医院基建档案的重要性及管理策略浅析

医院基建档案的重要性及管理策略浅析

作者：熊婧文

来源：《办公室业务（下半月）》 2018年第11期

【摘要】医院基建档案是指医院对各种基本建设工程的系统设计、规划、施工，以及完工

后使用、维护和检修工作的直接记录，是对医院基本建设历史和现状的明确反映，对医院发展

建设起着举足轻重的作用。本文对医院基建档案的重要性及管理策略进行分析。

【关键词】医院基建档案；重要性；管理策略

工程项目建设，档案资料管理对整个工程顺利完成有着极为重要的作用。而医院的基建档

案又作为医院工程基本建设工作的真实记录和历史凭证，是医院发展、评估、改扩建的重要依据，是医院的宝贵财富。加强医院基建工程项目档案资料管理，强化档案资料监控，对医院基

建工程项目顺利展开具有无可替代的作用。

一、医院基建档案的重要性

基建工程项目建设的所有环节，详细记录工程建设的过程就是整个项目的档案资料。通过

档案资料，可了解项目建设的实际情况。同时，依据档案资料记载，有助于各类设备安装调试，且项目建设完成后的竣工验收、投入使用与修改等，都需依照档案资料记载的内容。基建工程

项目档案贯穿于项目的所有过程，其中包含的单位、部门与人员非常多。因此，一个完整的项

目实施完成需要经过较长的时间，并且每个基建项目都要经过从立项到竣工的过程，因此基建

档案具有较长的周期性。而通过分析档案资料内容，能够了解项目施工中的详细情况，实现有

据可查。唯有如此，才有助于工程建设期间与完成后各项工作的展开。

基建档案的信息化管理，不但避免了基建图纸泛黄、磨损、不易装盒保存的弊端，而且实

现了档案部门与基建部门的网络沟通，在无条件配备专职基建档案员的前提下，也可以通过计

算机网络解决档案人员在整理基建档案时的困惑，或在基建部门的远程协助下更好地完成档案

的归类整理。医院基建档案的信息化管理，可以逐步减轻档案工作者的工作量，提高档案工作

者的工作积极性。档案的管理是一项繁琐又繁重的工作，就目前实体档案的管理情况看，从档

案材料的收集、整理、归档到档案的查阅等，都需要档案工作者付出极大的体力和脑力。而基

建档案一旦实现信息化管理，可以有效提高档案工作者的工作效率。

二、医院基建档案管理策略

（一）建立健全统一的数据平台。“互联网+”背景下进行基建档案管理工作的创新，建立健全统一的数据平台十分必要。统一的数据平台使档案管理更加标准和统一，在此基础上可以

为管理人员配置专业软件，让管理人员通过互联网技术进行档案数据的管理、维护、修改等工作，提升档案管理的效率。基建档案的数据平台应该具备自动检索和编排功能，能够快速识别

以及转换信息数据，从而使档案管理实现数字一体化。（二）强化立项中的资料监控。所有项

目成立、勘察、审批前，并没有成立与之相对应的部门。而对于各部门的资料管理人员也没有

形成。但是整个工程的材料在前期是处于分散状的，有的文件遗留在其他部门，有的文件放在

规划部，并没有对文件进行必要的处理工作。同时，工程招标和勘察的文件仍然放在管理部。

如果资料过于分散，没有及时收集，时间一久，就会加大收集的难度，且还有丢失文件的可能性。因此，工程立项的前期，应注意档案收集的及时性，并整理好，有专人负责。在此过程中，还应加强对设备的监控。保证设备符合要求，确保设备工作的质量。

（三）建立统一平台，加强对管理人员的培训。基建档案工作的创新离不开管理人员的努力，管理人员的专业能力以及业务素养对管理工作的质量有着重要的影响，因此应该建立统一

的平台，加强对管理人员的培训。互联网的改变是日新月异的，因此管理人员有必要对有关知

识和变化进行专门的学习，从而能够让管理工作适应互联网的变化。基建档案的管理首先要将

管理责任落实到个人，并定期对管理人员进行培训和教育，不断提高管理人员的专业能力和业

务素养。只有当基建档案管理人员顺应时代发展要求，了解最新和高端的管理方式，才能最大

限度地提升基建档案管理工作的质量，让基建档案管理工作紧跟时代的发展。

（四）做好基建实体档案的收集、整理、归档工作。对基建档案按照建筑名称进行分类，

如１号病房楼基建档案、２号病房楼基建档案等，并对每栋建筑的档案，以工程的进度为标准

进行分级管理，如工程准备文件、工程施工文件、工程竣工文件等，初步实现基建档案的分类

别分层级管理。

（五）做好基建档案验收工作。国防科工局颁布了《国防科技工业固定资产投资项目档案

工作管理办法》，旨在加强基建档案管理工作，规范执行基建档案工作检查、预验收制度。抓

住档案验收前的自检环节，从基建档案工作管理体制，文件材料收集的完整性、内容的规范性、整理的系统性等方面进行系统的内部检查。工程竣工验收3个月内做好基建档案移交工作，通

过基建档案验收工作提高基建工程管理和基建档案管理水平。

三、结论

医院基建档案是医院工程建设的真实记录，也是维护医院档案完整性和系统性的关键所在。档案管理人员应根据不同基建工程项目的特点，及时总结基建档案管理中出现的问题，有针对

性地加以解决，促进医院基建档案的规范化、安全化、科学化、信息化，以高效、快捷的服务

更好地促进医院的现代化建设。

【参考文献】

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