如何筹备好一场国内国际会议

如何筹备好一场国内国际会议

王桥

wangqiaochn@

要举办好一场国内国际会议，需要提前列好计划，确定人员分工。筹备阶段及时进行沟通。其一般的流程见图1。

图1 国内际会议筹备流程

图1给出的流程是线性的。其中的内容的完成顺序并不是不可交叉的，也可以同时进行，比如准备会议手册可以贯穿整个会议流程。

详细的筹备内容如下几部分。

1.会议申报

会议组织单位向上级单位申报。申报内容要说明此次会议的必要性，支出预算要合理，不能超出会议分类规定标准。

申报内容需涵盖以下信息：（1）会议内容简介；（2）经费来源；（3）特邀嘉宾名单；（4）拟参加会议的外宾名单；（5）会议各项详细预算。在外宾名单中，需要注意外宾姓名需中英文对照，外宾的其他信息信息还包括：性别、职称、国籍和工作单位。

2.列出计划

以会议举办时间为终点，倒序列出会议筹备过程中应该完成的具体内容及其时间节点，包括会议筹备工作组的阶段总结小会议。

然后，正序理清筹备过程，检查是否有遗漏的地方。落实每一项内容的责任人。

在计划实施过程中，及时沟通，不能决定的外交问题，要向上级领导及时反应。所有事情能做在前面的，就要提前做。

3.发布一号通知

得到上级同意举办会议的指示之后，向公众发布一号通知。一号通知要做到简洁。

一号通知包括：（1）会议举办背景介绍；（2）会议的举办单位名称。（2）会议的议题；（3）日程安排的简单介绍；（4）会议投稿与注册网站。

在会议网站中需要做好以下内容：（1）格式化的注册表格，包括注册信息和护照信息；（2）给出摘要模版。

5.签订合同

调研哪些店合适承办此次国际会议：（1）能出具有效的政府采购合同；（2）交通便利；（3）会议室大小和食宿条件能否满足各国外宾要求。

与酒店谈定的合同中包括：（1）房间价格（2）预定房间数量（3）会议期间茶点价格标准；（4）会议用的各项设备价格；（5）会议期间的临时打印费用等。

确认承办酒店能否承担会议小礼品（印有会议Logo的包、本、笔和优盘等）的订做。

5.准备会议手册

（1）统计外宾信息

主要是外宾的护照信息。在邮件中确认其是否需要中国使馆发签证电以协助其快速办理签证。

（2）汇总摘要

摘要文件名需要统一格式。

（4）细化会议日程

添加每一天的主要内容。

6.发出2号通知

2号通知包括：组委会名单，会议日程，举办酒店，机场交通，当地天气等。

发出2号通知时，在邮件中标明回执的截止时间。

7.收集回执

回执信息包括：姓名，性别，到达与离开机场时间和航班号，房间需求。

摘要按口头报告与展板分类。将其做成表格，按15分钟为单位放进会议手册里。

8.会议现场材料准备

会议现场材料准备包括：桌签和胸牌、会议手册打印、会议手提袋、笔和笔记本和展板支架。这些材料如果能在一家广告公司或会议筹备公司一起完成是最好不过了。