文件与资料管理程序

文件与资料管理程序 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

1.目的

爲有效地管理各项文件与资料，以便指导各项活动，特制定本程序。

2.范围

凡指导各项活动之内外部文件与资料，均属本程序管理范围。

3.权责

内部文件管理权责：

3.1.1 系统文件由管理代表拟定，副总经理核准发行；

3.1.2 程序文件由各部门制定，经各部门讨论会签，由管理代表审查，副

总经理核准发行；

3.1.3 工程技术类作业指导书由工程部制定，主管审核发行；

3.1.4 表单各部门制定，主管审核发行。

外部文件管理权责：

3.2.1 接收：香港营业部、工程部、发货部；

3.2.2 转换：工程部。

4.定义

内部文件：依据公司内部活动行爲特徵或依据外来文件需要而産生的文

件。

外部文件：凡来自国际国家标准机构、国家法律、行政机构、客户等标

准、法规、要求性文件等均爲外来文件，此类文件将规范

指导或影响公司行爲活动。

系统文件：阐述系统活动总体政策，公司经营宗旨，并爲此描述总体架构

之纲领性文件。

程序文件：规定某一要素活动实现的流程、活动时机与目的、担负管

理与实施之责的部门等指导性文件。

指导书：爲实现某项活动而详细描述其步骤、方法的文件。

表单：规定用於记录活动内容、状况或结果之文件。

5.作业内容

文件与资料管理流程图 (见附件一)；

各部门因工作而需制定活动文件，或接收外来文件且须进行相应文件转换时，由相应权责部门産生相关文件。

文件应依规定之权责人员进行审查核准，如爲程序文件 , 需各部门主管进行讨论、会签，审查、会签、核准之记录应体现在<文件制定、修改、废止申请单>中。

制定部门应将核准文件连同<文件制定、修改、废止申请单>一并交文控中心，由其依据以下规则统一编号：

□□ - □□ - □ - □□□ - □□

文件版本 01 ~ 99

文件流水序号 001 ~999

文件类别

公司简称: YH 部门代号

5.4.1 部门代号：

总经理室－ GM 工程部－ PE 品管部－ QC

生産部－ PR 采购部－ PU 仓管部－ MC

发货部－ DC 人力资源部－ MR

5.4.2 文件类别：

系统文件－ S 程序文件－ P 指导文件－ W

表单文件－ R 外部文件－ E

5.4.3 版本说明：文件之版本由01~99依次改版，初版爲01，改版依此爲

02、 03、04．．．；表单版本直接於编号中予以体

现，爲最後两位码，其他文件则单独显示其版号码。

所有文件均由文控中心登录於<文件总览表>以利管控。

文件发行

5.6.1 初次发行：文件初次发行，由文控中心依规定的分发范畴，复印相应

份数後、加盖“文件发行”章後，分发各部门，分发时由文控中心

於<文件分发回收记录表>上予以登记，并由文件接收部门签收；

5.6.2 文件补发：需求部门应填写<文件补发申请单>并依下述情形予以审

批，交文控中心加盖“文件发行”章补发文件，补发同样应由文控

中心於<文件分发回收记录表>上予以登记，并由文件接收部门签

收：

5.6.2.1 数量不足时：使用部门文件数量不足时，由需求部门主管向副总

经理申请核准；

5.6.2.2 文件遗失时：使用部门文件遗失时，由需求部门主管向副总经理

申请核准，分发时由文控中心于原<文件分发回收记录表>上予以

标记；

5.6.2.3 文件损坏时：使用部门损坏时，由需求部门主管向副总经理申请

核准，分发时由文控中心于原<文件分发回收记录表>上记录并收

回损坏文件。

5.6.3 对外发行：如有需要将公司文件对外发行时，应由相关对口部门填写

<文件补发申请单>，经副总经理审核同意後，由文控中心於<文

件分发回收记录表>上予以记录，由该对口部门代为签收，并於

备注中注明发行对象，对外发行文件如属向外包加工商、供应商

发行标准类文件，需盖“文件发行”章，更改时须回收再次发行；

其他则应加盖“参考文件”章，变更版本时无需回收。

文件修改：

5.7.1文件如因现状发生变化或因系统改善而需进行修改时，针对修

改之内容应提出<文件制定、修改、废止申请单>，注明修改内容，

并经文件原文件审查核准部门负责人审查同意後，交文控中心变动版

本，并依原文件的<文件分发回收记录表>收回原文件後，再按规定

发行新版文件；

5.7.2 发行新版本时，ISO文控中心应於<文件修改履历表>中说明修

改情况，以标识前後修改之重点。

5.8文件废止：文件如因现实发生变化而失去其功效应予废止时，建议单位

应提出<文件制定、修改、废止申请单>，注明废止原由，并经文件原审查核准负责人审查核准同意後，交文控中心依原文件之<文件分发回收记录表> 收回原文件。

5.9文件修改、废止收回原发行文件时，文控中心应注意文件的完整性，如

因知识积累或法规缘故而需保留时，应加盖“废止文件，仅供参考”章，

回收情况应由文控中心於<文件分发回收记录表>予以记录。

文件总览表的发行：文控中心依公司文件类别制作<文件总览表>并发放各部门以供对照，文件如有增减、版本变动均应重新制作<文件总览表>并

发放各部门。

外部文件

5.11.1 外部文件如需进行相应转换方可使用时，依内部文件之规定予以处

理，同时原外部文件交文控中心保存，并登记於<文件总览表>；

5.11.2 外部文件如可直接使用时，由接收部门填写<文件制定、修改、废止

申请单>规定文件分发范围後，由该部门主管签署审查意见，交文控中

心予以管理发行。

作废或收回文件之处理：各部门收回之文件，其背面可回收利用，但仅可用於印刷使用之表单，且应於该作废文字页面加盖“作废文件”章以示识

别。

原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、废止，该文件原稿文控中心均应分开保存，并加盖“旧版文件” 章以示识别。

暂时发行：如因工作需要而需暂时发行文件时，文件可直接交文控中心加“暂时发行”章发行，发行时需注明有效期限，到期自行失效，无需回

收。