创业公司最全行政管理制度汇编

行政管理制度汇编

某公司

（2017年3月1日）

目录

第一章行政文件管理规定 (2)

第二章档案工作管理规定 (3)

第三章会议管理规定 (4)

第四章办公管理规定 (5)

第五章环境卫生管理规定 (6)

第六章固定资产管理规定 (7)

第七章仓库管理制度 (8)

第八章计算机设备管理 (8)

第九章计算机软件管理 (9)

第十章办公用品、低值易耗品采购管理 (9)

第十一章印鉴及证照管理 (10)

第十二章图书管理规定 (10)

第一章行政文件管理规定

1.各部门自行负责与本部门相关的文件起草。

2.各部门负责本部门的文件制作、上报、发文，人事行政部负责收

文、分办、传递、用印、立卷和归档等工作。

3.公司人事行政部负责文件档案管理，负责文件的立卷、归档、销

毁工作。

4.各部门负责人为本部门文件的有权签批人。

5.公司对外发文（如：政府机构、合作单位等），须经公司CEO签

字并加盖公章后方可生效发出，签字与公章二者缺一不可。

6.所有的请示、报告、通知文件都须公司CEO手写体字方可。

7.内部文件原则上无需盖章，如特殊文件确需加盖公章发出，按《印

章使用管理规定》申请使用。

8.各部门发布的各项通知、流程、规章、制度、办法、公告、决定

等公文审批完毕后，由人事行政部根据公司规定统一发布。

9.以公司名义下发的正式文件均由公司CEO签批后下发。

10.人事类（薪酬绩效等保密件）、财务类（财务数据及费用报销单

类）文件以密封件形式上报。

11.密封件相对文件传递人保密，传递的全过程始终是密封件的形

式，密封件报文人及有权审批人须严格履行保密规定。

第二章档案工作管理规定

1.档案，是指公司所属各部门在经营建设活动中直接形成的有保存价

值、以备查考利用的各种文字、图表、图片、声像、光盘、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

2.档案管理工作遵循“文必有号、文必有存、有据可依、有文可查”

的原则。如保管过程中由暂借、销毁、丢失等情况发生，人事行政部负责予以登记。

3.人事行政部是对公司所属部门档案工作进行业务指导、监督、检查

和集中统一管理公司档案的职能机构。

4.人事行政部贯彻执行档案工作的法律、法规方针政策，制定公司档

案工作的管理制度，并组织实施负责档案培训工作，交流档案工作经验，提高专业理论及业务水平，会同公司各部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，并做好销毁工作。

5.公司各部门负责本部门档案归档立卷工作。对公司各部门实行档案

的集中统一管理，任何个人不得分散保存和据为己有。

6.案卷分别按永久、长期和短期三种期限进行系统排列。案卷必须按

规定的格式逐件填写卷内文件目录。案卷目录应编号排列，专柜保存，并随时填写档案案卷目录登记簿。

7.归档材料的种类、份数以及每份文件的页数，均要齐全完整。

8.不同年度的文件一般不得放在一起立卷。但跨年度的请示与批复，

放在第二年立卷；长期的计划，放在第一年立卷；跨年度的总结，放在最后一年立卷；跨年度的会议文件，放在文件开幕年立卷。

9.卷内文件材料应根据不同情况排列，密不可分的文件材料应依次序

排列在一起，如正件在前，附件在后；印稿在前，定稿在后；请示在前，批复在后。

10.卷内文件材料要依次编写页号，装订的案卷应统一在有文字的材料

正面的右上角或背面的左上角打印页号。

11.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同

时编写其底片号。

12.案卷内情况说明要逐项填写在备注表内。若无情况可说明，也要将

立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。备注表置于卷尾。

13.案卷装订前要去掉金属物，对有破损的文件材料要裱糊或复制，复

制件和原价一并立卷。

14.建立档案借阅、利用制度，严格审批手续，及时把收入和移交的档

案分别进行登记。

15.外借档案要及时归还，归还时要严格检查，清点数目和是否受损、

污染或不完整。外借档案如有损毁、丢失，视情节对当事人予以处罚。

16.档案如向社会开放和公布，要按照《档案法》和《实施办法》及有

关规定办理手续。档案资料如需印发或出版，要经公司CEO批准。

第三章会议管理规定

1.公司级别的各类会议由人事行政部负责通知（例会以不召开进行通

知，否则按已发布时间执行不再另行通知）。会议通知一律按要求采用书面或电子邮件通知的形式进行，通知时要说明会议的名称、时间、地点、内容及所需进行的准备等要求。

2.人事行政部负责做好公司会议的准备工作。相关服务人员要在公司

大会召开前5分钟到达会场，检查会场准备情况，接待参会人员，安排就坐

位置，并组织签到。

3.人事行政部负责公司大会的记录（其他会议根据具体要求另行安

排）。

4.每次会议纪要需经参会人员签阅后归档。

5.每次会议记录，要于次日整理出会议纪要，会议纪要应及时由人事

行政部立卷存档，并做存档登记。

第四章办公管理规定

1.用电话时，应该轻拿轻放、防止损坏，不准使用免提功能。工作

中使用电话，做到简明扼要、言简意赅。

2.办公电话不得私用，打进来的私人电话要尽量缩短通话时间。任

何员工不得拨打信息电话，违反者自行支付信息费用。不许使用电话线拨号上网。

3.如因工作需要改线或改号码，须由人事行政部统一办理。

4.公司传真机由公司统一管理，其他任何人不得私自收发与本职工

作无关的文件。

5.公司打印机各部门任何人不允许复印与工作无关的文件。

6.因特殊情况需复印与公司无关材料须经人事行政部批准。

7.员工在人事行政部办理完入职手续后，邮件申请名片印制，由人

事行政部安排印制。

8.已印制过名片的员工再印名片时，若名片内容没有改动，交一张

名片作为样本即可；若名片内容有改动时，需按以上规定重新申请；（新名片印刷完毕后本人须持未用完的旧名片换领新名片，旧名片由人事行政部统一销毁）。

9.离职员工到人事行政部办理离职交接手续时，需要求收回未使用

完的名片，由人事行政部统一销毁。

10.人事行政部负责饮用水的订购，必须保证饮用水的及时供给。

11.严禁员工使用饮用水清洗茶杯，或将饮用水空桶带出工作区，如

发现此类情况，每带出一个空桶罚款200元。

12.杜绝用电的浪费是节约成本开支的一项重要措施，应形成人人自

觉节约用电的良好风气。

13.公司用电管理人员应加强对电管线勤修勤检，做到使用安全，服

务及时。公司各部门若发现电设施部件损坏，应及时通知物业予以维修。

14.办公场地应做到人走灯灭，及时关闭电脑、打印机、空调等用电

设备。晴天尽量利用日光办公，少开灯或不开灯。所有员工均有义务在下班后检查办公区域内的电器设备是否关闭。

15.办公区域内不得使用电暖器、电炉等高耗能用电器具。

16.公司所有员工均有接待日常来访客人的义务。针对特殊事务的接

待工作由人事行政部进行统一安排。

17.因公事与客户约定在公司见面，应提前通知人事行政部客人的姓

名及到达时间，以避免接待不周。

18.养成良好的商务接待习惯：提前5分钟结束手上的工作，并整理

好仪表。重要的客人还需考虑是否在公司前台迎接。

19.如遇没有预约的客人突然到访，原则上不应以工作忙为由而拒绝

接待。如遇工作确实忙碌，可先向客人解释，请他们在会客室稍作休息，或与之商量另约时间。

20.有同事的客人到访，而同事恰巧不在时，接待员工也不得以“不

知道”或“人不在”为由拒绝接待。接待员工应问明事由，安排客人在前台等候，同时帮助联系客人要见的同事。如当事同事暂时不能回来，应与客人耐心解释，或安排其他同事代为解决，或建议其另约时间。

21.如在公司内正巧迎面遇见客户，即便不认识，也应主动点头示意

友好。

22.员工工作时间应着装整洁大方，服饰不宜过于休闲，以着正装或者

商务装为好，工作期间不穿拖鞋；

23.员工发型应大方、适宜，且梳理整齐，保持清洁, 如员工染发，可黑

色、深棕色、深紫色，不得烫染奇异发型；男员工发式以前不及眉，后不压领为宜，不留鬓角，不留胡须；

24.员工工作时间，不宜佩带过多饰物，可用简洁、美观饰品稍加修饰;

25.女员工应化淡妆为宜，不得浓妆艳抹，不得穿着过短、过露及奇装

异服上班；

26.员工着装应避免吊带背心、短裤、拖鞋、露脐露背或者过于透明的

服饰。

27.在公司接待外来客户及商户，相关的员工也需根据具体情况，适当

着装以表尊重之礼。