本单位在各项工作中形成的应立卷归档的文件材料，在次年上半年立卷归档完毕；违纪违章案件在结案年立卷；声像档案在各项活动结束后立卷；基建档案在竣工验收后立卷；会计档案在办完决算后立卷，由财会室保管一年后交本单位综合档案室保管。

三、归档要求

1、归档文件材料的种类、份数以及文件的页数均应齐全完整。

2、在归档文件材料中，应将每份文件的正文与附件正件与底稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，文电应合一立卷。

3、文件材料的整理立卷，必须按照分类方案立卷，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

3、档案保管制度

一、集中统一管理本单位形成的各种门类、各种载体的档案，维护档案的完整与安全。

二、建立全宗卷，并内容充实，符合规范；档案室内应有档案资料存放示意图和柜格指引卡。

三、贯彻“以防为主，防治结合”的原则，认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光、防有害气体和档案状况检查等方面工作。

四、切实做好温湿度调节工作，并坚持库房温湿度测记，在高温湿季节采取积极措施降低库房内的温湿度，力争将温度控制在14－24℃，相对湿度控制在40％－60％。

五、坚持每季度定期检查档案，并做好记录，做到档案室无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象的事件。

六、做好档案进出登记，做到账实相符。

4、档案查阅借阅制度

一、查阅档案原则上在阅览室进行。一般只能查阅本部门形成的档案，如查阅其他部门的档案，需经相应部门负责人或单位领导批准。

二、外单位人员查阅档案，须持所在单位介绍信，经相关领导批准方可查阅。

三、借阅档案必须严格履行登记手续，经领导批准，方可借出。归还时要当面点交清楚。借出档案，一般不超过五天，若需续用者，必须办理续借手续。

四、借阅者要妥善保管档案，不准在借阅的档案上勾划、圈点、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制，不准移出卷内文件，不得将档案转借他人；确因工作需要复印档案，须经档案管理人员同意。

五、损毁、丢失、涂改、污损或伪造档案，一律按《档案法》中有关规定予以处罚。

5、档案统计制度

档案统计是以表册、数字的形式、系统地反映档案产生的数量、速度、室藏档案的状况和变化，利用档案的效率和发展趋势，从而为本单位领导对档案工作决策提供可靠依据。为此，特制订档案统计制度。

一、档案统计工作，必须依照统计法和国家有关规定，如实地统计档案资料，不得虚报、瞒报、拒报，更不能伪造、篡改。

二、认真做好档案的基本登记和综合统计两部份工作。档案登记最基本的内容是档案数量和状况的登记，以及档案利用的登记；档案综合统计就是档案利用、档案工作人员、档案室建立等情况的统计。

三、档案统计不只限于一般地登记数字和填送报表，应对收集的统计资料进行整理，分析研究，从中发现问题并提出改进意见，以便做好档案统计工作。

6、档案资料收集办法

一、资料是人们在工作、学习中用于参考的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品。一般包括书刊、报纸、传单、简报、地图、图片、图表、录音录像带等出版物。资料在实际工作中具有重要的参考作用。

二、本单位收集资料的范围主要是于单位职能工作有一定参考作用的交通年鉴、交通电力法规汇集、电力科技、电力统计资料、四大文件及其它刊物。

三、各处室收集或编制的资料应即时向档案室送交一至两套，以备借阅参考。

四、通过各种途径收集有关资料，使档案室保存的资料内容丰富而有特色，便于机关工作参考利用。

7、档案保密制度

一、认真学习、宣传、贯彻执行《保密法》增强保密意识，提高保密的自觉性，严格依法办事。

二、档案管理人员和借阅档案的人员，均负有保守档案秘密的义务，严格遵守保密守则，不在公共场所谈论档案文件内容，不给私人索取提供档案材料，不得非保密本上记录档案内容，不准携带档案材料探亲访友或进入公共场所，保守档案机密。

三、严格档案查、借阅手续，认真按《档案利用制度》、《档案鉴定制度》办事，绝密、机密档案文件，只能在阅览室查阅，若因工作需要借走或复印，须经有关领导批准，借出利用的各类档案，必须妥善保管，不准私自复印或带回家中。

四、经鉴定属销毁的档案材料，由鉴定小组指派专人，护送到指定地点监销。

五、非档案室人员不得进入档案室，无关人员不得随便进入档案室，档案室柜钥匙不得交他人或放在不谨慎的地方。

六、对来访客人进行登记，做好保密情况记录，并立卷归档。

七、经常关好门窗，如发现有失密现象应及时报告，及时处理。

8、档案鉴定销毁制度

一、档案的鉴定销毁是档案工作的重要内容。为了保证库存档案质量，提高档案设施的使用率，制定档案的鉴定销毁制度。

二、档案的鉴定销毁，按照《档案法》有关规定及档案规范中归档范围和保管期限，由档案自身实际保存价值确定，对失去价值超过保管期限，又无历史凭证作用的档案，应在鉴定后予以销毁。

三、对库存档案材料要定期进行鉴定，在征求有关处室意见基础上，提出销毁档案的初步意见并造好清册，经办公室主任审核，报主管领导批准后销毁。

四、对于经过鉴定销毁的档案材料，由鉴定人填写销毁清册一式二份，一份经主管领导审查后归档，一份交档案形成部门备查。

五、销毁档案材料，须到指定纸厂进行，并有监销人在场，直到全部档案材料化为纸浆。

六、重要的历史资料，未到期的档案材料不得销毁。