Access2007操作教程

用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可 能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输 入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且 位数不能输入错误。
为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入 掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求 用户必须按照特定的格式来输入数据。
1．使用向导设置“输入掩码”
6
创建了“人事表” 后，按照相同的操 作步骤，创建其他
表
2.3 规划“容器”——“表”中“字段”的设置
• 2.3.1 Access 2007中的字段类型
在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型： 文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、 是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们 的作用如表所示。
比如“查询”、“报表”等都是以此为基础进行操作
的。
表
列标题
打开“联 系人管理”
素材
最上边的这 一行是列的 标题
表格 数据
这里是表格的数据，也就是行，应用 程序或者说最终用户主要操作的就是 这些数据，在此处可以添加或修改
• 1.2.2 查询
查询是Access 2007数据库的另外一个对象，它 的主要作用是查询出满足客户要求的数据，并显 示出来。
1.3 数据库基础知识
• 1.3.1 数据库的概念
简单地说数据库就是许多数据的集合。实际上，在 日常生活中，大家都在不知不觉地建立各式各样的 数据库，如手机上的电话薄便是一个数据库。
使用数据库组织和存储数据的好处是：数据结构更 加规范、易于检索和统计。所以很多应用程序（如 人事管理等）需要使用数据库来组织和存储数据。
至于其它字段，这里不再详细叙述。
• 2.3.3 设置“字段”的显示和打印格式
1．文字型数据“格式”的设置方法
我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型
数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置
前和设置后的效果。
设置后
设置前
右击我们前 边创建的 “部门表”， 选择“设计 视图”命令， 打开此表的 设计视图窗 口
右击“部门 表”，选择 “设计视图” 命令打开此 表的设计视 图窗口
新建“部门电话” 字段，并将数据类 型设置为“文本”
1
选中“输入掩 码”文本框
2
单击打开对话 框 按钮继续
3
4
单击
5 输入
6
单击
7
单击3次“下一步”
8
按钮
单击“完成”按钮
点中此处将 会见到输入 掩码，并可 按要求输入
数据
产品表的数 据输入窗口
第1章 Access 2007和数据库
Access 2007的主要用途 Access 2007的主体构成 数据库的基础知识
Access 2007空白数据库的创建 Access 2007的操作界面和设置 Access 2007和编程 Access 2007、VB、ASP和SQL 典型实例：利用模板创建“学生”管理数据库
• 1.2.6 模块
模块是用Access 2007提供的VBA语言编写的程 序段。
VBA（Visual Basic for Applications）语言是 Microsoft Visual Basic的一个子集。
在一般情况下，用户不需要创建模块，除非要建 立比较复杂的应用程序，或者为了更加方便的实 现某些功能。 当然如果能利用好模块，您将会事半功倍。
1.1 Access 2007的主要用途
Access 2007是Office 2007的一个组件，在安装 Office 2007时，通常进行默认安装就可以将 Access 2007安装到电脑上。
1.能够简单实现Excel无法实现或很难实现的数据统 计和报表功能。 2.Access可非常方便的开发简单的数据库应用软件， 比如进销存管理系统、计件工资管理系统、人员管 理系统、超市管理系统等。
SQL则是SQL Server数据库的一种查询语言，在 Access中也使用此语言进行查询
打开Access选
1 项对话框
2
选择
以窗口形 式显示表
选择
3
1.8 典型实例：利用模板 创建“学生”管理数据库
1 打开主操作界面
单击 2
5 输入
4 单击
3
单击
单
6击
7
窗体
双击
表格
报表 监护人窗体和报表 查询
计算机、数据库、数据库管理系统和应用程序的关
系如下图所示。
计算机和 操作系统
数据 库
数据库管 理系统
应用程序
从图中不难看出，Access 2007数据库管理系统的 操作对象是数据库，它的服务对象是应用程序。
• 1.3.2 关系型数据库
Access 2007建立的数据库属于关系型数据库。
关系型数据库是目前最流行的数据库。它的一个
2
这样即设置 了货币型数
据类型
3．日期型数据“格式”的设置方法
右击“部门 表”，选择 “设计视图” 命令打开此 表的设计视 图窗口
添加此字段，并
1 将数据类型设置
为“日期/时间 ”
单击格式旁的下 拉箭头，选择所 要设置的“日期 /时间”格式
2
这样即设置 了日期数据
类型
• 2.3.4 设置字段的输入格式
2．通过直接输入格式符号设置输入掩码
3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行 何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型 数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则 不能求和。
4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型 及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外 文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行 排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21， 210。
输入数据
单击可更 改照片
第2章 表——Access的“仓库”
“货架”——认识“表”的结构 存储数据的架构——创建“表” 规划“容器”——“表”中“字段”的设置 “归类”引用——设置“表”的关系 “容器”包装——设计“表”的外观 典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”
2.1 “货架”——认识“表”的结构
1.2 Access 2007的主体构成
Access 2007的对象主要包括表、查询、窗体、报
表、页、宏和模块。 “窗体” 创建按钮
“查询” 创建按钮
“表”创建 按钮
“报表” 创建按钮
导航窗格
“宏”和 “模块”创
建按钮
• 1.2.1 表
表是存储数据的对象。Access 2007数据库中所有的
最基本的数据都是存储在表中的。其它的几个对象，
“字段大小”属性的意义为：
“字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字 型数据的类型。
文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存 的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。 文本型数据的大小范围为0～255个字节。
数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类 型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。
1.7 Access 2007、VB、ASP和SQL
VB（Vasual Basic）是一种可视化的应用程序开发工具， 简单方便，容易入门。用在Access 2007中的VBA语 言，从某种意义上说是VB语言的子集，其主要作用是 使现有的应用程序自动化。
ASP是一种编写网页的语言，在ASP中有一种主要的 脚本语言VBScript，能够实现与Access数据库的交互。
1
选中此数 据类型
通过这些设置 就会实现上边
的效果了
在格式栏中输入：“所在部
门是：&&&&&[蓝色] ”
2
2．数字与货币型数据“格式”的设置方法
右击“部 门表”， 选择“设 计视图” 命令打开 此表的设 计视图窗 口
添加此字段，并
将数据类型设置
为“数字”
1
单击格式旁的下 拉箭头，可以选 择所要设置的货 币格式
某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我 们主要需要考虑如下几个方面的内容。
1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可 以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字 段里。
2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的 大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需 要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储 65535个字符）型字段。
打开“联系 人管理”素
材
打开的“报表”
• 1.2.5 宏
宏是若干个操作的组合，用来简化一些经常性的 操作。
通过触发一个宏可以更为方便地在窗体或报表中 操作数据，如它可以执行打开表或窗体、运行查 询、运行打印等操作。
当数据库中有大量重复性的工作需要处理时，使 用宏是最佳的选择。
宏没有具体的实体显示，只有一系列操作的记录。 所以宏只能显示它本身的设计视图。关于宏的设 计和制作，将在第7章中详细讲述。
对于一个中小规模的加工厂来说，工人工资多采 用底薪加计件工资制，使用此种方法的优点是可 以有效的激发员工的积极性，缺点是工资不易管 理，容易出现错误，因此建立一个简单灵巧的工 资管理系统，是很多企业所关注的。
本书将自始至终、贯穿全文，在“边学边练”中 以实例的形式讲述计件工资管理系统的创建。下 边我们首先来了解一下在计件工资管理系统中需 要创建的表格。
5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备 注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分 组。
• 2.3.2 Access 2007的“字段”属性
在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才 能更准确地确定数据在表中的存储格式。
1
右击“人事表”，选 择“设计视图”命令
2
选中“姓名” 字段
文本型字段 的15个属性
Access2007循序渐进教程完整版（第1-9章）